浅谈微信功能在档案公众服务中的应用

摘 要：21世纪是互联网世纪，各行各业都在利用互联网技术进行革新技术，信息时代改变传统的档案公众服务，在以往的档案公众服务中一直存在“重藏轻用”的现象，主要是因为档案的查阅需要前往图书馆或者政府相关档案室进行查阅。随着4G、5G移动网络时代的到来，微信等即时通讯软件的产生，极大的改变了档案馆服务，在档案公众服务过程中运用微信进行服务，能够利用微信的优势更好的为公众提供完善的服务。本文通过分析微信功能的基础上，阐释微信功能在档案公众服务中运用的可行性，从而提出微信在档案公众服务中应用的方式。

关键词：微信;档案公众服务;信息化

1 微信定义

随着国家多发面的发展，信息技术从普及到现在如今这个以信息化为主的时代，人们越来越离不开网络。网络的发展改变人们的生活方式，网络技术的快速发展为人们的生活带来便利，根据数据显示，2014年我国的网民数量已经达到6.32亿人，互联网的普及率达到46.9%，随着智能手机的兴起，与以往的手机功能不同，智能手机通过下载APP，截止2014年6月份，我国的手机网民达到5.27亿人。这些手机网民中，几乎80%的人使用手机上网进行对外沟通交流。

微信是腾讯公司于2011年1月推出的即时聊天通讯工具，在智能手机上下载微信APP，能够通过网络快速的发送文字、语音、图片、扫描二维码，并且能够在朋友圈共享位置，或者查找附近的人。微信的出现是移动网络进步的重要标志，通过微信公众号能够及时的了解社会的相关信息，或者通过朋友圈的分享获得更多的信息资源。

2 微信在档案公众服务应用的可行性分析

社会档案公众服务的主要功能是为社会公众提供档案的查询、打印等服务，通过将微信运用到社会档案公众服务中的主要目的是满足社会公众查阅档案信息的便利性与快捷性。社会档案工作的主要任务是通过为用户提供高品质、快捷的档案信息服务，为社会各方的工作进行服务。

2.1 微信用户群基础广泛

微信虽然使用的时间不长，但是我国网民的数量日益增多，特别是智能手机、4G时代的到来，越来越多的网民会选择使用微信作为即时通讯工具，微信上设置有QQ好友、通讯录同步、微信号以及摇一摇、雷达扫描添加好友等方式，能够最大化的扩大每一个微信号的社交关系网。截止到2015年2月，微信的活跃使用人群数量已经达到6亿人，微信公众账号总数超过800万个。微信拥有广泛的用户群体，档案公众服务通过建立微信公众账号能够提升公众的关注度，而且如今微信能够实现平板、电脑与手机微信的文件传送，通过手机微信扫描二维码下载或者显示档案信息，能够促进档案信息的传播。

2.2 微信传播经济成本低

档案公众服务机构是社会公益性的服务机构，其财政预算的经费有限，最大限度的节约成本，以达到信息服务效果最大化是档案公共服务机构所追求的，档案公众服务通过微信公众账号能够降低成本，使用微信这一工具发布消息或者回復信息的耗费的流量少，特别是在电脑登陆或者Wifi的情形下根本无需担心流量问题，因此档案公众服务通过传播档案服务信息或者为公众提供档案查询信息，能够有效的降低成本。

2.3 微信的信息传播功能健全

微信能够与多个网络平台实现账号绑定功能，微信的朋友圈信息可以实现共享，微信用户可以将微信公众账号上发布的信息进行朋友圈、朋友的分享，微信的信息传播渠道比较广泛，如新浪微博的信息可以通过微信进行分享，微信传播信息的方式多样化，微信还可以通过群聊的方式传递信息，还能够通过二维码、查看附近的人等功能不断的扩大关系网络。微信健全的信息传播功能能够帮助档案信息管理，能够及时的为社会公众提供简便的档案服务，公众可以通过关注档案信息服务公众账号，需要查询的信息可以通过微信的方式发送，档案公众服务微信公众账号可以配以文字、图像的方式提供档案信息，实时的与客户进行交流，实现信息传播的一对多，与公众之间的互动性更强。

3 微信应用于档案社会公众服务的策略

3.1 加大宣传力度，吸引用户关注档案服务微信公众账号

档案馆提供档案信息服务主要是查阅、宣传档案知识等功能，通过完善档案公众服务微信功能，可以实现查档服务、通过微信可以实现查档预约，并通过微信实现在线交流，公众通过微信以文字或者语音的方式进行查阅或者提问，微信公众账号可以对用户的疑难问题进行简要的解答，快速的解答客户的难题。目前我国公共档案馆设置微信公众账号的级别较低，许多档案馆的微信公众账号的功能种类不够详尽，发布的档案信息仍然比较少。因此，对于加强微信在档案公众服务信息中的运用，从用户上看，要通过加大宣传力度，在不同的渠道上推广档案公众服务微信公众号。从档案馆的角度上看，要申请微信公众账号，通过朋友圈推广或者地区百事通账号宣传的方式来推送自己的档案服务信息。

3.2 建立完善的档案微信服务体系

通过微信公众账号这一公众平台，档案馆通过构建三维一体的服务体系，在服务的内容上以档案查询、档案使用、档案知识为核心，最大化的为公众提供档案信息内容，在服务内容上，公众通过微信公众账号搜索或者二维码扫描等方式添加档案局的微信公众账号，需要查阅的信息可以通过微信直接发送，档案馆通过馆内的数据搜索向用户反馈相关的档案信息，必要时可通过图片的形式为用户提供档案的原件信息。

在档案馆微信公众账号的功能设置上，可以参考许多微信公众账号，如在状态栏上设置档案服务、齐鲁档案、档案动态等分类功能，其中档案服务选项中包括预约查档、业务咨询、职称培训等服务。查阅齐鲁档案可以查阅到相关的纪录、齐鲁故事、抗战纪念等档案资料。在档案动态上包括信息速递、档案微博、门户网站、档案征集、投诉建议等功能。用户可以根据所需的寻找的信息宣传选项，如果自己所需的信息都不在这类功能选项中，用户可以通过语音或者文字的方式发送问题，档案馆微信采取“关键词自动回复”的功能，可以引导用户体验微信档案服务功能。

档案馆微信公众服务体系离不开完善的团队服务，档案馆提供档案微信公众信息服务，必须要有专业的团队进行维护，对于用户提出的问题在自动回复功能中无法解答时，要不断的完善智能应答系统，对于用户常常搜索的问题进行数据汇总，定期根据用户关注的热点档案问题进行信息的发布，及时的解答用户的疑惑。

4 结论

以往的档案馆为公众提供档案信息服务的方式是一种被动的接受式，通过微信公众号，档案馆可以在档案信息服务中处于主动的地位，可以通过向关注档案微信公众账号的用户及时推送相关的信息，拉近公众的距离，而且能够以视频、图片、文字、语音等结合的方式向公众推送信息，展示档案信息的生动性。通过将微信这一即时通讯工具运用到档案公众服务中，实现档案馆提供档案信息服务方式的转变，开拓为社会服务新途径。

参考文献

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作者简介

韩文利（1971-），女，浙江宁波人，本科，馆员，研究方向：档案数字化。