漫谈城建档案的管理与利用

邹珊珊

摘 要：城建档案直接影响到城市的管理和规划，对其进行管理时，管理工作的质量和水平直接关系到是否可以高效利用城建档案。本文的研究内容即为城建档案的管理与利用。

关键词：城建档案;管理;利用

在进行城市规划和建设时，需要通过城建档案了解详细且重要的信息，所以城建档案直接关系到整个城市的发展。社会在不断进步，为了保证城建质量，需要加强对城建档案的管理工作，紧跟时代的步伐，最大限度的发挥其功能[1]。

1 加强城建档案管理的意义

因为城市具有多元的功能，所以在进行城建档案管理时十分复杂，内容涵盖了城市建设管理，抗震防灾，城市规划等多个方面，详细到城市上空，地面，建筑物等细节问题，记录时需要使用文字，图片，声像等形式。城建档案动态化的记载了城市的发展变化过程。大到城市基础设施的改建扩建，小到一套房子的法律纠纷，都需要以城建档案为基础展开，如果城建档案的准确性和可靠性较差，会直接造成国家，企业甚至是个人的严重经济损失，甚至还会引起灾害性事故。

2 城建档案管理的重要性

1）建设工程档案是工程建设全过程的真实反映，并全面、真实的记录了各项真实建设活动，一旦出现质量问题或重大事故，需要按照终身责任制的要求对相关工作人员进行追责，要求其签字认可，以便科学客观的认定工程质量事故。

2）加强建设工程档案管理就是加强工程质量管理。建设工程档案管理作为一项重要的工程質量控制环节，有助于全面对建设活动进行质量管理。通过对工程档案进行组卷可以保证工程质量水平较高。在实际工作中，做好一份档案就是进行了一次质量检测监督工作，保证档案质量，才能保证质监时空和力度，方便更好的进行工程质量监督。

3）城建档案是工程维修。改建、扩建等工作后期开展的重要依据，只有认识到城建档案的重要性，才能使人们有更好的意识及时收集城建档案[3]。

3 城建档案管理工作的改进措施

1）转变观念。我国的工作重心目前在经济建设上，所以在展开城建档案管理时，需要紧跟时代步伐，将工作的中心和根本出发点设为市场经济建设，使自身的形象更加鲜明，以提供优质的服务。在进行城建档案管理工作时，首先需要开发信息资源，将原本的被动服务模式转变为主动模式，使城建档案管理工作处于市场环境下。对“两个效益”观念进行强化。之所以管理城建档案，主要是为了方便利用，以提升经济效益和社会效益[4]。

2）完善制度。进行城市建设时，涉及很大范围，资金投入大，工期长，多个部门参与其中。所以档案具有繁杂的内容和种类。但是《档案法》中有规定，在收集资料，整理并归档的过程中城建档案管理的标准统一，所有部门均需要严格遵守相关规章制度，科学规范的管理档案，保证可以顺利实施水利工程建设[5]。

3）加强基层管理。在实际工作中，要求档案管理工作者对档案进行妥善管理，管理的质量直接关系到使用档案的质量，这一工作属于纽带。在实际工作中，工作人员需要转变传统轻利用重管理的观念，主动为需要使用档案信息者提供优势服务。认真落实各个工作环节，在日常工作中需要有积极的心态，虽然目前已经开始使用电子档案，但也不能忽视纸质档案的重要性，在管理纸质档案时，需要保证纸张平整无折痕，存放档案的房间温度调节在17-24℃，避免纸张受潮，积极预防发生火灾等安全隐患。对于保密性强的档案，在查看时，需要去制定地点。制定科学可行的借阅制度，最大限度的合理利用档案[6]。

4）加强自身建设。档案管理工作的业务性较强，传统的城建档案以纸质为主，随着计算机技术的发展并推广，城建档案中出现了大量电子档案，对其进行管理工作，极大冲击了传统的工作模式。在实际工作中，要求档案管理者不断提升自身的工作质量和水平，加强学习相关的专业知识，了解每一个档案的专业性。在利用城建档案时，涉及的内容也较多，需要管理者对相关知识也有一定的了解，从而有效提升城建档案管理的工作质量[7]。

随着科技的发展，应该展开多角度的档案工作，管理者不仅需要掌握相关知识，还能在实际工作中有效利用。在许多城建档案管理工作中，十分重视通过培训提升管理者的综合素质，还建立了专门的教育资金，可以上岗的工作人员学历至少是大专及以上水平。在保证工作质量的同时，还应该利用所掌握的知识建立信息网络，服务于科技人员。对于不需要保密的城建档案，可以积极向外推广，提升其利用率，以便创造更加的经济效益和社会效益。

5）现代技术的应用。在档案管理工作中配备网络基础设施，首先要做的就是建设档案信息网络，以便传输，转换和资源共享档案信息。想要实现城建档案信息化，首先需要配备基础设施。第二，建设并开发城建档案信息资源，这也是建设城建档案信息化的核心工作，通过这一工作还可以有效衡量城建档案的信息化程度。为了更好的开发城建档案信息资源，需要通过多种手段对目前的信息资源数据库进行充实并完善，在网络系统背景下进行互连。同时，通过目前的信息技术电子化处理物态档案，将其转化为数字信息。

4 档案管理数是为了档案的再利用

随着经济的进步，每个人都十分重视是否可以获得经济效益。所以在档案工作中，也更加重视可以创造的经济和社会效益，档案工作由此也具备了新的生机和活力。在实际使用城建档案时，注意使用范围。在档案保密方面，十分长久的档案需要及时进行解密，以便再次利用。

随着时间的推移，城建档案的价值逐渐增加。档案发挥自身作用是一个时间较长的过程，档案工作的特点就是稳定性和长期性，所以投入到档案工作中的时间和精力不会立马收到回报。要求实际工作中具备长远思虑，不要急功近利。但是也不要因为看不到效益就忽视基础的档案整理，保护等工作。

在城建档案的利用期间，需要积极预防出现负效应。所有的事物都具有两面性，城建档案也不例外，在利用城建档案时，需要规定使用范围，积极预防负效应。注意做好档案保密。需要复制，交换档案时，需要遵守相关法律法规进行办理。档案工作的机密性强，在实际工作中需要根据相关规章制度提升保密观念，落实保密制度，禁止盲目使用档案，以免危害国家或社会。

5 小结

在城建档案管理工作中，之所以要提升管理质量，主要就是为了提升档案的利用率。在开展档案工作时，因为其复杂性较强，所以各阶层的工作者需要共同努力，心往一处想，劲往一处使，做好这项工作，并对现有的工作模式进行创新，妥善处理各种关系，积极提升城建档案的利用率，使其更好地发挥自身的作用。

参考文献

[1]周德雄.制约城建档案管理与开发利用的因素及应对策略[J].城建档案，2020，（2）：51-53.

[2]杜厚勤.实施城建档案目标管理，提升城建档案工作水平[J].中国战略新兴产业，2020，（4）：213.

[3]杜厚勤.城建档案业务工作数字化管理办法[J].装饰装修天地，2019，（23）：119.

[4]葛春丽.城建档案管理在城市规划中的应用[J].价值工程，2019，38（26）：207-208.

[5]蔡文克.对城建档案业务指导工作的几点思考[J].城建档案，2020，（1）：83-86.

[6]徐菲.城市化建设背景下城建档案管理的优化探讨[J].卷宗，2019，9（34）：3.

[7]黄欢宏.城建影像 天空逐梦——航拍城建档案发展思路的探讨[J].城建档案，2019，（9）：30-32.