社会保险档案信息化管理浅析

徐滨清

摘 要：信息技术促进了社会保险无纸化时代的到来，社会保险作为我国社会保障政策中的一项重要组成元素，对于社会的和谐稳定发展起着不可替代的作用。而社会保险的正常运行，在很大程度上取决于社保档案的管理效率。所以，在新时期，相关部门应该从社保档案管理现状入手，分析社保档案信息化管理的重要性，并就如何进一步加强档案管理信息化建设进行深入研讨及思考。

关键词：社保档案;信息化管理;策略

近年来，我国社会经济的快速发展，不可避免的遇到各种意外灾害事故，让很多老百姓需要在事故后承担庞大的手术费及医疗费。这就在提高人们投保意识的同时，促进了社会保险业的进一步发展。在这一过程中，产生的社保档案也在不断增多，不仅增加了档案管理人员的工作量，同时，传统的社会保险档案管理模式也很容易出现纰漏。因此，为了充分发挥社保档案的积极作用，应该将先进的信息技术与档案管理相结合，从而为社会保障事业的发展提供有力支撑。

1、当前实行社保档案信息化管理的重要意义

在科学技术飞速发展的今天，社会保险档案管理工作也需要与时俱进，脱离原本的以纸质、光盘以及磁盘等为介质的管理模式，逐渐向以计算机为技术扶持的现代化档案管理转型。其中，实现社保档案信息化管理的优势如下：

1.1减轻管理人员劳动强度，提高管理效率

在我国，档案管理事业发展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是传统的管理模式在档案的收集、整理、检索等工序，总会花去档案管理人员大量的时间以及精力，特别是在档案检索环节，管理人员需要对照纸质目录在大量的纸质档案中抽调出所需档案，其效率十分低下。然而在新形势下计算机技术的合理运用，相关管理人员可以在掌握必要的计算机技术基础上，依靠相关程序自动生成档案信息，将这些信息汇总起来共同形成社会保险档案数据库。管理人员只要在输入关键词就可以快速而准确地抽调出需要的檔案信息，极大降低了管理人员的工作强度。

1.2纸质档案转化为数字档案，节约档案管理成本

以往传统的社会保险档案通常为纸质材料，不仅成本较高，同时纸质档案在存储、管理及检索方面都会存在一定难度，这就在一定程度上增加了档案管理人员的工作量，且管理效率也不理想，而在当前形势下，先进的计算机技术已经迅速覆盖至人们生活工作的方方面面。相较于其他存储、传递模式，成本低廉以及方便快捷等特点也让计算机技术运用优势大大提高。在社会保险档案管理中，计算机技术的运用让纸质档案逐渐被电子档案所取代，这一方面降低了档案本向的制作成本，节省档案存放占地空间，另一方面也节省了大量的人力资源。

1.3信息化管理有助于社保档案永久、安全地保存

以往传统的社保档案由于以纸质为主，受自然因素以及人为因素的影响，很多档案信息并不能得到永久、安全的保存，特别是那些年代较为久远的档案，有时会因为人为疏忽或者受潮、灰尘等因素而遭到不同程度的破损，当使用时就会出现档案信息缺失或字迹模糊等现象，给社保档案的利用造成困难。信息化管理则不同，它可以将纸质档案转化为文字、图片、音频等电子形式，在很大程度减少了档案信息丢失或者字迹模糊等现象的发生。同时，由于电子版档案可进行多次备份，就算计算机硬件本身出现问题，相应的档案管理系统也不会就此崩溃，利用其它硬件依然可以恢复或者重建，进而保证了社保档案的完整性。

2、新时期加强社保档案信息化管理的有效策略

2.1加大宣传，提高大众对社保档案信息化的正确认识

在无纸化档案推行的一段时间里，社保业务经办人员通过扫描仪、相机等工具收集档案资料，在工作的过程中提高了公众对社保档案信息化的正确认识，并对其有一个深入理解以及支持。提高公众的认识不仅仅是因为社保档案的信息化是一项技术手段的革命，更重要的是一场生活方式、管理方式及思想观念的革命。目前，我国的社保档案事业正处于发展的关键时期，我们需要抓住机遇，积极开拓进取，制定和执行科学的战略方针，来为今后社保档案事业创造新的契机。另外，作为社保档案信息化的领导者也需要深入了解档案信息化的内涵、目标及目的，并且对社保档案信息化的内容以及具体实现过程等有一个清楚的认识。意识决定行为，在相关领导的带领下，进一步加大对社保档案信息化建设的投入力度，从而为实现社保档案的信息化管理提供必要的设备以及人才支持。

2.2构建一个完善的社保档案信息化管理配套体系

第一，加强设备部门、系统开发部门以及网络运营部门之间的交流、合作，且社保单位应该对自己的发展要求有一个充分掌握，并将信息化管理作为发展载体，依照相关发展需求研发符合自身需求且运行稳定的信息管理系统。

第二，就目前来看，我国多地社保单位的网络系统还没有统一联网，各省、市自行开发业务经办系统，而且也没有构建以档案信息化管理为基础的发展格局，需要进一步完善档案管理系统模块在业务经办系统中的功能。

第三，建立健全信息化档案管理制度。无纸化档案的施行，对于网络系统的依赖极强，可以说，网络在档案在，网络坏档案无。因此，建立健全网络管理机制，对网络系统的运行加强管理，以保证档案资料能随时随需提供有效服务。

2.3提高社保档案信息化管理水平

第一，各社保单位需要设立人才培养的专项资金，积极加强对社保档案管理人员信息化技能以及职业素养的培训。根据本单位的信息化管理建设实际，定期或不定期地组织档案管理人员进行必要的集中训练和日常教育，将其培训成符合本单位发展要求的复合型人才，这也是保证档案信息化管理效率的前提。

第二，不断扩展和延伸社保档案的功能。根据社保发展的基本要求，对社保档案信息化管理中所包含的信息进行深入分析研究，分析信息的变化趋势，积极解决其中存在问题，并提出建设性的改进措施。

2.4规范档案经办队伍，提高档案的准确性、完整性

在以往的社保档案信息化管理中，由于当时操作人员录入信息的不规范，使得有部分参保人的信息录入不准确，给档案查询带来了困难，或者查不到，或者查到的信息是不完整的，给当事人带来了不便。因此，社保业务经办人员和档案管理人员要加强档案的信息化管理的责任心，在录入时由两人互相审校，以减少出错率。要正视社保业务档案对参保人的重要意义，加大工作力度，提高建档水平，构建一个完整、安全、现代、高效的档案信息网络，发挥档案的历史凭证作用。

3 结语

综上所述，社会保险档案作为我国档案管理事业中的重要组成部分，其能否实现信息化管理，不仅体现着相关社保单位管理水平以及能力，同时也在很大影响着广大参保人员的切身利益。所以，相关社保单位要加强社保档案的信息化管理，加大资金、技术、人力投入，切实把档案信息化管理工作做好，从而有效提升社保档案的管理以及服务质量。

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