大数据技术在档案管理中的应用

王春芳 兰日晶 张雯 周可 袁方

摘 要：随着网络信息技术的快速发展，当前时代已经进入了大数据技术时代，大数据、云计算等网络信息技术的应用已经逐渐渗透到了社会的各个领域，档案信息管理模式也因受到了新技术的影响而面临管理思维和方式的变革，推动传统档案信息管理工作的理念、目标和执行手段发生转变，对档案信息管理事业的现代化建设和长远发展具有重要意义。鉴于此，文章对大数据技术在档案管理中的应用进行了研究，以供参考。

关键词：大数据技术;档案管理;应用策略

1 大数据技术的内涵

1.1 大数据技术的概念

大数据是一种大规模的数据，是指在一定时间和空间内利用一些工具和軟件采集的数据，这种数据是一种资产，利用大数据可以获得足够的信息，实现数据采集，有助于为决策提供科学的信息和依据。大数据就是海量的数据，信息呈现快速增长的特点，以计算机技术为基础，采用一些科学软件进行数据处理，对数据的分布、类型等进行分析和处理。大数据的数据结构较为复杂，数据多元化明显，数据库的建立是一种主要的依托形式，通过计算机设备和网络可以对大数据进行存储和分类，实现对未来的预测。

1.2 大数据技术的特点

大数据技术是一种非结构性的数据处理技术，可以提取有价值的信息，处理数据的规模较大。从人类文明产生之后印刷材料存储量较小，个人计算机硬盘容量有所提高，互联网企业或系统存储容量更大，且数据处理能力较强。网络存储中的恶大数据资源十分丰富，类型较多，包括文字、图片、音频、视频等资料。利用大数据技术可以对大规模的信息和数据进行分析和提取，运算效率较高，可以从海量数据中心选出所需的和有价值的信息和数据。大数据技术的计算和分析对象是大规模的网络数据，大数据的特点是十分鲜明的。

2 大数据技术应用于档案管理的重要性

2.1 有助于促进智慧城市的发展

随着网络信息技术的快速发展，社会信息化进程逐渐加快，智慧城市这一概念应运而生，智慧城市建设体现在城市基础设施建设上，包括交通建设、亮化美化工程，智慧城市建设也包括档案馆的建设和管理，智能档案管理也是重要的工作之一。传统纸质档案管理存在很多问题，包括容易丢失，存储时间较短，查询难度较大，耗时费力，这样电子档案和数字化档案管理就显示出了更大的优势，因此，大数据技术应用在档案管理中对于智慧城市的发展具有显著的作用。

2.2 有助于促进档案管理信息化

传统档案管理模式较为落后，比较依靠人工的形式，纸质档案资料较多，纸质档案容易受外界环境因素的影响，包括气候、温度、湿度、档案室条件等等，纸质档案容易被腐蚀、容易发生风化，且传统档案资料查询提取难度大，大数据技术可以将档案资料进行分类，进而做好编目、检索的工作，大数据技术是一种可以满足多元化档案管理需要的技术，另外，大数据技术的应用可以促进档案管理的信息化和数字化。

2.3 有助于实现档案存储的数字化

档案的存储问题是至关重要的问题之一，现阶段，档案资料数量和规模不断增加，档案资料中的关键信息和数据也在不断增加，结合档案资料的实际情况，实现最档案资料的存储是具有较为现实意义的。大数据技术的应用可以建立强大的数据库和云端档案库，可以对档案资料进行线上存储，实现档案资料的传递和共享，还可以分析档案资料背后隐藏的信息，可以挖掘更深入的数据，可以提高档案管理的效率，提高档案的使用率。

3 大数据技术在档案管理中的应用

3.1 利用人工智能技术实现对档案信息资源的快速整理

随着人工智能技术的快速发展与应用普及，档案信息管理工作的智能化程度大幅提高，突破了传统档案信息管理工作中纸张和空间媒介载体的桎梏，通过结合现代计算机技术和网络信息技术，在数据网络中轻松实现对于档案信息资源的收集、分类、储存、检索和分析等一条龙业务完成档案管理流水工作，比如通过人工智能的“文本挖掘”功能实现在复杂繁多的档案资料中快速采集和获取需要的有价值的信息资源，大大减轻了档案管理人员的工作难度，同时也在一定程度上避免了人为产生的失误，使档案信息资源的整理更加快速和便捷，有效提高了档案管理的现代信息化建设水平。

3.2 大数据技术时代加强档案信息数据资源的共建与共享

在大数据技术时代，通过大数据、云计算等先进的现代网络信息技术将海量繁杂的档案信息资源数字化储存，并从其中提取有利用需求和价值的数据，可以通过数据的网络传递来实现各部门间和各社会群体间档案信息资料的快速传递，并加强档案资源互通分享的横向联系，真正实现“让数据多跑路，群众少跑腿”。通过大数据技术实现档案信息资源的共建与共享，能够使档案信息管理工作更加公开透明，有助于各单位之间的互相监督。同时，还应加强档案信息数据传递过程中的网络安全保障工作，并保证档案管理所用相关设备的定期维护，以充分支持现代档案信息管理的信息化建设工作顺利进行，从而确保能够争取最大化实现档案信息管理的社会价值。

3.3 利用数据挖掘技术以实现对档案信息的充分开发与利用

现阶段，我国档案信息管理工作已实现基本的网络化和自动化建设，大部分档案信息管理部门配备了专业计算机软件和硬件，能够通过建立对应的档案管理网络信息操作系统或平台来完成档案信息数据的整理和分析，并实现针对有价值信息的“点对点”数据挖掘，为档案管理业务工作的有效开展提供了大量具有重要参考意义的数据和信息资源，为我国档案信息管理工作中档案资源的优化整合以及提高档案管理服务质量等方面提供了十分关键的大数据技术支持。为了进一步优化提升档案管理中的数据挖掘技术，对档案数据进行更深层次的处理与分析，相关计算机技术专业部门需要协助档案管理部门设计和完善算法和模型，做好更具有导向性和针对性的特定数据的采集、分类、总结和分析，深度提升档案信息资源的实际利用率和管理工作效率。档案信息管理部门通过应用最新类型的数据挖掘技术，能够突破受传统管理模式限制的快速定向的档案信息数据的开发和利用，进从而一步提高现代档案管理工作服务的主动性。

3.4 重视大数据挖掘技术在档案信息化建设中的应用

在当前大数据环境下，档案管理工作中数据挖掘和数据分析是最为核心的内容，为了能够使档案数据挖掘与档案用户需求相适应，则需要重视大数据挖掘技术在档案信息化建设中的应用。具体针对用户数据运用大数据技术进行深度挖掘，并对其进行精准分析，以便于为档案用户提供高质量的服务。另外，在实际工作中，无论是深入挖掘档案信息或是档案用户数据，其所获取的都是孤立的数据，因此还要重视对数据相关性的分析，深入分析档案信息与档案用户数据之间的关系，构建一个较为完善的档案数据关系网，为档案信息化建设工作的有序开展打下坚实的基础。

4 结语

综上所述，大数据技术是网络信息技术的一类，是针对海量数据的一种处理技术，应用于档案管理中，主要作用在于对于档案资料的分类、编目、存储和提取等，提高这些过程的效率，促进档案传统模式的变革，提高档案资料的实际价值，为发挥档案的作用搭建一种平台，充分运用现代技术，实现精细化和规范化档案管理方式的建立。

参考文献

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