信息化背景下行政事业单位的档案管理研究

曹宇豪

摘 要：信息化的发展为我国档案管理工作带来了巨大挑战，行政事业单位需要跟随时代的进步不断调整档案管理办法。本文主要针对信息化背景之下行政事业单位档案科学化管理进行分析。通过对其管理需求、管理优势进行分析，对应提出信息化背景下行政事业单位的档案管理策略，为相关研究提供可行借鉴。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理

随着信息时代的到来，传统载体档案数字化和电子档案快速发展，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理。十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过《新档案法》，其中明确增加“档案信息化建设”部分内容。这显示了信息化档案管理的重要性。信息化背景下的檔案管理改革工作，要进行不断地完善，只有这样才能使档案管理的效率得到提升，同时能缩短档案的查找时间，安全性也能得到一定程度的保障，进而使档案管理工作达到预期的目的。

1 信息化背景下行政事业单位档案管理的现实价值

1）信息化背景下行政事业单位档案管理的应然需求。当前信息化背景下，效率已经成为人们衡量工作推进质量的重要指标。事业单位改革创新的目的就是为了提高工作效率，而为了达到这个目的，就一定要实现信息化发展。档案管理作为事业单位的重要工作之一，其中涉及的内容有很多，其不仅关系到企业员工的利益，还关系到了事业单位的发展，如果档案管理工作出现严重的问题，还会对社会的发展产生一定的影响。但是现阶段，许多的事业单位档案管理工作相对还比较传统，档案信息的录入与存储方式还比较老旧，这样的话就比较容易导致档案信息的失真与丢失等问题，进而对企业单位的发展造成很大的影响。创新作为时代发展的动力，尤其是信息化时代，只有不断地创新，才能在市场竞争越来越激烈的环境下更好的发展。对于档案管理工作来说，一定要结合时代背景和需求进行不断地创新，才能提升档案管理工作的效率和水平，使档案充分的发挥作用。

2）信息化背景下行政事业单位档案管理的实然优势。（1）档案利用流程的优化。传统的纸质档案缺点比较明显，一些管理标准、行为等相对杂乱，想要实现科学有序规范整理是非常困难的，而对其进行精细化的分类就更是一个难题了，给档案的查找与利用工作带来了很大的影响。信息化的档案管理与之相比，能够轻松的将众多的档案信息进行归类整理，并按照规律进行排序，极大的简化了档案提取和利用的流程。（2）档案资料信息的整合。传统意义上的档案管理模式分类方式不够科学与规范化，在进行档案管理的工作时，各个部门管理策略不够协调统一，这就让查询资料的复杂程度明显增加，其工作效率受到限制。另一方面，在档案管理工作中，没有统一的工作执行标准，信息化程度不够高，这些因素对于档案管理工作也会产生较大的影响。（3）信息档案安全的保障。信息化档案管理过程中，将传统纸质档案进行电子化设置，促进档案信息在现代化发展过程中的稳定性。传统纸质档案在翻阅的过程中容易造成档案信息的损坏，信息化档案管理的过程中，能够保障档案信息本身的安全，避免档案信息翻阅过程中出现磨损，影响档案信息的完整性。信息化档案管理的过程中，能够为档案管理提供稳定的存储环境。（4）工作运行效率的提高。从定义的角度来进行分析，所谓的档案其实就是记录一个单位或者一个机构在发展过程当中所产生的各种数据，对于一个行政事业单位来说，行政档案所记录的内容具有比较高的使用价值，国家在进行相关政策的制定时，可以通过档案的查阅来为后期的政策制定，做好数据基础和资料基础。在信息技术快速发展的背景之下，要想能够将事业单位档案管理的质量进行提升，就需要不断的将档案管理的科学化进行完善，并且提高档案管理的利用率，只有这样才能够保证每一个事业单位的领导在进行相关决策时能够有足够的资料进行参考。

2 信息化背景下行政事业单位档案管理的提效路径

1）提升档案管理工作认知。行政事业单位在进行档案管理时，管理人员需要加大对档案管理工作的认识，全面提高档案管理工作的质量。目前，作为行政事业单位的管理者，需要调整自己的工作理念，切实重视新形势下档案管理工作，同时加大对影响因素的控制，重视档案管理的工作。必要的时候需要对现行的档案管理工作进行调整，适应时代发展的需要。其中我们应该加大对档案管理工作中新技术的应用，对单位内部的档案管理工作进行了解，编制属于本单位最适合的管理办法。

2）推进档案管理制度完善。在信息化的档案管理过程中，为保障档案管理质量，在现代化的发展过程中要积极加强相关管理制度的完善，使工作人员在实际的工作过程中能够有管理制度进行约束，提高学校档案管理工作人员的工作效率，全面提高学校档案管理规范化。改变传统档案管理中的不足，促进现代化发展过程中的整体管理质量，促进信息化档案管理中，相关工作人员能够根据管理制度进行档案管理，保障档案管理的质量。在信息化档案管理过程中，相关管理制度能够约束工作人员对档案信息的管理，促进现代化发展过程中的档案管理质量。在现代化的发展过程中加强对档案信息管理制度的完善，促使档案管理过程中的相关工作能够为自身的发展提供良好的工作质量。在相关管理制度完善的过程中，要重点针对档案管理标准，相应的借阅制度，以及工作人员的行为规范。确保档案管理制度的完善性，加强对工作人员的约束。

3）增进档案管理方法创新。为保障信息化档案管理的质量，以及方便档案管理的查询，在现代化的发展过程中要积极建立档案信息管理系统，保障档案信息在现代化发展过程中的综合管理质量。档案信息系统能够有效将档案信息进行分类，便于档案信息的查询，促进现代化发展过程中的档案管理便捷性。通过计算机建立档案信息系统，在使用时可以通过相关系统进行查询，加强现代化发展过程中档案信息的使用效率。同时，在信息化背景下的档案管理过程中，促进学校档案管理质量，使相关档案能够充分发挥自身的优势。

4）强化档案管理人员素质。大数据时代背景下，事业单位档案管理人员在进行相关工作的过程中，自身的专业素质的提高是非常重要的，尤其是自身信息处理、分析和研究能力需要持续提升。现代化的发展过程中，为保障学校档案管理质量，在现代化的整体发展过程中，积极加强对学校档案管理人员的培训，保障学校档案管理工作人员在发展过程中的专业素质。为保障档案管理工作人员的专业素质，学校要加强对档案管理人员的计算机等知识的培训，保障相关工作人员对信息化档案管理工作的质量，提高学校现代化档案信息化管理质量。加强相关工作人员的专业素质培养，使其能够有更强的专业素质，及时收集学校相关信息，并有效进行整理，增强学校档案信息的完整性。相关工作人员在档案管理的过程中，为加强自身的整体化发展，要积极加强自身在现代化发展过程中的综合化发展，全面提高档案信息管理质量。档案管理工作人员的专业能力能够有效促进学校档案信息化管理工作质量。

3 结束语

信息化背景下，档案信息化管理要紧跟时代发展的脚步。一方面政府及单位要给予档案信息化管理足够的重视，组建高素质的专业化档案管理团队;对于档案管理要以科学规范的标准来完善，进而为事业单位的发展打下坚实的基础。另一方面，要重视档案管理工作模式创新，根据时代的发展与工作需求，不断对档案管理方式进行调整，将新技术积极地应用到档案管理工作中。可以说，对档案管理工作进行创新，可使档案管理工作得到最大程度优化，进而促进事业单位档案信息管理工作效率的提高。

参考文献

[1]尹文文.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].基层建设，2016（24）.

[2]张国峰.基于信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的探讨[J].知识-力量，2019（56）.