探究如何做好档案保管过程中的保密工作

柳玉青

摘 要：档案管理是一个国家的基础性工作。档案保管过程中保密工作的高度实施与落实，也是社会发展进步以及新时代环境提出的要求。这一点对于从事档案管理的工作人员来说意味着不仅自身需要具备极高的专业素质，而且也要履行在任何地点、任何场合都守口如瓶的终身使命。

关键词：档案管理;保密;对象区分

引言：档案保管是一项繁杂、工整、按照绝对手续与条件进行工作的任务。这项工作的实施与落实是否成功关系着国家与人民的最高安全与利益的能否完整实现。在新时代的发展与社会各方面的进步与推动下，档案保管过程中的保密工作也随着时代的条件变化需要从事有关工作的工作人员做出新的思考与探索。

1 科学使用与管理有关档案的“物理设备”

1.1 区分档案对象

在分类管理时，应根据实际情况及需求，对于不同的档案对象采用不同的标准进行分类。并依据分类标准做好档案陈列，方便后期检索。并且应依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。

除此之外，根据部门需求反馈，档案工作也应进行相应调整。例如：业务部门需归档的具体文件变动，那么档案管理工作也应有所应对。制定档案管理应急方案，避免险情，做好万全之策。重要档案在突发事件来临时，应能及时被转移到安全场所，得到最大限度的保护。

1.2 区分档案的保管期限与保密期限

保管期限，是指按照国家相关法律法规的相关文书档案的保管期限进行年限的保管。正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用是确定保管期限的原则[1]。根据本机关的工作需要以及为国家历史文化财富的需要从而全面确定档案的保存价值，进而准确地判定档案的保管期限。对于保密期限，据《国家秘密保密期限的规定》获悉：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以一年计，在一年以内的以月计。

1.3 档案管理跟上现代化脚步，科学管理与分类

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题[2]。随着时代的迅速发展，人们的生活水平获得了本质上的提升，而档案信息资料所能产生的社会价值也不断地凸显出来，尤其是在当前的信息化时代当中，档案信息的完整性成为人们尤其关注的内容。

在整个管理当中，档案资源的合理利用，不仅能够发挥主要的推动作用，还属于最为直接的优化方向。档案管理本身是对档案信息资料的一种管理和保存，其中十分注重档案信息的完整性和安全性。在安全性方面，主要需要做好档案信息资源的保密工作。一些档案信息资源，如果在保管的过程中不慎将整个信息资料完全地泄露出去，将会给党政机关的利益造成相当大的损失，严重的时候还会威胁到国家的利益，造成不可预估的损失。

1.4 对于区委办公室内设保密室的选择与保护

第一要在配备上预先为“九防”服务，例如安装二氧化碳灭火器、防爆灯、漏水报警装置等[3]。档案室选址避开地下室或顶楼，避免漏水问题;使用密集架的情况下，提前计算楼板的承重问题;档案室内避免管道通过（消防水管、空调管等）;运用独立门禁及监控等措施保证档案的保密性。库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。日常工作开展中，应注意： 使用档案柜或密集架进行档案搁置;原则上保管和使用分离，即档案借阅室应与档案存放室割离;库房出入必须按照人+档案的形式加以登记; 做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等（例如日常打扫、保养消防器材、控制温度及湿度等）。 做好档案的分类管理是基本原则。

档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般来说，组件是以单份文件为一件，但也可将关联紧密的多个件组成一件。

2 精细培养档案保管过程中的“活动部分”

所谓档案保管过程中的“活动部分”，指的是从事档案保管工作的所有工作人员[4]。对于不确定的因素，我们总是在“万无一失”这个层面上战战兢兢，如履薄冰。人的思维与记忆是有规律可循的，人们通过一定的技术训练与不间断的重复可以使人们的记忆和思维形成一定的印象深刻从而指导人们的现实活动。

2.1 提高档案保管工作人员的考核准入制度

对于从事档案保管工作的工作人员，维护档案的完整与安全，做到档案的不坏、不丢、不散、不乱是保证档案内容的基础性工作。档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案，可参考以下这三点：第一，此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中，那么就不属于档案;第二，此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件，本质上是资源浪费;第三， 是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

档案保管工作人员的考核准入制度应该建立健全，在已有的基础之上进行创新改革，以便更有利于为国家保密工作铨选人才。

2.2 提高档案保管工作人员的工作内容熟悉度

从事档案保管工作人员应做好以下几项基础准备工作.预先准备。档案管理涉及的面繁杂、广泛，需要行政人员预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

其次工作人员要做到明晰管理范围：档案管理涵盖的范围很广，既可以覆盖对外资料，也可覆盖战略规划等对内材料。与此同时，文书规范性、监察资料等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分;制度流程等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。工作人员应考虑实际需求，做到档案范围划分科学合理。最后，对于这一点，还需要考虑以下方案进行决策：应存放在哪里，在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内;没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。归置档案的场地及设备既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合资源的实际调用情况及业务需求。

2.3 档案管理上做好基础性工作

档案保密的重点是档案的库房管理。对于档案库房的管理应指定专门人员负责管理。除此之外，还要制定相关的管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，做好库房的科学管理以及得到专业人士的看管负责，档案会取得较大的安全性与极高的保密效果。

3 结语

档案保管过程中的保密工作是一直以来从事保密工作的人员前赴后继探讨的内容。机密性文件的内容关乎最高国家安全与人民利益，其重要性不言而喻。对于如何做好保管过程中的保密性工作，是从事保密这项工作的所有从业人员的永久课题。对于这一项工作的热爱与探索，是职责所在，也是每一个保密工作人员终身需要履行的使命和光荣义务。期待大家在不断地探索和实践中找到更好的解决方法与管理途径。

参考文献

[1]张满意.如何做好档案保密工作[J].卷宗，2019，9（3）：71.

[2]倪军.如何做好档案保管过程中的保密工作[J].现代企业教育，2009（10）.

[3]王瑞玉，吕翠.如何做好档案的保密工作[J].经济技术协作信息，2010（5）.

[4]马春荣.如何做好档案保管过程中的保密工作[J].办公室业务，2017（18）：92.