某科技档案组卷存在的问题及解决方案

孙美娟

摘 要：科技档案是科学技术成果的载体，科技档案验收是科研项目验收的前置条件。某军工科研项目由于科技档案验收未通过，而制约其课题验收。针对这一情况，特总结其在科研项目档案组卷中存在的问题以及后续的解决方案，为后续重大科研项目档案组卷提供参考。

关键词：科研项目;科技档案;存在问题;应对措施;组卷原则

科技档案是指在科研项目的规划、论证、组织实施、监督评估、考核评价等全过程中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是重要的科技资源和知识资产。具有种类多、成套性、电子与纸质并存、全过程记录等特点。做好科技档案管理工作已成为企业建设与发展的一项重要任务。

1 科技档案的重要性

某军工科研项目于2012年底批复立项，批复总经费一千多万元，项目研究周期：5年（2013年1月-2017年12月）。2018年5月，项目依托工程实体研究工作全部完成;2018年6月，完成全部研究任务。项目组于2018年9月组织专家对课题成果进行了鉴定，专家组对课题成果给予了较高评价，认为课题完成总体质量较高，研究成果总体国内领先，部分成果达到国际先进。2018年10月完成财务决算审计。

由于档案验收未通过，至2020年仍未结题，除去特殊时期影响验收的情况，也足可见科研项目档案验收的重要性。

2 常见问题

加强科技档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，而从目前企业的科技档案管理工作来看，存在诸多问题。

1）领导重视程度不够。从施工企业角度而言，领导更重视生产经营活动环节，对档案的管理工作，一般只有在出现一定问题的情况下才会提及，平时没有管控意识，使得科技档案管理只有在最终影响验收的情况下才予以重视。

2）制度不完善。科技档案涉及科研项目的方方面面，如果没有从立项申报就建立相关的制度予以保障，无法将全过程的资料都收集完整。在档案验收时发现，无档案收集方面支撑性文件，未体现在实施方案，兼职档案人员亦不知哪些资料需要归档。

3）档案人员意识不强。诸多科研项目未配备专业的档案人员，均由科研人员兼任，科研人员无专业的档案归集知识;且科研人员流动频繁，存在私自保管、不及时归档的情况，无法保证文件的时效性和完整性。

3 应对措施

1）规章制度健全，职责分工明确。在科研项目立项之初应制订档案管理相关规定和工作方案，同时加强培训工作，从思想教育、职业道德方面予以提高，将科技档案管理工作建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础上。从规划阶段着手、申报立项阶段正式固化，在实施方案和年度计划中进行细化，形成有效的管理机制。

2）强化培训工作，提高人员素质。企业为档案管理提供人员、资金及档案保管场地等必要支撑条件，加强对课题档案管理的组织协调、联络沟通、培训指导及监督检查工作。档案人员要严格按照科技档案管理规程，做好科技档案的收集、整理、保管等工作，做到科研相关方面归档文件能及时、有效、准确的归档。同时，科技档案人员应积极参与档案形成的工作中，以保证资料的完整性。加强对兼职档案人员的培训，不仅学习档案知识，还要加强档案管理业务水平，提高档案工作效率。

3）完善法人管理责任制。课题组建立和完善法人管理责任制，组织课题档案的收集、整理、归档及移交工作。收集、整理、归档及移交自身产生的专项管理档案。课题组负责指导和监督档案管理、检查工作，指导课题承担单位开展具体档案管理工作。

课题组负责档案的管理、监督和检查。如技术、财务、管理、文书等，其中技术档案是指研究开发过程产生的技术类檔案，如设计文件、试验报告，科技报告等。财务档案是指研究开发及管理过程中与财务相关的文件，如预算书、审计报告等。管理档案是指专项（课题）全过程管理中产生的管理类文件，如评审意见，会议纪要等。文书档案是指往来函件（通知、批复）等。

4）强化规范化管理。在健全各项档案方面的规章制度的基础上，按阶段强化科技档案的规范化管理，科技档案按阶段划分为：规划阶段、申报立项阶段、过程管理阶段、综合绩效评价阶段等方面。将科技档案管理工作建立在遵循客观规律、发挥人的主观能动性的基础上。

4 总结的组卷原则

以某军工科研项目为例，总结如下组卷原则：

档案以卷为单位，按照封面+卷内目录+卷内文件+备考表的顺序进行组卷;纸质档案与电子档案同步建立，并保持信息一致。按照专题组卷，各专题相对独立，如有交叉，可在备考表中进行描述;卷内文件按时间顺序排列，编制卷内目录;封面、卷内目录、备考表有固定的格式，不可随意调动;确保文件的独立性、原始性、真实性;一套档案中，文件是唯一不重复;同一文件的不同载体之间文件内容、版本等信息一致。

档案材料不仅包含纸质文件，同样包含声像;外协外包方文件;电子文件;样机、样品、探伤胶片等实物收集和整理。

管理类文件以任务书为收集依据，归集、汇总、检查同样是以任务书中的条目进行查看。

技术类文件要求编校审齐全，不造假，不违法，实事求是的记录研究全过程，成功的试验档案要归集，失败的试验档案同样也需要归集。

验收类文件：课题验收、决算、审计，验收阶段文件等。

成果类文件：论文、专利、软件著作权等以汇编的形式，由课题组统一归档。

声像类文件：声像文件采用“保管期限代码—项目（事项）—事由—时间—编号.扩展名”格式命名。保管期限代码：分别用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年。时间用8位阿拉伯数字。声像档案资料整理目录包括序号、内容、密级、摄制者、摄制日期、备注等。一盒（盘）录像带（光盘）为一个保管单位。一个保管单位有一个唯一号。录像带（光盘）的盒套外应贴标签，并进行标注。主要标注元素有：编号、片名、内容提要、时长、制作单位、制作时间、保管期限、密级等标识。

外协类文件：合同、采购过程、合同或技术规格书要求提交的相关文件、合同验收相关文件。

5 对后续的启示

科技档案管理工作，对企业的发展具有重大作用和意义，其作用及价值体现在以下方面：课题完成情况以任务合同书中的考核指标为依据、财务审计需要审计报告、收支执行情况报告及支出凭证;为文件追踪、过程监督、问责等提供原始依据，能够“追根溯源”，明确责任。可用于知识管理和知识传承;为后续研发及应用提供参考借鉴。

所以企业应重视科技档案管理工作，让科技档案发挥其应有的作用。由于科研项目千变万化、日新月异，同理科技档案也是不断推陈出新，在今后的工作中一定会出现新问题、新状况、新难点，需要档案人员不断学习和进步以适应科研项目管理需要，更好的为科研项目服务。

参考文献

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