加强办公室档案管理的方法探讨

蔡文涛

摘 要：在部门管理工作中，档案管理是非常重要且必不可少的一项内容，然而由于重视度不足、管理方式单一等问题导致目前档案管理工作的效率较低，无法满足新时代下的工作需求。所以单位领导必须重视办公室档案管理工作，加大宣传力度，定期组织思想教育与技能培训，提升人员的专业素质，促进档案管理工作的优化和创新。

关键词：办公室;档案管理;重要性;方法;制度

办公室档案管理工作的内容不只是保管档案，还需要工作人员向其他相关部门的人员提供档案利用服务，所以档案管理工作的效率直接影响着单位运行。加强档案管理工作不仅要完善现有的规章制度，更要注重创新与改革，运用信息化技术丰富档案管理的形式，优化服务模式，有效协调单位中的管理工作。本文分析了办公室档案管理工作的价值，并从几个方面探讨了加强办公室档案管理的方法，以期提高档案管理工作的质量以及单位整体的运行效率。

1 办公室档案管理工作的价值

首先，加强办公室档案管理工作可以提升工作效率。由于办公室中的档案信息和资料大多具有指导性，所以这些档案可以为其他部门的工作提供指导。而且运用信息技术开展办公室档案信息化管理后，进行简单的搜索就可以查阅档案、访问数据，非常快捷、方便，大大节约了时间和精力。因此，有序管理日常档案与重要档案，能够实现单位工作效率的有效提升。其次，加强办公室档案管理工作能够保护单位的文件资料。档案管理人员可以针对重要文件设置访问权限，提高档案的保密性，进而确保文件的安全性。最后，加强办公室档案管理工作可以促进单位发展。从整体上而言，各种档案记录了单位的发展历程，其管理工作在很大程度上影响着单位的工作质量与运行效率。系统性的档案管理工作可以让领导人员全面、深入地了解单位情况，进而合理调整工作计划，促进单位的健康、可持续发展。

2 加强办公室档案管理的方法

2.1 完善档案管理制度，重视思想教育工作

为加强办公室档案管理工作，单位领导首先要给予足够重视，完善档案管理制度，确保其合理性与可行性，让档案管理人员能按章办事，提升档案管理工作的规范性。档案与文件的管理很难完全分开，所以工作人员可以合二为一，进行综合管理。单位必须专门设立档案室，方便工作人员分类存放各种档案，这样在查阅和使用档案时也能减少不必要的时间浪费。工作人员要妥善保管档案文件，尤其要按照规定存放重要文件，并进行加密处理。除此之外，单位领导要健全档案管理程序，将责任明确到人，促进档案管理工作的有序开展，提升工作效率。

目前导致办公室档案管理工作效率较低的一个重要原因就是工作人员的重视度不足，所以单位领导要加强其思想教育工作，促使其及时转变思想观念。单位领导可以将档案管理工作纳入单位的部门管理工作规划中，让档案管理部门与其他相关部门共同执行业务、获得发展和进步。另外还应加大宣传力度，以单位所有员工为对象，增强其思想意识，使其重视档案管理工作，积极配合档案管理人员，为工作的有序开展打下坚实基础。让每一位工作人员了解档案管理工作的作用和价值，知道其与自己的生活及工作息息相关，进而支持档案管理人员完成工作。

2.2 定期开展专业培训，提升人员管理能力

加强办公室档案管理工作的一个有效途径就是提升工作人员的专业能力，具体而言要从以下两方面采取措施。一方面，因为工作人员自身的工作能力会在一定程度上影响档案管理工作的效率，所以单位领导应定期组织其参加技巧会议，鼓励大家交流讨论、分享经验，加深其对办公室档案的了解，进而减少档案管理中的失误情况，提高工作效率，改善档案管理工作的质量。

另一方面，针对目前在档案管理工作中人员专业能力差、人为失误较多的问题，单位领导要定期组织专业培训，提升其档案管理能力。比如，邀请其他单位资历高的档案管理前辈开展专题讲座，传授如何提高管理效率的经验，或者安排信息技术专家向工作人员讲解专业知识，在传授信息技术使用方法的同时渗透信息化管理理念，促进工作人员的专业能力提升以及办公室档案信息的电子化管理。为避免个别工作人员重视度不足，让培训活动流于形式，白白浪费人力和物力，在培训之后应进行相应的考核，并将考核结果与个人评优、年终奖发放挂钩，确保工作人员专心参加培训，不断完善自我，提升档案管理能力。

2.3 运用信息化管理模式，实现系统自动化

为适应社会发展，办公室档案管理工作也要积极创新工作形势，工作人员要抓住时代机遇，运用信息化管理模式提高管理效率。在该模式下，工作人员使用计算机中的档案管理软件就能轻松进行档案管理，不仅能看到所有部门发送的档案，还能线上分类各种档案，在平台上整理和存储档案，大大节约了信息整理、归档等工序的时间。另外，工作人员还能在计算机中建立档案信息的数据库，不仅能通过搜索循序查找相应的档案，还能随时在电脑上进行档案的修改、补充、审核等工作，让档案信息更加完整、连贯，提升档案管理工作的质量和效果。利用信息技术管理办公室档案是对档案管理工作的有效创新和改革，可以使档案管理的实效性提升，是新时代下的必然趋势。

实现办公室档案管理系统的自动化和管理工作的一体化能大大提升工作效率。为档案管理工作创设一个自动化的环境，可以让档案收集、整理等工序均在系统运行的过程中统一完成，这样能提升档案管理工作的安全性和规范性，在存储和查阅档案时也更加方便。在严格按照相关标准进行档案分类后，计算机可以进行档案管理，并且向其他部门分享资源。同时还能提供多种渠道供用户检索文档，通过计算机的输入和输出就能管理信息，做到集成管理办公室档案。

2.4 确保档案管理的保密性，提升服务质量

信息技术的迅速发展固然促进了办公室档案的信息化与电子化管理，但在提供基础条件的同时，也提升了档案管理工作的风险。针对这种情况，管理人员必须及时采取应对措施，确保档案管理的保密性。平时在管理办公室档案时，工作人员应当遵循相关的规章制度加以分类，并且结合档案文件的保密程度分批保存和管理。具体而言，按照保密程度不同，可以将档案分为几个档次：一般档案、秘密档案、机密档案与绝密档案。單位领导在聘用和选择档案管理人员时要先进行资格审查，特别是负责管理机密档案和绝密档案的人员，必须在审查合格后上岗，加强对其工作的监督管理，确保办公室档案能得到妥善的保存和管理， 确保档案管理的安全性。

在以往的办公室档案管理工作中，工作人员在存档时大多采取传统的手工编辑方式，在使用档案资料比较麻烦，费时费力，导致档案文件的利用率较低。为提升服务质量，工作人员需要积极改革与优化档案管理工作，通过建立健全网络服务平台为用户提供更加优质的服务，以便快捷地查阅、传递和使用档案文件，提高档案管理工作的效率，还能大大节约使用者与服务者的时间成本。

我国社会经济的高速发展带动了各行各业的进步，在新的形势下办公室档案管理工作也处于亟待改革的状态。在工作实践中，单位领导需要完善档案管理制度，重视人员的思想教育工作，增强其管理意识;定期开展专业培训，提升人员的管理能力;运用信息化管理模式，实现系统自动化以及管理一体化;加大监管力度，确保档案管理的保密性，建立网络服务平台提升服务质量。通过种种措施加强档案管理工作，提高工作人员的管理水平与工作效率。

参考文献

[1]马荣.医学科研档案管理工作的特点与发展趋势分析[J].中国集体经济，2019，（30）.54-55.

[2]徐淑凤，董娟，付燕.信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2018（5）：118～119.

[3]杨亦君.医院人事档案信息在人力资源管理中的作用分析[J].中国管理信息化，2018，（21）.158-159.