新时代事业单位档案管理的创新思路与方法

王海英

摘 要：社会发展带动科技进步，档案管理趋于信息化。电子档案开始取代纸质档案。目前，档案管理人员和管理方式还不能适应新形势下档案管理的需求，从而导致管理中出现多种问题。为确保事业单位档案管理工作的有效进行，单位需要针对管理中出现的问题，进行管理方式的创新和管理人员的培养。

关键词：新时代;事业单位;档案管理;创新

1 新时代事业单位档案管理的创新意义

1.1 保密性与服务性得到增强

部分事业单位主要职能是服务于人民群众，将科研成果、教育、医疗等服务提供给大众。而档案管理工作的创新，可以将更加便捷的档案服务提供出来，如通过档案查询平台的构建，档案查找难度显著降低，这样能够节约群众的时间和精力，提升人民群众的满意度。部分事业单位具有一定的保密性质，需要慎重处理各种档案资料。而通过档案管理的创新，构建完善的管理制度和安全防范机制，可以有机增强其安全性与保密性，避免有泄露等问题出现。

1.2 事业单位服务质量得到体现

社会服务是事业单位的基础职能，很多单位主要依据服务质量进行年终考核，以此来提升群众的满意度。实践研究得知，不仅工作人员服务质量、单位办事流程等因素会影响到群众满意度，档案管理工作的规范化程度也起着十分重要的作用。通过改革档案管理工作，提升档案管理的规范化程度，能够将单位的认真、严谨精神体现出来，进而优化单位的整体形象。

2 新时期事业单位档案管理存在的问题

2.1 缺乏健全的監管制度

经调查研究发现，管理混乱的现象经常出现在国家机关管理工作过程中，档案管理工作也因此受到影响。而且正是由于缺乏健全的监管制度，我国事业单位管理工作也持续处于混乱的状态。与之相反，我国部分机构在制度管理方面较为完善，但实际管理工作并未有效的落实到位，致使管理制度失去其价值。很少有人能够严格按照制度办事，导致工作效率难以得到提高。因此在进行事业单位档案管理工作时，仅仅依靠纸质文件，并不能有效发挥其约束力，管理工作也未能得到正常开展。

2.2 管理工具和手段缺乏创新

随着我国现代科学技术的进一步发展，我国事业单位档案管理工作在迎来发展机遇的同时，也在不断面临着越来越多的挑战。而且，各种大数据信息都不断增加，导致档案管理工作越来越复杂，管理难度也随之提高。但是，在实际的事业单位档案管理工作当中，并未能有效的引进现代管理技术，仅仅依靠人工管理模式，长期如此，便与大数据时代严重脱节，面对大量的数据信息也难以进行有效的整理和管理，进一步导致管理工作陷入混乱的状态，情况严重时甚至会危及到人民和国家的利益。

3 新时期事业单位档案管理的创新途径

3.1 创新档案管理理念

在新时期，事业单位岗位管理创新思路值得人们重视，所以，事业单位的管理人员应该转变传统的档案管理理念，将档案管理工作落到实处，同时转变事业单位档案管理人员的传统理念，不断学习具有创新思路的档案管理方法，才能不断地促使自我进步，将全新的创新理念事业单位档案管理工作相结合起来。同时，管理人员还应该互相学习、不断进步，并且在事业单位上层领导的激励下，管理人员还可以主动学习专业自我，将新的管理方法带入到工作之中，与同事共同合作。

3.2 提高档案管理工作重视度

档案管理工作受到各类单位的重视，人们也逐渐发现其重要性，因此，在不断发展的当代，事业单位的领导者更应充分认识档案管理工作对事业单位发展的推动作用，明确信息化发展潮流，端正档案管理工作态度，此外，相关领导者进行档案管理时，应当突破传统方式，扩大对档案管理的宣传力度，提高员工意识，充分调动单位内部积极性，使全体成员充分参与到档案信息化建设中，与此同时，领导干部更应该不断完善配套资源，为档案工作提供经济支持，实现档案信息化管理，提高管理效率。只有事业单位领导者充分意识到档案管理工作的重要性，才能结合单位档案管理部门，制定出与当前工作相适应的制度和任务，推动档案管理工作的开展，领导者还要提高对档案管理工作的检查力度，充分调动档案管理职工的工作积极性，当档案管理人员出现管理问题时，单位领导者也应及时进行指导，帮助其攻破难题，降低档案管理人员的工作难度。

3.3 完善建设制度提高制度保障

事业单位档案管理规章制度的建立与健全作为推动相关工作开展的有效途径，其能够在落实的过程中以系统化、规范化为标准。如，收集、筛选、保管等工作的完善;贯彻落实岗位责任制度加强管理人员的责任意识，使其得到发挥与发展。档案收集、整理、存档等工作的强化能够提升相关人员归档的速度与效率。其次，在档案经费保障制度中，贯彻档案保管方法，切实提升相关管理、保存条件，确保基础建设与管理设备的升级与优化。除此之外，教育经费保障力度的加大，使档案管理人员的专业能力与综合素养得到提升，以制度的完善为基础，推动科学化、规范化档案管理工作的开展。

3.4 研发管理软件

显而易见，很多事业单位在发展当中还是存在画地为牢、思想禁锢的现象，因此需要对现有的不符合要求的软件进行改善。事业单位当务之急就是对每一项工作进行完善，而很多工作形式及内容都需要由档案管理进行延伸。在研发管理软件的同时，还需要注重对档案信息的维护，不能顾此失彼。管理软件的研发及更新需要在有关部门分析、审核的基础上才能够完成，还要保证各项工作的有效对接，提高资源数据的利用率。对管理软件的研发，还需要在形式上推陈出新，将事业单位工作人员及有关事务的基本信息进行记录管理，使其能够在档案信息库中呈现出来，事半功倍。事业单位应该开通档案信息中心，建立有关的网站，如果员工有需求的话就可以输入编号查询有关的档案内容。通过建立一套完善的信息化管理程序，将计算机编程融入日常的管理活动中去。

3.5 落实动态管理机制

从事业单位档案管理原则角度来看，在进行管理的过程中管理人员应综合反映组织内部情况，同时对档案变化过程进行分析。目前，动态管理机制已经被不同的行业所使用且得到了良好的效果。同时不同的行业在应用动态管理模式后也形成了多元化的局面，利用动态管理与静态管理相结合后可以使管理工作更加全面、具体。管理人员既需要分析工作人员的工作状态同时还需要了解其在生活中的需要。在进行档案管理工作时应充分利用信息化技术并构建起信息化平台，实时对档案进行更新，在实现同步管理的同时准确、真实的反应出档案数据资料。在整理原始资料时应建立起专门的档案管理室，档案管理人员应特别关注，可以说档案管理信息化建设对档案工作现代化发展有着推动作用。在事业单位发展当中，需要完善有关的档案立法。尽管我国很多地区都针对档案管理等内容完善了相关的法律依据及规则，但是我国档案种类有所增加，甚至很多人存在管理的转变。针对这种情况，就需要在动态管理当中实时跟进，体现机制价值。

3.6 组织一支高素质工作队伍

人才是根本，因此组织一支高素质的工作队伍至关重要。事业单位档案管理工作要具备专业性的技能及综合素质才能够胜任，对档案管理人才的技术性要求较为严格。档案管理人员其自身的工作经验、能力等都会影响着事业单位的发展。因此，在档案管理工作中应组织一支高素质的工作团队，并定期开展培训工作，对在职的档案管理人员进行专业的培训工作和实现相互交流沟通，以期获得更多的管理经验，在档案管理工作中更加具有专业性、科学性以及合理性。而事业单位管理人员也要更加重视档案管理工作，随着信息技术的广泛应用，档案管理工作已经有了新的管理模式，事业单位要想提升自身的社会竞争力，就要采取有效手段来提升整个档案管理队伍的综合能力。具体办法如下所述：

第一，要引进各种先进的信息管理手段，并融入到档案管理工作中，落实对档案的信息化管理，实现各项管理工作的开展都以信息技术为前提和保障，以提升檔案管理人员的信息水平。此外，还可以为档案管理人员开展培训，以提升档案管理人员的信息素养等。第二，建立完善的奖励机制。事业单位要根据档案管理人员自身的实际表现、工作态度、综合能力等进行奖励，从而调动档案管理人员工作的主动性和积极性，促使其全身心投入到档案管理工作中去。第三，事业单位要想获得更多的优秀人才，可以和高校开展深入地合作和交流。事业单位可以在高校中招聘各种优秀的专业人才，而高校学生也可以利用在事业单位中的工作机会进行实习以及提升自身的工作经验。除此之外，事业单位要注重提升档案管理人员的综合素质，建立良性竞争机制，确保档案管理人员之间实现良性竞争，共同进步。

3.7 加强档案管理的保密性

档案具备的重大意义就是能够真真切切提供各种信息，因而成为事业单位多种工作正常进展的前提。档案资料要真实可靠，要加大力度进行保密方面的管理。信息技术被吸收进来之后，档案管理工作会更加现代化、信息化、数字化。所以，要依照网络特征构建起与之相关联的保密机制。尽量减少数据库和网络安全对其产生的影响，如此才会有利于档案管理效能的提升。

3.8 创新档案管理服务方式

就目前来看，事业单位要想对档案管理工作进行创新，同时也应该关注其档案管理的服务方式，管理人员也应该积极使用信息技术来完成档案管理工作，也可以使用在线服务系统向其他部门发送有关的档案信息，这不仅对事业单位档案管理工作进行了创新，同时也充分利用了在线服务功能，在一定程度上提高了档案管理的工作效率。除此之外，档案管理人员也可以利用在线服务系统对档案信息进行整理和归纳，检索和查找有关的档案，分析资料以及文件等等。因此，新时期事业单位档案管理需要对服务方式进行创新。

4 结语

档案管理是事业单位的基础工作。由于单位没有意识到档案管理的重要性，从而导致档案管理出现多种问题。新形势下的档案管理对管理工作有着更高要求。为提高信息化档案管理的有效性，单位需要创新管理模式，改变领导者的思维，培训专业的档案管理人才，对管理制度和流程进行完善，并及时更新设施设备，推动档案管理与信息化技术的有效结合。

参考文献

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