基于电子文件环境下企业项目档案管理的思考

赵翠

摘 要：《电子文件管理归档与管理规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等的实施，为网络时代电子文件档案管理工作提供了执行依据。但在企业实际的项目档案管理工作中，受限于各行业标准不统一、各执行单位要求不统一、各操作人员素质不统一等因素，企业的电子文件项目档案管理依旧面临诸多困境。本文以F市城市轨道交通A项目（以下简称“A项目”）为例，结合自身工作实际，分析在电子文件环境下项目档案管理存在的问题，并粗略指出个人工作建议。

关键词：电子文件;档案管理

网络环境、无纸化办公环境，在极大提高工作效率同时，也带来了文件冗杂、版本众多、辨识不易等问题，《电子文件管理归档与管理规范》、《电子文件归档与档案管理办法》等管理规范应运而生，为电子环境下的电子文件管理提供了执行依据，但目前，电子文件的生成主体、文件处理系统等诸多因素，都极大的影响到电子文件的质量，以及后續的项目档案管理工作。

1 背景介绍

F市城市轨道交通A项目为F市重点建设项目，全长33KM，地跨2市4区，参建单位多达60余家，工期计划5年。

A项目建设单位自成立之初即开发了办公系统，集OA办公系统、项目管理系统、档案管理系统等于一体，使用单位涵盖建设单位、勘察设计咨询单位、项目施工单位，旨在减少“沟通壁垒”、达到各项工作“标准统一”。同时，项目建设单位自成立之际就着手制定了项目档案管理办法，颁布实施《A项目档案实施细则》，从项目文件形成、整理、归档等环节，具体明确了各项相关工作要求。

即便如此，在网络化、电子化办公环境下，A项目在实际的项目文件、项目档案管理工作中，依旧存在着诸多难点、问题亟需解决，以备后期相关验收工作的开展。

2 A项目档案管理存在的问题

2.1 来源广泛，收集范围大

A项目参建单位众多，每位参建人员都是项目文件的形成者;项目工期长，文件形成时间跨度较大;工程建设难度高，针对某一个难点建设部位，往往来往文件较多，流程繁琐。文件来源范围极广，文件种类极多，收集难度极大。

2.2 文件冗杂，鉴定工作难

与文件形成者的工作习惯有关，在电子文件环境下，某份文件或许有备份若干、草稿若干，如稍有标识不慎，或未及时整理归档，均会导致文件冗杂，对后期的鉴定工作带来极大不便。

2.3 双套执行，整理任务重

传统纸质文件环境下，项目档案工作只是传统的收集、分类、编号、组卷或组件。但在电子文件环境下，需按照双套制执行，电子文件、纸质文件均需按照相关标准进行整理。在整理过程中，需时刻关注并标识电子档案与纸质档案的互见、对应关系，档案人员工资任务极大。

2.4 系统繁多，对接工作难

电子化办公环境下，各社会主体均迅速开发自身的“办公系统”，A项目涉及的参建主体较多，尤其是政府办公系统的应用，集政府、事业单位、市属企业于一体，便利了上述单位工作的开展。但A项目建设单位为非市属企业，政府对其建设单位的系统权限开放仅限于基础性的收发文工作，这样，该项目建设单位需同时使用2个甚至更多个3办公系统，电子文件收集难、工作对接开展难。

3 问题的原因剖析

3.1 执行依据不足

城市轨道交通项目近年来呈快速增长趋势，除北京、上海、广州等少数几个轨道交通建设较成熟的城市之外，后起之秀目前尚处于探索阶段，规章制度等执行依据不够健全，比如F市，截止目前，尚未有项目主管部门统领性的项目档案执行依据。

3.2 人员素质不足

A项目参建单位众多，加之F市各区在A项目建设模式及项目有关报规报建、征地拆迁等诸多工作方面的政策有所不同，在规范性文件格式、版本等方面也会有所不同;此外，各参建单位文件形成者、处理者、资料员、档案员素质不统一，且受文件处理习惯的影响，在即便有文件著录格式、文件处理流程，项目文件质量依然参差不齐。

3.3 业务指导不足

A项目在实施中，行业主管部门、电子文件管理部门、档案管理部门、项目主管部门因分工不同，对项目电子文件、电子档案的重视程度不够，对工程建设的重视程度远高于项目文件、项目档案的重视程度，对项目电子文件相关工作的业务指导亟需加强。项目建设单位根据公司实际制定了《项目档案实施细则》，但受制于项目主管部门、档案主管部门对城市轨道交通建设项目档案管理规范的缺失，项目建设对各参建单位的业务指导仅限于传统纸质档案的整理方面，对电子文件与项目纸质档案的整理关系的业务指导暂时缺失。

4 对企业项目档案管理的工作建议

鉴于上述问题，建议从以下四个方面开展对A项目的档案管理工作。

4.1 统筹管理、全面管理

一方面，政府项目主管部门需统筹全局，对项目档案工作坚持三纳入原则，从项目施工的各个重要环节提出把控要点，主动开展业务指导工作;同时，作为A项目的建设单位，需宏观把控本项目的电子文件和项目资料管理工作，同时，针对具体业务开展详细的指导、培训、教育工作，全面提升参建单位的电子文件、项目档案管理意识，全面提升资料员的业务员素质。

4.2 前端管理、全程管理

一方面，A项目建设单位需要从信息系统角度出发，实现电子文件的全方位管理，具备电子文件的归档功能;另一方面，档案人员需在文件全生命周期中及时跟踪与A项目有关的、来自全参建单位的电子文件及其元数据。

4.3 明确标准、规范管理

标准是一切工作的引领。A项目的《项目档案实施细则》规定了“如何做”，明确了关于组卷标准和原则，文件责任人以及编号等一般规则，但“做哪些”、“如何移交”、“如何验收”等与政府部门相关的工作需要由政府项目主管部门、档案主管部门来进一步明确。此外，在纸质版文件签署过程中，需牢牢关注文件签署的有效性，严格按照规范签署，保证文件、档案在保管中的安全性。

4.4 人员管理、常态管理

A项目的《项目档案实施细则》明确，每半年组织项目档案人员培训一次，以提升项目档案人员对该项目档案整理的标准;明确项目档案管理员需报备建设单位，保持人员稳定，以保证项目资料人员队伍的稳定。《项目档案实施细则》还明确，现场业主代表需每月汇总上报分部分项验收情况，以明确项目档案主要工程节点，及时跟踪项目资料的查验工作。人员管理、常态化管理在项目档案管理中已取得一定成效，需进一步完善、实施。