全面推进县乡两级档案信息化建设的实践与思考

刘彦明 张明明

摘 要：档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。我们要以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系为目标，加快推进档案信息化建设，实现资源共享，开展远程利用，使档案、政务信息公共服务惠及广大人民群众。

关键词：档案信息化;实践;思考

近年来，各地档案馆都建立健全了档案信息化建设工作领导机构，足额保障档案信息化建设工作经费，建成了已公开现行文件查阅中心，并建立了档案局网站，但是在县乡两级档案信息化建设方面还有待于探索和思考，本文笔者就此话题浅谈几点认识与思考。

1 县乡两级档案信息化建设存在的问题

1.1 缺乏长期科学规划

目前，全国各级档案部门对档案信息化建设缺乏宏观规划和管理，对档案信息化建设总体思路和目标不明确，资源共建与共享意识不强。有的档案室虽然制定了信息化建设规划和方案，成立了领导小组，将信息化建设提上了重要议事日程，但是，没有紧密结合单位实际，缺乏科学性、操作性和针对性，只是根据上级单位的规定要求“按部就班”地进行，缺乏主动性、自觉性和开拓创新意识，导致信息化建设进展缓慢。

1.2 资金投入力度不足

经费短缺、资金不足是长期困扰档案部门发展的一个重要因素，尤其是基层档案部门。档案信息化建设是一项投入较高、回报周期较长的工程，档案馆信息化建设软硬件设施配备困难，部分领导“有多少钱办多少事”，存在等、靠、要的思想，资金方面没有保障，以致不能确保档案信息化工作的顺利开展。

1.3 发展水平参差不齐

主观认识到位、客观经济基础较好的档案馆发展水平较高，反之则较差，相互之间缺乏沟通和交流，档案管理应用软件也不统一。有的档案馆建成内部局域网、档案信息网站和电子文件中心，与政务网互联互通，机读目录数据库和档案数字化建设达到一定规模;有的档案馆至今尚处于纸上谈兵和起步阶段，未见任何实质性进展。档案信息网站普遍存在信息含量小、更新不及时、内容不丰富、网站功能发挥不够理想的情况，特别是对电子文件的收集、整理、归档至今未形成统一的管理模式。

1.4 档案系统信息化人才缺乏

目前县级档案馆档案管理人员，绝大多数为非档案专业的人员。虽然他们有从事档案专业工作的丰富经验，对接收和审查材料归档、保证归档材料的系统、完整以及在提供快捷、满意服务等传统档案业务工作中起到了积极作用，但受档案工作科学化、正规化、信息化的认知缺陷及档案管理专业理论水平不高所限，客观上影响了县级综合档案馆信息化建设总体进程、效率和档案信息化成果的利用。

2 加快县乡两级档案信息化建设的几点建议

2.1 切实加强档案信息化建设的科学规划

档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设，首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。要认真分析研究，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划。

2.2 切实加强档案信息化基础设施建设

县档案馆、各乡镇（街道）、县直各单位档案室信息化建设要与县委、县政府及其各部门电子政务、各行业信息化建设同步进行，配备相应的硬件设备，逐步实现档案管理自动化。一要加快完善信息化基础设施维护暨服务配套设施建设。根据档案业务拓展需要，适当增加购置业务用计算机、触摸屏、应用服务器、海量存储设备、UPS电源设备易损耗零配件等终端设备。二要加快完善网络基础设施建设。为做好馆藏存量档案数据异地备份及配合实现省市县档案馆之间的互联互通，配置相应的网络交换机、防火墙等配套设备。三要加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，争取利用3-5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。四要积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。五要购置音视频数字化设备。除进行纸质档案数字化加工外，还应加大视频档案、音频档案、多媒体档案数字化的力度。

2.3 切实加强档案室电子归档管理工作

一要加强对各单位档案的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，逐步实现电子文件适时归档，保证各单位产生的有保存价值的电子文件的真实性、完整性和有效性，以免电子文件的流失和档案资源重复进行数字化加工。二要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双轨制”，并作为以后档案接收进馆的一个硬性条件。

2.4 切实加强立档单位档案信息化建设

县档案行政管理部门要根据各乡镇、县直各立档单位的工作职能、性质和需求，认真研究制定电子文件归档的范围、保管期限等规范性制度，并负责做好指导和服务工作。各乡镇、县直各立档单位在向縣档案馆移交档案时，要做到同时移交文件级机读目录。县档案管理部门要加强对列入接收进馆范围的各乡镇、县直各立档单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理，做好接收各项工作中的检查指导。各乡镇、县直各立档单位要切实加强对自行产生的电子文件及时进行采集、积累、鉴定、著录、归档，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整和有效，并按照县档案部门的要求实现档案整体移交，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

2.5 切实加强档案信息化人才队伍建设

档案信息化人才队伍是档案信息化的成功之本。要加大对在职人员进行岗位培训或外出进修培训的力度，尤其要强化有关计算机、网络技术、数字化技术、信息管理现代管理技术和信息安全防范意识等方面知识培训，提高档案工作人员的综合素质和工作技能，努力造就一批熟悉档案管理和计算机应用的复合型多层次专业队伍。

2.6 切实加强对档案信息化工作的组织领导

要把档案信息化建设工作纳入本单位信息化建设整体规划，明确档案信息化工作的分管领导和责任部门，纳入有关人员岗位职责。县档案馆要将档案信息化建设工作纳入档案执法检查内容，加强指导服务和督促检查。各乡镇、各部门、各单位要把档案信息化建设纳入本单位信息化建设的整体框架，统筹规划、统一建设。要将档案馆（室）在硬件、软件投入、传统载体档案的数字化、档案的现代化管理等方面的经费列入县级财政预算，同时加强对档案信息化经费的审计督查和绩效考核，确保专款专用科学使用。

2.7 切实加强档案信息安全管理

档案信息安全保障工作涉及档案信息化建设的各个环节，包括法律、标准、技术、管理、人才等各个方面，是一个复杂的系统工程。一要提升认识，筑牢防线。全体档案人员要认真学习，深刻领会档案信息建设必须重视保密审查有关要求和精神实质，进一步强化保密观念，认真履行保密职责，筑牢保密工作防线。二要规范审查，严格把关。要进一步建立完善档案信息保密审查工作机制，坚持“先审查、后公开”和“一事一审”的原则，分管把守、各司其责，做到审查工作有领导分管、有部门负责、有专人实施。凡向互联网站提供或发布的信息，要坚持“谁上网谁负责”原则。三要抓好落实，确保安全。要针对档案工作实际，采取切实有效措施，加强馆藏档案查阅利用和开放工作的保密审查，确保档案实体和档案信息安全。

参考文献

[1]洪斌.加强机关档案规范化管理的几点思考[J].黑河学刊，2019.（1）.182.

[2]卢美西.对于档案规范化管理与加强管理制度的思考[J].传媒论坛，2019.（24）.149.