知识经济时代下的企业档案管理创新研究

李会娟

摘 要：科学技术的发展迅速，我国企业的发展也有了创新。企业档案为整个企业的生产管理和经营管理以及科研管理等各项活动提供了详细的数据参考以及资料记录。在当今时代，越来越多的企业逐渐开始重视自己企业档案方面的管理，因为在档案管理方面做得较为完善的企业对于维护自己的合法权益、提高自己企业的生产力、保证自己的生产作业方面的积极性以及生产工作方面的创造性有着较为重要和重大的意义。

关键词：知识经济时代;企业档案管理;创新研究

知识经济时代是区别于农业时代、工业发展时代的新型社会发展状态，在这种空前的经济时代下，知识在社会发展中的存在价值日益明显，作为一种新型的生产资料，知识是划分社会经济发展状态最重要的依据，在当今社会，知识资料成为当代社会发展中的最大范围的生产力，各个行业的发展都离不开知识这一广泛存在的社会生产力。

1 企业档案管理的必要性和意义

在企业的重大决策面前，企业档案能够为企业的领导层提供正确的、有效的决策，而这些重大决策的正确性则取决于企业中的领导对企业中每一个工作人员的整体素质还有对企业中所有的器械设备、生产出的产品、现有的和即将具备的生产技术条件等等的掌握和分析能力，同样，也取决于企业中的领导对于科学的决策以及自身对这些科学的理论知识和技术方法的掌握水平。以上这些都与企业档案有着直接联系，关系紧密不可分割。因此，我们可以认为，企业档案能够直接作用于和影响一个企业管理水平和今后的发展。在企业结构调整方面，企业档案是所有的企业将自己的资产重组以及将自身企业结构进行调整的重要条件，企业档案是一个企业资产的重要组成部分，企业档案能够为整个企业提供有效和有力的证据支撑和证明。一个企业在它的产权方面发生重大变动时，企业档案则是这个企业能够为自己的资产进行规范化和准确化评估的重要依据，这样就可以在一定程度上有效地避免和防止企业资产的流失。在管理日常工作方面，一个企业，它的企业管理方面工作的根本就是企业档案，企业中的各个部门可以利用企业档案，通过它来进行彼此间的有效沟通和协作互助。如果一个企业缺少了企业档案，整个企业没有企业的档案资料，企业就无法正常运行。例如一个企业的设备出现了故障，在电力检修部门对出故障的设备进行检修时，则需要这个设备以往的相关检修记录和设备运行的情况记录，检修部门根据这些资料记录再结合设备的现状作出相应的抢修措施进行及时的修复。除此之外，企业中设备的档案的建立、建设以及资料的妥善管理能够有效地预防设备出现故障或者事故。

2 档案管理工作现状剖析

对于任何一个单位来说档案都是记录单位发展历史的手段，也是单位文化传承的重要依据，能够为本单位的发展和规划提供一定的参考和指导。从当前的情境来看，档案管理工作无法完全适应现代信息技术发展的原因主要是在单位开始引进信息化技术的时候并没有将档案管理与其结合，导致在进一步的发展过程中，想要在短时间内缩短差距或者达到档案管理现代化都不是一件容易的事情，所以现在的档案管理工作既不能完全保证单位健康发展，也不能为单位的建设提供助力。对这一方面的问题进行详细的分析得到更加明确的答案，现阶段档案管理工作存在诸多漏洞的原因可以归结为工作人员能力不足以及相关信息技术的落后。影响档案管理工作无法正常推进的一个重要原因是工作人员的专业水平落后。信息技术拉近了人们之间的距离，但是同时也导致人们信息的透明化和公开化，一旦单位工作人员的信息被不法分子利用，那么将面临着巨大的风险。因此，随着现代化进程的加快，信息技术发展带来的益处的同时，也为各单位档案管理工作增加了风险。虽然档案管理工作一直都是保密性的工作，但是在利用现代化信息进行管理保存的过程中也容易让一些精通计算机技术的人乘机潜入单位系统，造成重要文件信息泄露或者人员信息泄密，这都会给单位以及单位工作人员带来一定的威胁。

3 知识经济时代下的企业档案管理创新

3.1 企业档案创新意识的培养

档案工作的创新，需要档案工作者培养对档案管理的创新想法和创新意识，没有创新意识，档案创新就无从谈起。档案工作者的惰性，使得档案工作者习惯于以往的工作方式方法，不愿意接受新鲜事物、新的工作方法，更不用说运用新技术等问题。然而，知识经济时代是一个全新的时代，档案工作要学会适应新时代的要求，应该有创新的意识和想法。企业档案工作者应该充分理解创新工作为知识经济的灵魂，并且在企业档案信息资源开发方面，不断渗透创新思想，勇于开展创新实践。

3.2 创新企业档案管理手段

在知识经济时代，很多先进的生产技术设备已运用于社会生产，以及生活的各个领域中，档案工作亦如此。要实现档案管理现代化，满足新时代的要求，企业档案部门一定要配备计算机专业人才。因为档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。通过计算机技术的广泛应用档案工作者能够拥有科学的管理手段与先进的检索方法。为了保证知识经济时代所产生的电子文件的真实性，企业档案管理者一定要学会全新的档案管理手段——计算机运用及电子文件管理的相关知识和技能，这就要求档案工作者要掌握现代化信息技术的同时，熟练运用先进设备来进行电子文件的管理和提供利用。

3.3 加强工作队伍专业水平建设

当前我国档案管理的模式依然是传统规则下的运转机制，在陈旧观念和制度影响下单位工作效率无法保证，无法为各单位工作人员提供及时、有效的服务。在新媒体以及信息技术发展的新时代下，档案管理也要紧跟时代发展的脚步，从当前的困境中找到一条适合发展的道路，冲破当前发展的阻碍，提供多方面、全方位的解决办法。一是应该规范档案管理工作，将档案管理制度化，每位员工都要严格遵守制度规则;二是单位应该组织档案管理工作人员接受培训，及时接受新的理念，学习现代化的管理理念和技术设备，贴合新时代发展。

3.4 改进企业管理内部文件的流程

文件生命周期理论表明，档案的前身和基础是文件，所以我们要注重对文件的管理和前端控制，对流转阶段的文档处理需要更加及时。笔者以固定投资建设项目的管理为例，在建设的过程中会出现许多文件，这些文件分别来源于相关的设计单位、施工单位和设备供应商等，需要在规定的时间内进行分发流转。以前的操作是建立在管理程序的基础之上，再由个人来进行部分分发以及转发。当项目越来越多时，文件管理工作就变得更为严峻，很多文件都需要被分发流转。当信息化的水平越来越高时，随之积累的数据也越来越多，而且同种类型项目的文件无论是在内容和分发单位，还是在编码规则上都保持了一致性，所以，把握好大数据预测的关键，建立一个可以进行数据关联的分析模型。这个模型可以根据文件的分发信息来进行分析和预测性流转，从而有效的提升文件管理的效率。

4 结语

新时代对于企业档案部门的工作人员来说，既是挑战又是机遇。挑战即遇到以前没有遇到的情况，既无参考经验又没有可借鉴的相关案例，机遇即在新时代有更大的机会为企业创造更大的效益，尽最大可能地发挥档案部门的作用。机遇與挑战并存，并且机遇大于挑战。

参考文献

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