军队档案数字信息资源共享共建问题研究

■ 李飞荣 邓振华 朱国庆

军队档案工作担负着为党管档、为军守史、为战服务的神圣使命，军队档案部门收集和保管了大量的档案资源，在服务军队建设发展、服务备战打仗等方面发挥了重要作用，而军队档案数字信息资源共享是实现档案资源价值最大化的重要手段。

一、军队档案数字信息资源共享需求分析与当前现状

（一）需求分析

1.军队档案数字信息资源共享是聚焦备战打仗的必然要求。部队遂行多样化军事任务，离不开各种信息支撑，军队档案资源是开展军事任务的重要信息参考。现代信息化战争，对各种情报信息的需求要求快速响应，对档案信息服务的广度、深度和速度提出了越来越高的要求。当前档案部门坐等上门、各自为战等传统服务方式显然已跟不上现代信息化战争的需求节奏，服务手段单一落后、馆际割据封闭的现状与军队人员查档用档需求不断扩大的矛盾越来越突出。如何实现军队档案服务手段的创新求变、如何实现军队人员查档用档最低成本最快速度、如何实现军队档案资源价值作用发挥最大效能，是当前军队档案工作需要关注研究的一个重要方向，而通过军队档案数字信息资源共享可以有效解决这些问题，提升档案工作服务备战打仗的贡献作用，是档案工作聚焦备战打仗的必然要求。

2.军队档案数字信息资源共享是《军队档案条例》的明确规定。2019年12月5日，中央军委主席习近平签署命令，发布了新修订的《军队档案条例》（以下简称《条例》）。新《条例》第六条明确规定：“军队档案工作实行统一领导，分级分专业负责，坚持集中管理、资源共享、便于利用、确保安全的原则。”为实现军队档案资源共享，第三十三条明确规定：“解放军档案馆、各大单位档案馆应向全军档案信息共享系统提供馆藏档案目录和内容信息，供军队有关单位和人员按照规定的访问权限查询使用。”同时完善战时档案工作规定，明确了联合作战全军档案资源保障机制，“战时，战区负责档案工作部门可以调用全军档案资源（《条例》第五十七条）”。提出了数字档案馆（室）建设要求，“应当执行统一的建设规划和标准，满足档案数字资源跨区域、跨系统共享利用需要”，“…实现网络化便捷化档案利用服务”目标（《条例》第四十八条）[1]。这些条款实质上对军队档案数字信息资源共享共建作出了原则性规定，提出了方向性建设要求。

3.军队档案数字信息资源共享是实现档案工作大突破的重要举措。军队档案资源按照载体形态，可以分为以纸质、照片、录音带、录像带等为载体的传统实体形态的档案资源，和以及以计算机二进制“0”、“1”数字代码形式存储的需要通过计算机和其他外部辅助设备再现出来的数字形态档案资源[2]，如原生电子文件、纸质文件扫描件等。传统实体形态档案资源，档案信息与档案载体已经固化为一体，档案实体具有唯一性，实体保管场所具有地域性，很难对实体档案资源进行共享，这些特性导致档案工作无法提供多样化、高效便捷的档案服务。而数字形态的档案信息资源，载体与信息可以分离，信息可以拷贝、迁移和传递，突破了保管载体的唯一性，因而可以实现档案信息资源的共有、分享，借助大数据、云服务、人工智能等新技术既可以实现自主查档、远程利用和高效服务，又可以实现馆际合作、馆际联动，盘活全军的档案资源，为全军人员服务。贯彻开放、共享理念，实现军队档案数字信息资源共享，推动档案工作由传统管理模式向现代服务模式转变，把档案资源优势转化为服务优势，是新时期实现档案工作大突破的重要举措。

（二）当前现状

1.共享水平较低。虽然经过多年信息化建设和全军档案信息化建设达标检查，全军档案主管部门提出的馆藏存量档案数字化率文书档案不低于90%、专业档案不低于60%目标，军内不少大单位档案馆都已达到这一指标，但是在数字资源馆际互联互通和共享合作方面，基本上还处于起步阶段。大多数档案馆只实现内部局域网互联，少部分实现档案馆与各大单位各查档部门之间网络服务利用，跨军队大单位、跨馆际网络互联互通还处全军档案主管部门“十四五”规划之中。当前，各大单位档案信息网络物理隔绝，相互之间呈“信息孤岛”状态，全军档案数字信息资源共享建设整体上处于较低水平。

2.统筹规划力度不够。近年来，军委办公厅保密和档案局连续多次将档案资源共享工作列入全军年度档案工作要点及有关工作规划，新颁发的《军队档案条例》更是在法律法规层面对其进行了刚性规定，但在实际操作中这只是一种宏观层面的要求，没有成立具体的工作领导机构和馆际协作小组，没有全军统一的路线图、时间表，也没有将责任任务进行具体分解细化，顶层统筹规划设计力度不够导致各馆之间都处于观望状态，敢于先行一步的单位很少。

3.建设标准不足。标准化是共享的前提，只有标准格式的数据，才能实现机器与机器之间、系统与系统之间、网络与网络之间的无障碍交流与交换数据[3]，各自为政、你建你的我建我的，在网络互联时会因数据格式和系统平台不一致而导致数据无法兼容。目前军队在文书档案数据库结构、档案资料数字化后数据格式方面制定了相关军用标准——《GJB3108-97 军队文书档案目录数据结构与著录格式》《GJB7530-2012 军队档案资料数字化通用要求》，但是军队档案数字信息资源共享还涉及到通用平台、软硬件配置、网络体系结构、数据传输协议、数据接入方式、数据交换与存储、数据检查与校验、数据利用与审批等方面标准，这些标准目前还未出台。

二、军队档案数字信息资源共享目标与实现步骤

军队档案数字信息资源共享可以分近期目标和远期目标两个阶段来实现：

近期目标：跨馆际检索，远程利用。即通过军队内部网络（军队综合信息），以全军各大单位档案馆为骨干建设节点，带领各档案馆属地范围内保密档案室、专业档案室，在全军统一共享平台建设共享资源，并通过共享平台查询利用全军各单位档案资源，真正打破馆际界限范围和属地利用范围，实现档案行业内部跨馆际检索和远程利用。

远期目标：跨门户平台，百度式利用。即在前一阶段目标完成的基础上，跳出档案行业系统，在军委机关和大单位门户网站（如各单位强军网）建立链接，通过跨门户平台，以百度检索方式，简单、易用地实现全军普通用户网上自助查询利用。

为实现军队档案数字信息资源共享目标，建议分以下几个步骤去逐步建设：

第一步、设立共享工作领导机构，抓好统筹协调。军队档案数字信息资源共享建设涉及到全军各个档案业务部门，是一个全局性的系统工程，需要一个权威有力的领导机构来牵头抓总和指挥协调，既要抓好顶层规划、顶层设计，又要协调各单位抓好具体落实。建议成立军队档案数字信息资源共享工作领导小组，领导小组由军委办公厅保密和档案局分管档案工作的副局长任组长，保密和档案局档案处处长、解放军档案馆馆长任副组长，各大单位档案馆、军队专业档案馆的馆长任组员，定期召开会议组织制定相关规划、政策，布置有关任务。领导小组下设办公室，负责有关政策具体落实；同时可设专家委员会，邀请军地有关专家提供咨询建议。

第二步、出台建设标准，提出规范要求。共享建设，标准先行，建立和完善档案数字信息资源共享标准体系。标准体系分总体建设框架、技术标准（软硬件配置标准、数字资源建设标准、安全标准、档案开放和服务利用标准等）、验收评价办法及各种核心业务工作流程等。

第三步、搭建共享平台，自上而下建设共享网络。共享平台是实现档案资源共享的桥梁和纽带，军队档案部门保存的大量档案信息资源如何整合起来并集中展现给用户，需要一个中介工具，这就是共享平台的作用。全军档案数字信息资源共享平台核心功能一是整合资源、二是共享利用，共享平台整体架构包含运行环境支撑系统、数据安全管理系统、档案资源管理系统和档案服务利用系统4个子系统，每个子系统又分若干核心功能模块，具体如下图：

共享平台建设采用自上而下建设模式，以解放军档案馆为云中心，各大档案馆为骨干节点，统一部署任务，分头实施建设，各档案馆负责属地范围内资源建设，建成后平台内任何一个节点都可实现信息资源共用共享。

第四步、上传资源，整合数据，共享利用。数据资源包括标准化的目录数据和全文数据，目录数据应遵循军队档案档号编制规则和目录数据结构，全文数据的文件命名方式和存储格式应遵循军队档案资料数字化通用要求，各专业档案应当还要遵循专业相关标准要求。前期各单位档案信息化建设大多自成一体，导致数据格式不一致，需要对各单位上传的数据资源进行转换整合，同时由于档案共享利用涉及档案密级鉴定和开放权限标引，需要各单位对上传数据严格进行检验。数据上传通过后，档案用户即可根据浏览权限进行相应利用。

第五步、抓好督导检查，定期评比通报。军队档案数字信息资源共享共建因各单位重视程度、单位人手编制、档案资源数量、前期信息化建设水平等因素的影响会导致建设进度不一、数据质量有高有低，同时如果缺乏激励机制，干多干少一个样、干好干坏一个样，各单位共享共建的积极性也会下降，因此，须建立有效的监督考核机制，定期进行督导检查，定期进行评比通报，保证共建效果。

三、军队档案数字信息资源共享建设应注意的几个问题

军队档案是军队活动的真实记录，这一涉密特性决定军队档案数字信息资源共享并非是无条件的、完全开放的共享，各单位在共享建设过程中应注意以下几点：

1.坚持安全为基。三军之事，莫重于密，共享与保密表面上看是一对矛盾，但军队档案保密是维护国家军队的安全和利益，档案共享是为使档案资源的价值效益更大化，使更多军队人员受益，两者目的具有一致性。共享建设一定要坚安全为基，重点是抓好物理网络隔离、网络系统安全防护、共享平台数据加密、档案共享权限范围设置等工作。

2.坚持开放分级。贯彻开放适度原则，对不同密级的档案资源、对不同类型档案用户、对不同层级的共享网络，共享力度要有区分。对档案资源要开展密级鉴定与解密工作，根据保密法律法规把已过保密期限、失去秘密属性的档案从军事秘密中及时分离出来，为军内公开共享；对不同类型档案用户，要区分共享平台开发维护人员、共享资源建设人员（各档案馆人员）、特殊用户（如大单位首长）、普通用户（军内普通查档人员），不同用户类别给予不同利用权限；分别建设开放利用共享网络、控制利用共享网络，前者对已解密的档案开放利用，全军所有用户都可在该网络系统公开利用，控制利用共享网络则根据用户身份类别开放目录、开放全文、审批后开放全文等方式实现共享。

3.坚持权责分明。军队档案数字信息资源共享建设涉及平台开发维护方、资源建设方、资源利用方三个责任主体，三者的责任要清晰，开发维护方要负责平台及网络的安全稳定；资源建设方要负责档案开放的准确性，把好密级鉴定和利用审批关；资源利用方要负责依法依规使用档案，不能泄露或扩散所获取的档案资源。要依靠技术段，建立全程留痕、过往可查的责任追究机制，把共享风险降到最低。