机关事业单位的保密档案管理工作探析

张永红

摘 要：档案作为反映事物、事件历史真相的原始材料，对于科学研究、政治决策和经济建设具有重要的参考作用。档案安全管理与保密工作十分重要，不仅直接影响到单位和个人的利益，甚至影响国家安全和社会稳定。在机关事业单位档案信息化建设的过程中，档案部门和管理人员必须高度重视，坚定不移贯彻落实总体的机关事业单位档案管理安全观，增强风险意识，强化底线思维，明确管理责任，确保机关事业单位涉密档案的信息安全。文章在此背景下，对机关事业单位的保密档案管理工作进行了浅要的分析和探讨。

关键词：机关事业单位;事业单位;保密档案;管理工作

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的档案法，将于2021年1月1日起正式施行。这是我国档案法治建设进程中一个新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志，必将对新时代中国特色社会主义档案事业高质量发展产生重大而深远的影响。

当前，机关事业单位档案部门的档案规范化管理与现代化信息化建设，有利于节约资源、提高工作效率，提升档案管理信息化水平。但与此同时，在档案管理尤其是涉密档案管理的过程中存在一定安全风险。由于对档案数据和应用系统控制和监管手段不足，一些机关事业单位管控能力不够;一些单位未同信息化平台的管理方、服务方划分责任，安全责任不明;一些机关事业单位未准确划分涉密档案保密数据上载范围，数据上载界限不清，可能会导致涉密及敏感信息外泄等。对此，在机关事业单位档案信息化建设的过程中，档案部门和管理人员必须高度重视，坚定不移贯彻落实总体的机关事业单位档案管理安全观，增强风险意识，强化底线思维，明确管理责任，确保机关事业单位涉密档案的信息安全。具体而言，大致可以从以下几个方面加强涉密档案的工作，确保机关事业单位档案工作尤其是涉密档案的管理不出纰漏或安全风险：

1 完善保密档案管理机制

传统档案保密工作中的立卷归档方法通常采用“四分法”，这种方法容易忽略一些保密工作的影响因素，导致涉密文件与非密级文件交叉保管的情况。梳理非密级档案资料过程中，能够发现不少的涉密文件资料，而且这些涉密文件资料上往往没有与涉密文档相关的标识，这就导致档案和保密出现脱节，增加了涉密档案的管理难度，降低了涉密档案的保密性。机关事业单位应成立专门的保密档案管理室，并将责任落实到具体负责人，配备专职档案管理员，形成由主要领导安排部署，分管领导具体抓好、档案管理员具体落实的工作机制，做到工作有目标，事情有人管、落实有人办、质量有保障的格局。

2 提升保密档案管理能力

档案的保密程度是有一定等级的，并且其密级也不是一成不变的，它会随时间的推移以及文件落实的情况变化而变化。在档案保密工作过程中，密级的变化主要包括升密、降密和解密三种形式。其中，档案升密情况一般是比较少见的，而且时间比较短，更多的是档案的降密和解密。通常引起档案密级变化的原因主要有几个方面：一是保密的范围发生了变化;二是密级档案的作用效果产生了变化，之前的密级文件指导作用无法满足当前的工作要求，密级文件的指导作用也就不复存在，所以密级也就随之降低或者消除;三是保密时限发生变化。机关事业单位在档案管理工作中，应增强档案管理人员的档案意识和业务素质，积极组织人员学习有关保密档案管理的政策、规定，采取多种方式加强保密档案知识培训学习，强化保密档案管理能力，使保密档案管理工作逐步规范化、标准化、安全化。

3 规范保密档案整理工作

在一些单位，档案管理部门和保密部门是分设的，实际工作过程中，档案管理部门通常关心的是档案的管理和使用，而保密部门工作重点则放到了档案室管理的档案文件，特别是一些密级较高档案的安全性上，如何保证保密期限内档案文件的安全是他们最为关心的问题，这就造成了档案的管理部门和保密部门在其日常工作开展过程中存有分歧。近年来，各行业档案管理部门积极响应党的号召，不断提升档案资料的使用价值，档案的使用越来越频繁。但是，很多档案管理人员存在保密意识淡薄、工作责任心不强的情况，这就为档案保密工作埋下了隐患。管理人员在对外提供档案资料时，偶尔会出现泄露涉密文件资料的情况，使得涉密档案的控制管理与相关制度要求存在偏差。机关事业单位应不断努力完善保密档案管理制度，将各科室、单位档案进行集中归档，同时建立《档案借还登记表》初步实现保密档案管理工作的规范化。在保密档案的管理与服务过程中，注重对原始资料的收集与管理，保证入档材料的完整性。要明确机关事业单位档案部门部署信息化建设过程中档案数据及档案业务系统产生的数据归档案部门所有，未经档案部门授权，不得私自访问、修改、披露、利用、转让、销毁。

4 分类管理建立保密档案电子清单

机关事业单位涉密档案管理应按照保密档案的不同保管期限，对保密档案进行划分归档。对已批示的文件进行分类、整理、归档科学化。保证保密文件查阅、归档时的准确性、快捷性。对所有须归档的保密文件材料经整理后，及时建立电子清单，努力提升有关档案搜索的速度和保密档案的保管质量。要与档案信息化建设的平台管理方、服务方签订三方协议，对安全管理和数据保密做出规定，明确各自责任，确保档案数据和业务的安全、完整、可用及可迁移。在三方协议终止时，信息化平台管理方、服务方应配合档案部门做好数据迁移，档案部门要监督政务云平台管理方、服务方彻底删除有关数据。

综上所述，在当前机关事业单位的保密档案管理工作中，我们应始终坚持强化制度建设、硬件建设、队伍建設，全面夯实机关事业单位的档案管理基础，推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化、精准化。在机关事业单位档案信息化建设的过程中，档案部门和管理人员必须高度重视，坚定不移贯彻落实总体的机关事业单位档案管理安全观，增强风险意识，强化底线思维，明确管理责任，确保机关事业单位涉密档案的信息安全。明确机关事业单位涉密档案管理工作纪律、查（借）阅范围、情形等要求，使涉密档案管理工作有章可循、有据可依。坚持“建、管、用”相结合，分别建立查（借）阅、复制、转递移交等工作台账，对机关事业单位的涉密档案管理各环节实行无缝动态登记，全程留痕，可追溯、可倒查，确保机关事业单位涉密档案日常管理规范、有序、安全。

参考文献

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[2]王晶.新时期涉密档案管理工作的重点问题[J].机电兵船档案，2017年01期.

[3]王媛媛.浅谈档案管理保密工作[J].兰台世界，2018年11期.