浅析中职学校人事档案管理中存在的问题及对策

赵烨

摘 要：近年来，随着我国经济的持续稳定增长，各个行业有了良好的发展契机。中职学校充分利用现代信息技术完善档案管理，并取得了良好成效。就中职学校来说，人事档案管理对于中职学校的长远发展有重要作用。本文就中职学校人事档案管理存在的问题及对策展开论述，通过分析现阶段中职学校档案管理中存在的问题，提出针对性的解决策略。

关键词：中职学校;档案管理;问题分析;解决对策

“十年树木，百年树人。”人才资源是第一资源，选好人、用好人是每个单位必须面对的大问题。人事档案是反映个人政治修养、道德品质、思想觉悟、学习经历、工作经历、业务素质、作风表现、工作业绩、家庭情况、社会关系等的历史记录，是选拔、任用、管理和评价人才的基础资料。中职院校的人事档案管理工作不仅掌握着职教教师的全部信息和各种情况，同时对职教教师使用状况以及流动情况也做了详细记录。中职院校要发挥好教师的积极作用，将教师合理安排到相应岗位和使用，都离不开人事档案管理和使用。笔者在对中职院校档案管理工作进行了解后，试对相关问题和对策浅析如下：

1 现阶段中职学校人事档案管理存在的问题

1.1 档案意识不到位，管理专业性欠缺

在中职学校里学校以学生的教育教学任务为重，学校领导没有对人事的档案管理工作予以足够的重视，档案管理工作人员也就降低了对自己的要求。在很多中职学校里人事档案管理员都是兼职的，在做档案管理工作的同时还有很多繁重的行政事务，导致进行人事档案管理的精力不足，且很多管理员都不是档案管理专业出身，缺乏档案管理的专业知识，缺少档案专业培训，业务能力不足，造成档案的管理工作变成了学校的附加工作，流于形式。这样的人事档案管理使得其实际作用不能够得到有效的发挥，难以适应新时代人事管理工作需要。

1.2 档案制度不完善，管理效率低

“无规矩，不成方圆。”良好的管理制度是做好人事档案工作的坚强后盾。但现阶段许多中职学校的档案管理制度还不够完善，例如有关人事档案收集、归档、查询、利用及管理、保密等方面的规章制度不健全，缺失相应的档案利用规范，档案管理部门权责不清，这都有可能造成人事档案的遗失、机密泄露等。

人事档案管理工作效率不高，不能及时服务于教师和学校。有些中职学校还存在人事与人事档案管理脱节，实时更新的个人档案材料如学历提升、职称晋升、年度考核、教龄转年、薪级转年等材料得不到及时整理，有时还会误归档于文书档案，致使中职学校教师的档案信息不能及时更新、人事档案材料不完整，对学校的人才选拔和教师个人晋升都造成的一定负面的影响。

1.3 档案内容不完整，部分材料待核实

在中职学校进行的干部人事档案专项审核过程中笔者发现人事档案材料的一系列问题：

1）档案缺失。随着时间变迁、工作的调动、学校变更或改制，教师们的人事档案不断转移，由于缺乏专业化的管理，资料未及时归档造成了档案材料丢失。例如有些人事档案材料中的工作报到证遗失、个人学历证书复印件、各类奖励证书复印件、工作调动或晋升工资表以及担任干部任免表以及相关考察材料的缺失。

2）档案失真。由于填写人主观或客观原因造成如出生年月、工作时间、学历、干部身份等内容混杂交错，信息记录不一致，而人事檔案管理员未认真审核，造成最后人事档案材料失真。

3）档案内容价值不高。个人自传、简历、年度考核、调查材料等材料都存在很多空话和套话，简单相同，没有突出个人特点和年度变化，例如没有将教师相关的科研成果或是教育教学案例等资料归入档案，收集反映教师的综合素质的新材料不够，因此可用于选拔考察的价值不高，无法通过其档案全面了解干部情况。

1.4 管理模式单一，信息化水平亟待提高

目前，大多数中职学校的人事档案管理模式比较单一，手段较为落后，影响了中职学校干部人事档案的有效利用。例如这些中职校的人事档案大都只有纸质档案，而纸质文件容易损坏，且不易保存，还不能及时更新。查询档案信息时需要耗费档案管理者较多的时间和精力去翻阅大量纸质材料，从中找到需要的相关信息。随着现代化信息的快速发展，高科技信息化手段已经在人事档案管理工作中得到了广泛运用，但中职学校档案电子信息化建设信息化水平还处于比较低的水平。首先各中职校没有引进档案管理数字化的硬件设备和软件，其次各中职校的档案管理人员信息化意识薄弱、信息化技能不强，不能运用现代化信息手段整理档案资料，致使档案管理工作效率不高，这状况与现代教育事业的发展不同步。

2 解决当前人事档案管理存在问题的策略

2.1 增强档案意识，提高档案素质

解决中等职业学校档案管理中存在的问题，首先要增强各中等职业学校的档案意识，认识到人事档案管理工作在学校建设和发展中的重要性作用。人事档案管理是一项专业性很强的工作，人事档案管理人员不仅要具备较高的政治修养，还要具备较强的业务能力，不仅要掌握人事档案管理的专业理论知识、科学方法、熟悉所从事的业务工作，同时还要具备高度的职业责任感、服务意识和敬业精神。一方面，各中等职业学校要做好现有从业人员的职业能力培训，定期让他们参加档案专业知识培训，特别是结合实际需要，根据新的人事档案要求开展中等职业学校人事档案管理工作;另一方面，要加强引进具有档案专业知识和计算机信息技术背景的复合型人才，提高中职学校人事档案管理人员的综合素养。

2.2 完善档案制度，提升管理水平

首先，中职校人事档案管理要严格遵守人事档案管理的一系列规定，结合中职校的特点，制定和完善关于干部人事档案收集、归档、借阅、安全等管理的相关规章制度，使学校人事档案管理工作规范化，保证人事档案管理的安全性，更好地为教育人才资源的应用和管理提供决策支持和保障。如：制定有关中职学校人事档案鉴别归档方面的制度，做好人事档案内容及资料的鉴别，做到去伪存真、查缺补漏、去粗取精，使其能满足各校乃至教育局人事档案管理的工作需要。又如：根据《中华人民共和国国家秘密保护法》和人事档案查询利用制度，规范中等职业学校人事档案保密制度，确保学校人事档案安全。其次，要做好中职学校的人事档案管理工作，就要明确人事档案工作归属，管理部门的权责要清晰。根据人事档案的性质，目前中职学校合理的人事档案部应由学校办公室负责，综合性工作应在教育局办公室的指导、监督和检查下进行，具体工作由学校档案馆负责人或学校档案管理员负责。

2.3 丰富档案内容，提高档案质量

提高人事档案质量，是一项“立功于当下，利得于未来”的长期工作。根据现代人才选拔的需求，我们要不断丰富人事档案的内容。中职学校应根据学校教师的职业特点、特长，侧重收集有关师德师风、教学技能、科研成果、获奖表彰等方面的信息，及时收集归档，作为人事档案的重要内容，为今后教师人才的有效运用奠定信息基础。中职学校的每一名教师要认真对待自己的每一份人事档案材料，认真如实填写实际情况;同时人事档案管理员在归档审核时，更要分外仔细，严把入档关卡，在档案审核过程中若有发现缺漏，应尽快补齐并做好记录，如有涂改或记载不一致，应尽快取证上报并完成认定，归档。

2.4 运用信息化手段，实现数字化管理

随着现代信息化水平不断提高，社会对人事档案管理工作提出了更高的信息化要求，中等职业学校的人事档案管理也必须与时俱进。对于提升中职校人事档案管理的信息化水平，笔者认为可以从以下三点入手：

第一，建立教师电子档案库和档案信息系统。将中职学校的所有教师相关的档案信息进行筛选后，全部录入计算机，其中包括教师个人的教育、奖惩、职称评定、职务变动等资料，部分资料如工资表、年度考核表等材料可以通过扫描原件，以照片的形式保存;该电子档案库以姓名或是身份证号码等关键信息作为依据，建立人事档案信息系统。人事档案信息系统需要专业的管理人员进行每天维护和更新，确保各项信息的有效利用，在全面系统地记录个人信息的同时实现档案的动态更新和补充。该人事档案信息系统可自动生成干部任免审批表、干部简历等常用材料，在需要时可提供最快、最新的资料。

第二，实现人事档案数据库的共享。中职学校可以通过人事档案信息的分析与共享，实现便捷高效的干部人事管理。通过系统的快速检索、动态反馈、设置权限等技术手段，实现在数据库里规范地快速检索、查档、提取所需信息，这样不仅简化查档的手续，提高档案管理工作的效率，更能保证人事档案的安全性。

第三，在人事檔案工作管理上，还需要有专门的档案管理经费支持，特别是尤其是数字化的档案管理，各中职学校需要给予一定的经费支持，用来引进数字化的档案管理系统等以及必不可少的现代化设备，从而更好地保障人事档案管理工作有序高效开展。

人事档案管理对中等职业学校的建设和发展具有重要作用。中职学校要不断提高学校档案意识，完善人事档案制度，培养人事档案管理人员的综合素质，提高人事档案管理的信息化水平，让人事档案工作更好地为学校和社会服务。

参考文献

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