谈文书档案管理办公自动化应用

武海英

摘 要：在信息化背景下，档案管理也面临着新的机遇和挑战。如何跟上时代的步伐，提高管理的科学性，实现办公自动化，是各单位、各企业需要关注的问题。传统的公文档案逐渐向电子档案转变，办公自动化给管理工作带来了更多的便利，无论是收集信息、整理数据还是存取资料，效率和质量都有了很大的提高。因此，合理利用信息技术，提高自动化管理水平和安全性，已成为档案工作的重要组成部分。

关键词：信息化程度;办公自动化;科学性

在自动化背景下，档案管理的办公自动化是必然趋势。加强自动化应用，必须从档案管理信自动化出发，灵活运用电子自动化技术，提高管理安全性，丰富管理方法和手段，提高工作效率。

1 当前档案管理中存在的问题

1.1 自动化程度和水平不高

目前，档案管理的信息化水平有待提高。在互联网时代，信息化的发展已经成为几乎每个行业的发展趋势。而且，随着网络新设备的不断发展，引进新设备、新技术已成为推动档案管理有效实施的重要措施。但目前，我国一些企业对信息化发展的认识还不够，特别是一些企业和单位档案复杂、数量庞大。没有集团的资金投入，将难以实现全面的自动化发展，阻碍自动化建设，降低档案管理的有效性，无法为客户提供更好的服务。

1.2 缺乏专业的人才

坚持创新是市场发展的要求，是时代的必然趋势。因此，人才已成为管理的重要因素。自动化办公要求人员具备专业知识和技能，特别是掌握信息技术，能够不断学习新的知识和概念，操作先进的设备，以促进办公自动化的发展，实现档案管理的高效率。然而，在实践中，专业人才的缺乏已成为一个主要问题，人员不能运用科学有效的手段来提高管理工作水平，信息技术应用能力低，观念相对落后，影响了档案管理的自动化应用。

2 办公自动化应用在档案管理中的优点

办公自动化与传统档案管理的区别在于，它通过信息化手段简化和改善了繁琐的手工劳动。信息将通过电子文件和文件进行综合传输、传输和传输。办公自动化应用于档案管理，它有着非常大的作用，具体表现在很多方面。为了提高档案管理的效率，传统的档案管理模式一般采用手工复制档案的方式。然而，档案管理人员的失误或中间文本数据传输环节的失误，都会导致档案管理出现较大的差错，效率会不断下降。信息技术出现后，档案管理人员可以通过点击鼠标完成原始文件的复制工作，大大降低了出错的可能性;有利于文档文件的信息共享，原始文件只存储在传统的仓库中，有用的信息可以对外共享，科研机构和公众使用。办公自动化工具在有效保存档案的同时，可以对公文档案中的数据进行系统的统计和分析。它使得文件中的数据能够得到很好的利用，大大缩短了文件信息的反馈时间;方便了文件的检索和提取，只要计算机输入相应的数据，就可以通过模糊查询快速提取出所需的文件。

3 档案管理办公自动化应用途径

3.1 落实提升档案信息化管理水平的工作

提高管理信息化水平是实现办公自动化的重要措施。只有将信息技术、智能技术和自动化技术相结合，才能为办公自动化的应用提供充分的条件，提高档案管理的效率和水平[3]。

1）为提高工作效率和质量，应建立科学的信息系统，改进档案管理流程，利用自动化技术实现数据的整理、记录、读取和保存。

2）加强资金投入，引进计算机、扫描仪器等必要设备，简化档案管理内容，为员工开展工作创新节省更多时间和精力，推动办公自动化发展。

3）要规范档案管理的流程，特别是在办公自动化的应用中，无论是数据的整理、存取，还是档案的分类存储，都需要经过一定的程序，按照标准流程操作，以提高准确性和严谨性。

4）要组织职工学习新概念、新技术，增强对办公自动化的认识，全面推进自动化实施，推动管理信息化发展。也可以结合相应的激励机制，鼓励员工根据实际工作情况进行创新，提高管理水平。

3.2 提高自动化管理手段的科学性

1）为加强技术创新，实现科学管理，自动化带来了更多的便利，但也存在许多漏洞。因此，必须建立更加科学的管理机制，用科学的手段推动自动化的发展，充分利用自动化的优势，提高管理水平。有效利用信息系统的优势，以企业自身的档案管理需求为中心，结合市场发展趋势，构建科学的管理体系，实现办公自动化。既要保持技术创新，又要保持档案管理的科学性，全面推进电子档案发展，优化资源配置，提高信息资源利用率。

2）改革原有管理体制，根据办公自动化的发展趋势，结合具体的档案管理内容，明确各部门、各岗位职责，制定科学的管理制度，以自动化技术推动管理工作向现代化方向发展，以适应社会发展的趋势。

3）要提高全员的创新意识，明确档案管理目标，创新服务意识，运用办公自动化手段，丰富服务形式，建设特色服务文化，充分发挥档案资源的价值。根据不同档案信息的内容，为市场提供更好的数据，同时推动办公自动化的应用，以优质的服务创造市场。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

1）要加强对档案管理工作中一些重要因素和重要意义的培训，灌输员工的责任感，播放因档案信息泄露或管理不善造成公司和个人损失等新闻短片，以加强工作人员对档案工作的重视。只有强化责任感，才能提高档案工作的执行力，为档案工作人员提供更强大的精神动力，从而提高工作效率和质量，让档案工作更有乐趣。

2）只有在管理机制中加入科学的绩效考核机制，对员工实施必要的奖惩措施，才能从根本上加强管理，提高管理效率。

3）要完善档案信息化管理的监督机制，加强对管理者的监督，提高工作责任的明确性、公开性和透明度，促进员工之间的良性競争。只有通过组织员工学习计算机相关知识，掌握软件和设备的操作技能，同时培养员工的自主学习意识，通过激励机制和监督机制，促进管理者不断提高综合素质，档案管理的办公自动化效率能否提高。

3.4 建立档案管理的安全防范系统

自动化办公系统广泛应用于计算机技术，在信息的记录、整理和传输过程中，文件的机密性会受到威胁。一旦信息泄露，将对企业或社会构成威胁。因此，要注重安全制度的创建和应用，规范档案管理的具体流程和内容。例如，电子文件一般离线存储，用于保存档案的介质应妥善保存。要加强对电子档案的检查维护，建立专门的防范体系维护监测机构，定期排查系统安全隐患，为档案管理创造良好的自动化办公环境。

4 结束语

信息时代的到来，使电子信息技术广泛应用于各行各业，促进了办公自动化的发展。同时，时代的进步推动了档案管理在企业管理、国家部门管理和教育机构管理中的重要作用。在办公自动化的形势下，也需要创新和改革。推进档案管理办公自动化是提高档案管理水平和质量的重要措施。分析了当前档案管理中存在的问题，探讨了自动化在档案管理中的应用。通过现代技术的应用，促进管理自动化的发展。

参考文献

[1]黄思颖，彭韵杨，石继辉.基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J].秘书之友，2019（4）：21-23.

[2]杨晓梅.办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性分析[J].办公室业务，2017（18）：187.