我国人事档案管理现状及改革若干问题探究

郭飞

摘 要：我国现阶段的人事档案管理工作具有一定的历史遗留性，传统的人事档案管理办法已经很难适应飞速发展的中国社会需要，现阶段人事档案管理工作中存在的问题也很突出。这些问题值得我们思考和总结，发现问题并解决问题，提出行之有效的改革措施。在充分利用资源的条件下要尽可能迎合社会发展，发挥现代化管理的作用，尊重历史与事实，遵循法律与制度，使人事档案管理工作更好的服务社会与人民。

关键词：人事档案;管理现状;改革措施

人事档案产生于国家机构和社会组织对于人事管理活动的需求;即我国人事管理制度的一项重要内容，它不仅记载着每一个人的身份、学历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和业绩等内容，还与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，更重要的是人事档案几乎记载了每一个人的人生经历，在党政组织、企事业单位等选拔干部和使用人才，以及个人转正定级、职称申报、办理社保等相关证明时，起着凭证、依据和参考的重要作用。

1 人事档案管理现状

我国现阶段的人事档案管理工作具有一定的历史遗留性，它是我国特有的经济体制和历史条件下建立的人事管理模式。随着改革开放的进行，我国社会由计划经济向市场经济转变，老套的人事档案管理办法已经很难适应飞速发展的中国社会需要。社会在变革，我国的人事档案管理工作也在不断的发展，但人事档案管理工作中存在的问题也很突出。这些问题值得我们思考和总结，进而提出行之有效的改革措施。

1.1 人事档案管理模式不匹配

人事档案管理工作既是一项服务性工作，又是一门融合了多学科的综合性行政工作。前面讲过，我国的人事档案管理工作具有一定的历史遗留性，随着几十年改革的探索，我国成功地实现了从计划经济体制向社会主义市场经济体制的转轨，这就要求我们的人事档案管理工作不能一味的按照旧的模式进行。社会发展的变化不断催生我们人事档案管理工作中的一些问题，这些矛盾充分表明了现阶段我国人事档案管理工作模式与社会发展的不匹配。

1.1.1 管理体制的问题

我国人事档案管理体制的改革并不适应于现阶段社会的发展变革。随着我国社会从计划经济向市场经济转型，与之相应的人员流动也不断增多，原有的一体式自上而下的人事档案管理体制受到市场化影响变得有些混乱，究其原因，就是尚未形成完善的人事管理新制度以适应现阶段我国经济社会的发展需要。改革开放前，我国的人事档案管理工作主要基于革命年代建立的体制，人事档案重于记录个人的政治、历史背景以及思想道德修养等方面，但特点是统一归政府机构、机关和国企、事业单位人事部门管理，管理权较为明确。随着改革深入和经济的发展，许多民营和外资企业等开始纷纷崛起，大量人才和员工流入这些企业中，但是其人事档案保管权却依然归于当地人才交流中心，民营和外资企业要定时缴纳一定的管理费用。这就导致许多用人企业和人才交流中心不能随时就人员档案的内容进行修改、更新和完善。组织人事部门对于这些企业人事的管理和了解仅限于纸面内容，人才流动服务中心没有监管这些企业的责任，而企业主管人事的部门职能又在不断弱化，尤其是对于那些人员流动频繁的部门，每年甚至频繁到每月都有人员流动，这种人员的人事档案很少被详细地记录下来，于是就造成了一些档案的断档。另外，很多企業的人事档案记录内容照搬政府机构、机关和国企的归档内容，依然着重记录个人的政治、历史背景以及思想道德修养等方面，缺失很大一部分人事调动、工作业绩和实际工作情况等内容，很难全面反映员工的基本情况，参考价值不大。

1.1.2 管理人员的问题

由于缺乏有效的监督，加上很多国企、事业单位对档案管理人员的剪裁，而一些外资、民营企业又对人事档案管理重视度不够高，很多单位甚至没有专门的负责人事档案管理的人员，一些兼职的、或外聘的档案管理人员没有接受系统的培训，专业素养更是有待提高，这就造成许多人事档案的信息收集和归档整理不规范、不完善;一些单位的档案管理人员更换频繁，工作交接粗心不负责，造成人事档案的丢失和遗漏，这些问题都是很突出的。久而久之，我国社会人事档案管理水平就在不断降低。

1.1.3 管理方式的问题

企业和部分单位在人事档案管理方面投入的人力和资金不足，一些档案资料袋和纸质档案破损、受潮、虫蛀和缺页以及部分装订散开等问题都很严重。管理方式的不合规矩，加上部分企业和单位对于员工人事档案重视度的宣传力度不大，造成人员流动、岗位变迁、职位升降等方面较为随意，没有及时补充相应的档案资料，这些问题都造成人事档案的缺失和全面性不够，当某些原因需要调出人事档案时，发现人事档案断档严重，于是档案造假现象层出不穷，这样一来，人事档案的真实性大打折扣，可借鉴性所剩无几。

1.2 人事档案管理缺乏先进性

1.2.1 管理意识缺乏先进性

人事档案管理意识缺乏和观念守旧很容易造成管理工作的落后。有些企业或单位从领导到档案管理从业人员都对人事档案管理缺乏重视度，生产和业务总能与时俱进，但人事档案工作却没有时时改进和关注，领导重视度不够，工作人员自然懈怠，很难做到积极主动的将人事档案资料定时整理、上报、修正等一系列工作做好，没有很好的遵循科学发展观和以人为本的精神。

1.2.2 管理手段缺乏先进性

随着我国经济的飞速发展，各式各样的企业、单位对人才的需求不断加大，人员流动频繁造成一种现象，就是“档”不随“人”走。传统的人事档案管理手段已经落后于时代的发展。很多企业和单位的人事管理部门还沿用手工管理纸质档案的方法，管理和办事效率大大降低。

1.2.3 管理设备缺乏先进性

信息时代的到来让计算机成为办公和存储资料的不可或缺的办公设备。未来企业和单位无论是办公还是管理都在向着自动化过渡，相关的电子设备将成为必需品。部分单位传统的人事管理设施已经不能跟上时代的步伐，现代员工人事资料不仅包括文字，还有照片、影像等大量的信息需要存储，不采用先进设备信息化处理和收集人事资料，众多企业、单位之间都不能很好地互通信息，更别说适应信息化的社会。

2 人事档案管理改革探究

2.1 依法管理人事档案

人事档案所涉及的内容不仅关乎个人的隐私和权益，更是国家档案和国家发展的重要环节，依靠法律保护和规范才能更好的完善人事档案管理工作。《档案法》的颁布为档案管理工作和人员人事档案提供了法律依据和保障，也规范了相关内容。在国家法律的框架下，建立健全各种人事档案管理的相关规章制度是当务之急，现代化的档案管理才能更好的适应社会经济发展，促进人事档案管理实际工作有条不紊地进行。

2.2 完善人事档案管理制度

2.2.1 加强人事档案收集的规范化与全面性

以往在人事档案管理工作中普遍存在的一个重要问题就是材料的收集不规范以及人事档案内容的不全面，这样就造成档案质量与可借鉴性较差。针对这方面问题，首先就是要求各个单位和企业要依法、依据条例制定适应自己实际情况的实施细则，并严格执行，制定统一的立卷和建档标准更加有利于管理;什么样的材料能够入档、什么样的材料需要修改，都要一一审查。另外，要及时补充人事档案中各人员流动、升迁、考核业绩以及个人能力、业务水平、科研成果等鉴定情况等方面内容，做到相应的查漏补缺和内容完善。对于查、借、转档等各方面的业务都要进行规范化，建立一套切实可行的制度和规范流程。

2.2.2 加强有效的监督管理机制

人事档案管理制度的顺利实施离不开有效的监督和问责机制。要做到领导定期检查、员工定期整理，或者设立专门的人事档案管理负责人或领导小组统一管理、监督，并做定期汇报考核。条件允许的情况下，还可以对表现较好或较差的档案管理人员进行适当奖励和惩罚，奖惩并用来调动积极性。

2.2.3 核实人事档案内容真实性

人事档案系组织用人、个人升职待遇等许多重要方面依据，所以确保人事档案真实可靠的重要性也就不言而喻。要保证人事档案内容的真实可靠性，首先要考核规范管理人员，提高人事档案管理重要性的认识，增强其业务水平。另外，对于归档内容要进行严格审查，认真核实规范后的档案才能入档;对于一些虚假材料要依法严格处理，及时纠错。

2.3 增强档案管理人员素养

增强人事档案管理人员的素养是改革档案管理工作的重要内容，因为管理人员是工作的具体实施者，他们素质的高低直接影响工作的能否顺利进行。首先，理论要过关，定期的业务培训和专业技术学习是重中之重。同时，培养档案管理人员敬业奉献的服务精神，实事求是的工作态度，认真负责的责任心和专业耐心的职业操守，在掌握新知识体系的前提下能够将工作更具实效的完成好。对于工作中常常出现的问题，要定期互相交流讨论，善于解决各种档案工作特殊情况的问题。

2.4 完善设施建设，优化管理手段

现代化的人事档案管理需要有专门的场地和设施，进行专人管理。硬件的优化是提高工作效率的必要条件，档案盒、防火防盗设施、计算机等电子设备的配备以及空调、排风、防潮防虫等设施都要按照要求配备。条件不允许的情况下，要争取取得有关部门支持，同时也要因地制宜，充分利用现有资源，发挥其最大作用，可以根据实际情况来分层次引进新技术和设备。人事档案管理从业人员要不断加强学习，引进新技术人才的同时也要培养原有员工的新技能和新的管理理念，使其更好地适应现代化社会需要。

2.5 建设信息化档案管理模式

信息技术的飞速发展促使现代人事档案管理需要与时俱进，建立信息化档案管理模式已经刻不容缓。

首先，要建立新管理理念。随着社会不断发展，人的信息越来越丰富，大量文字、照片、影像等电子档案需要管理。人事檔案管理面临新的变革，不管是从收集到整理、归档、统一化管理以及分类存储，都离不开信息技术。社会发展日益变化，要满足现代化需要，人事档案管理就不能因循守旧，建立新工作思维和管理观念是核心基础。

其次，将人事档案电子化，建立数据库和信息管理平台，进行高效网络化管理。利用新兴软件、APP、以及小程序将原有的纸质档案电子化，但前提是内容的统一和对照，满足日常人事管理的新需要。建立统一的规范数据库，充分利用现代技术和设施对人事档案管理进行电子化管理和工作，大大提高工作效率和安全保密性，同时也为考察员工、人员调动升迁、干部任免等工作提供方便的数据平台。

总之，人事档案管理要实事求是、以人为本，更要与时俱进。在充分利用资源的条件下要尽可能的迎合社会的发展需要，充分发挥现代化管理的作用，客观提供真实可靠的人员资料，尊重历史与事实，遵循法律与制度，使人事档案管理工作更好地服务社会与人民。

参考文献

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