民政档案管理要点和方法分析

车福林

摘 要：民政部门主要秉持为民服务的原则和精神，落实民政档案管理工作。随着工作时间的推移会积累较多的档案数据，增加工作人员任务量。本文通过分析民政档案管理要点，围绕法制管理等方面探究优化民政档案管理质量的方法，进而围绕“实事求是、服务为民”的原则开展工作，促进民政事业的可持续发展。

关键词：民政档案;数字化管理;基础设施

民政部门是管理社会行政事务的机构，内部行政档案与民政事业发展、社会和谐稳定息息相关。实现档案的规范化管理是检验单位工作能力的关键，因此，新时期民政档案部门应优化档案管理效率，实现档案管理信息化，提升档案管理工作质量，进而满足人们的档案查询和应用需要，做到民政档案标准化建设。

1 民政档案管理的要点分析

1.1 档案管理秩序化

民政档案中包含文书、电子、实物、声像等内容，属于部门基础性工作，对于提升整体工作效率十分关键。新时期国家民政单位存在多元化发展的特点，其内容覆盖面较广、资料广泛、形式多样，因此为民政单位提供新要求。同时，档案一体化和信息化管理形式又为档案收集工作提供技术支持，确保数据收集过程的规范性。因此，应科学研究档案资料，划分接收和归档的范围，提升档案管理科学性，对声音、电子、图像等档案进行备份和存储。

1.2 档案管理制度化

管理民政档案之前必须建立完善的规章制度，并对管理过程实现监督。在全体员工心中树立档案管理意识，组织其学习法律法规和相关政策，使工作人员可以结合档案的类别进行管理。例如，制定档案使用、借阅、档案归档、档案保密等制度，将同种管理规定进行汇总，实现汇编成册。此外，可以设置民政考核、奖惩机制，构建绩效考核制度，提升大家的工作热情。

1.3 档案管理数字化

信息时代视域下民政单位的工作手段逐渐便捷化，对于档案的获取、存储、备份已经逐渐摒弃了传统人工模式，提升了档案资料的利用率。因此，有必要构建民政档案信息管理系统，录入档案文书、收集数据信息、上传和统计数据，进而将网络和数据充分结合，完成民政部门的互联互通，实现数据共享。同时，民政档案管理数字化应围绕“为人民服务”的原则，对于公开资料需及时发布至互联网上供民众查阅。此外，应加大档案数据存储量，依据双套机制提升档案信息价值，提高档案信息管理的安全性。

1.4 档案管理规模化

传统档案信息管理大多在办公楼房内，但档案存储对于周边环境的要求较高，需做到防火、防水、防潮、防虫、防尘、防盗，因此应加强对档案管理基础设施建设，增加资金投入和设施改造。例如，构建专业的档案库房，内部配置温湿度计量设备，进而优化档案存储环境。此外，对管理人员加强档案学、职业道德的培训，实现档案管理规范化、规模化。

2 優化民政档案管理工作的方法

2.1 档案法制化建设

树立工作人员档案管理法制观念，实现法制化建设。管理过程中需依据《档案法》、《实施办法》等文件进行管理，围绕“依法行政、以人为本”的原则。依据政策法规提升工作人员的法律素质及法制水平，将法制实践和档案工作相结合。同时，针对机密档案工作，相关人员需加强信息保密度，做到依法决策和依法行政。建议构建档案管理小组，构建纵横交错、上下配合的管理网络结构，健全管理规章制度，通过定期检查并收集民政档案，在档案归档之前解决相关问题。此外，统一保管资料及档案，实现档案转出、转入、借阅的规范化管理，促进民政工作和档案管理工作的协调化。

2.2 加强档案基础设施建设

1）增加经费投入。档案管理部门需结合2019年1月实行的《机关档案管理规定》，契合档案信息化管理要求，实现档案库房的数字化和现代化配置，加大基础设施建设。调用资金购置相关软硬件设备，配置安全保障系统、网络基础设施、专用服务器、硬件系统、存储设备等，为档案信息化管理提供条件[1]。

2）安全管理。档案安全管理需加强数据维护、系统更新力度，通过构建安全性能较强的数据库，定期优化运行版本。同时，加装软硬件防火墙，对系统进行安全防护，防止木马、病毒的入侵。此外，借助数据备份的方式，通过离线存储介质备份档案信息[2]。结合《数字档案室建设指南》，针对档案收取、移交、销毁等过程完成安全管理，防止档案数据和信息的泄露。

2.3 做好档案数字化管理

1）配置相关设备。构建档案信息管理平台的基础是配齐硬件设备，如打印机、数码相机、扫描仪、计算机、输入输出设备，这些仪器在文件信息管理中至关重要。同时，需提升档案资源建设力度，科学整理、扫描、存储数据，优化档案存储质量。实现专题、案卷的数字化管理，将数据存储至共享系统内。此外，借助权限分配的方式调用数据库内信息，加快档案资源数字化管理进程。

2）数字档案室。民政档案部门需依据《数字档案室建设指南》，建设电子档案管理系统，对相关民政档案完成数字化管理。同时，应在数字化处理过程中确保元数据齐备，保证数字复印件完整清晰，便于后续档案的查找和应用。此外，民政单位应结合《电子文件归档和管理规范》，制定系统维护运行机制、电子档案管理机制、档案数字化管理机制、安全保密机制。建议民政部门借助网络技术将数字档案与其他业务系统相连接，自动采集文件资料，完成档案管理、鉴定、归档等工作，提升档案管理效率。

3）构建档案管理平台。当前民政系统开始实现网上办公，设置在线自动数据处理系统。因此，需要结合网络环境、信息技术构建网络管理框架，将档案管理者身份转变为信息系统的开发者及管理者，使信息系统和办公网络相连接。通过档案和电子文件的相互转化，借助收集、整理、录入、扫描等模式配置档案信息。例如，将社会救济人员、低保人员相关档案转移至档案信息管理系统内，构建统一的管理平台，满足民众信息、政策、办事流程的查询需求，完成档案信息的共享。

4）应用云技术。当前云技术的应用与发展使数据库与云服务相结合，有效节约档案管理的人工费和相关成本，提升数据信息利用率。例如，国家婚姻登记数据实现了全国联网，但是在异地信息查询、登记查询业务中会出现信息不完善、查询时间较长的问题。因此，档案管理部门可以借助云服务平台构建信息共享系统，统计、分析系统数据，实现内部信息的共享和快速传递，营造开放、便捷的资源使用环境。此外，在档案管理时建议推广云服务器，做到数据的科学分布、聚合，设置开放档案应用格局，提升档案利用率。

3 结论

综上所述，民政工作与社会保障体系密切相关，其中档案信息管理涉及人们的衣食住行。由于民政档案体系较为复杂，且存在职能交叉的问题，建议结合部门实际情况，加强档案法制化建设。依托信息技术实现档案数字化管理，优化管理工作效率和质量，健全民政档案信息库，为档案管理提供支持。

参考文献

[1]王飞.信息化对民政档案管理工作的作用分析[J].农家参谋，2020，（07）：195.

[2]于涛.浅议民政系统档案规范化管理工作[J].兰台内外，2020，（09）：41-42.