浅谈如何做好综合办公室的档案管理工作

李经纬

摘 要：综合办公室作为很多单位不可或缺的重要部门，其在单位当中有着独特的作用，而档案管理工作又是综合办公室的工作内容之一，其自身重要性不言而喻。但是，在现如今综合办公室档案管理工作当中如何做好档案管理工作却成为首要问题。基于此，本文将主要针对如何做好综合办公室档案管理工作展开探讨，以期为相关从业者更好地开展自身工作提供参考。

关键词：综合办公室;档案管理;重要性

伴随信息技术不断发展，综合办公室档案管理工作也迈入全新层次，长久以来，诸多综合办公室档案工作者付出大量精力，通过对传统档案的手机、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等工作的熟练精通，令自身满足职业要求，但是伴随时代发展，仅仅依靠传统方式无法良好开展综合办公室档案管理工作，相关工作人员在保持这一敬业精神的同时，还需掌握新时代档案管理工作方法，才能够进一步做好此项工作。

1 综合办公室档案管理工作存有问题

现阶段，虽然综合办公室档案管理工作相关工作人员具有十分可靠的敬业精神，但在日常档案管理工作当中仍然存有一些普遍性问题，首先，由于综合办公室拥有繁多种类的档案文书，导致其无法保证分档归类的准确性，其次，因综合办公室不仅需要开展档案管理工作，同时也肩负日常接待这一职责与电话接听等其他任务，导致档案无法得到及时整理。此外，因综合办公室人员配比在某种程度上与其多样化工作无法形成正确比例，导致综合办事档案管理工作不具备较高详细性，并且由于档案管理缺乏规范体质，令档案工作水平相对来讲较为滞后。另外，因相关专业人员稀缺，知识档案工作随机性有余，灵活性不足[1]。

2 综合办公室档案管理工作良好开展措施

2.1 提高工作人员素质，满足新时代档案管理工作所需

首先，应通过对综合办公室档案管理工作人员思想与工作作用建设加以强化，促使其自身档案管理工作责任感、使命感、事业感得到进一步强化，而若想切实做到这一点，首先需综合办公室档案管理工作人员在政治思想上要就安定，同时精通业务，不断解放自身思想以及更新观念，促使其能够在开展日常工作过程当中具备一定开拓性。其次，综合办公室档案管理工作人员需具有强烈事业心与责任感，以及高度敬业精神，在工作时不断拓展自身思路。除此之外，还需对其学习与培训教育加以强化，促使综合办公室档案管理工作人员整体素质得到有效提升，同时在这一基础之上，深入学习《档案法》与相关档案管理知识，通过国家政策方针不断提升自身业务能力。

2.2 完善现代化档案管理体系

通过有效运用先进现代化技术能够对档案管理工作模式不断完善改进，但是，现在大部分单位综合办公室档案管理工作仍在沿用传统方式，这一方式无法满足时代发展所需，相对来讲，也不具备较高工作效率，档案管理工作完成效率也较为低下，耗时耗力。伴随信息化时代到来，综合办公室档案管理工作也正面临工作方式与技术的全面革新，如何通过现代化信息技术有效开展综合办公室档案管理工作，是所有相关工作人员首要思考问题。首先，可通过对其他单位综合办公室档案管理工作优秀经验学习与借鉴，通过将先进工作模式的引入更好开展档案管理工作。另外，也可将现代信息网络技术与综合办公室档案管理工作相结合，通过检索功能令档案资料查找以更加方面快捷的姿态展现。或通过设置权限，对综合办公室档案实施分级管理，此类方式不仅能够促进综合办公室但档案管理工作效率，同时也能够令其安全性大幅度得到提升[2]。

2.3 加强档案保存过程保护力度

在综合办公室档案管理工作当中，保存是一项漫长时间的工作，而具备科学性的档案保存方式对于延长档案寿命而言至关重要，加强档案保存力度主要可以分为具备科学性的分类保管、监控检查、档案选择、档案排列等四种，其中，在分类保管这一方面当中应做到不同载体的档案做到分库或分柜保存，并且备份档案必须与原始档案分别存放。在监控检查这一方面当中，应对档案管理库房温度与控制质量严加管控，对保管状况、安全隐患、虫霉、鼠情等定期检查，而针对新载体档案，则需以更加严格的态度实施定期检查，若发现大难存有虫霉、破损、字迹模糊等情况，应及时登记，并纳入至修复计划当中。在档案柜选择这一方面，具有重要性质的文件建议使用五节柜进行保存，针对磁性载体档案则需放置于防磁专用柜。最后，在档案排列这一方面当中，档案排列摆放时首先应对避免相互挤压严格注意，针对篇幅较多的档案应最大限度展开平放，或将其卷成筒装进行摆放，针对照片类档案应将其放入专用相册内进行保存，其相互之间不能相互接触[3]。

2.4 健全制度，强化档案管理规范性

在综合办公室档案管理工作当中，工作人员应对档案管理范围、原则、方式加以更深层次明确，确保综合办公室档案管理工作能够做到有章可循。首先应制定归档制度，对各类文件材料归档原则、范围、要求、时间明文规定，以便使用者能够快速找到。其次是档案安全保管制度，在综合办公室档案保管工作当中，其是切实实现档案维护完整与安全的重要显现方式，这一制度需对单位现有客观条件充分考虑，从而制定能够与其相匹配的安全保管措施。最后，建立保密制度。这一制度主要是通过运用大难自身保密措施对综合办公室档案工作人员提出保密要求，通过明确规定，不得擅自泄露任何档案信息，如若档案需要借阅，便需通过各类手续后对其复制或抄录。

3 结语

综合上文所述，伴随现阶段社会步入信息化时代，综合办公室档案管理工作仍然有着不可或缺的重要作用，单位需与自身实际情况相结合，使档案管理工作人员树立正确工作意识、提高素质，通过现代化信息技术，采取更加方便、快捷、有效的档案管理措施，从而建设具备更强科学性的档案管理工作体系，加强档案保存过程保护力度，强化档案管理规范性，从而令综合办公室档案管理工作能够得到更加高效的发展。

参考文献

[1]姜锋.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].办公室业务，2018（8）：108-108.

[2]朱玉靜.浅谈如何提升办公室档案管理工作效率[J].中国科技投资，2019，000（001）：164.

[3]陈萍.浅谈如何做好信息时代下的档案管理工作[J].商情，2019，000（029）：116.