事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题

郑苑

摘 要：随着市场的不断发展，我国市场经济体制不断的完善，同时事业单位财务会计档案管理也实现了电算化。财务会计档案管理在使用电算化之后不但效率提高，会计核算数据真实性提高了很多，传统的会计档案管理方式相比较使用电算化后的会计档案管理在保管内容和范围上发生了巨大的改变。本文简要的阐述了使用电算化方式管理后会计档案体现的特点，结合实际情况，在我国事业单位会计电算化的背景下，对会计档案的管理所存在的问题进行了分析，并对此提出了解决方案，希望能为相关的事业单位带来帮助。

关键词：事业单位;会计电算化;会计档案管理;

随着我国社会的不断发展，我国计算机技术和网络技术的发展速度不断提高，会计档案管理逐渐使用电算化的管理方式，会计电算化被广泛的应用到了各个领域之间，逐渐代替我国传统的会计档案管理方式，伴随着事业单位的不断发展扩大，对于会计档案的管理方式提出了新的要求，对于会计档案的管要求更高，在管理的过程中也会出现各种各样的问题。

1、会计电算化条件下会计档案的特点

1.1储存范围更大

对于传统的会计档案管理方式，出现很多的弊端，在记账、出报表、账簿以及相关的附属资料都是由手工记录的，所以对于以往的工作方式效率很低，并且出错率很高，对于事业单位稳定发展带来不利的影响，导致事业单位发展缓慢。在实行电算化方式并落实到实际应用后，对于会计档案管理的工作人员大大的降低了工作压力，财务人员的工作量降低很多，对于以往的工作现在只需要录入相应的数据，就可以完成制作并打印财务报表。也可以打印纸质版的会计档案，相对于以往的传统会计档案管理方式，电算化远远的超过了传统的管理方式，进而为我国会计事业单位的发展奠定了坚实的基础。

1.2会计档案管理的条件更加的严格

通过对电算化会计管理方式的应用，对于查阅资料带来了很大的便利，速度有了很大的提高，并且对于日常的会计档案的管理提高了工作人员的工作效率，相比传统的磁盘和光盘会计档案管理，电算化对事业单位的发展带来了很大的帮助，逐渐代替了传统的管理方式。随着电算化会计管理档案的不断应用，对于电算化的要求逐渐提高，但是使用电算化需要在特定环境下实施，并且对于会计数据存放的要求也逐渐提高。必须要通过科学化的方式进行合理的保存，进而才可以确保会计档案不会受损，尽量避免造成不必要的损失。

1.3需要更高的保护措施

依据我国财务会计的相关数据显示，对于会计档案的管理需要储存在特定的存储器内，才可以确保档案的安全性和数据存储的时间，同时还有不可修复性和篡改性，避免出现意外情况，如果遭到黑客或者病毒的入侵，会对会计信息造成很大的危险，对于会计档案的相关数据信息进行篡改、伪造等情况，都会对事业单位带来很大的损失。对于使用磁盘存储的数据，就需要注意防火、防潮、无病毒等为题的出现，进而保障档案存储的安全性。

2、会计电算化条件下档案管理所存在的问题

2.1没有认识到会计电算化档案管理的重要性

对于我国的电算化管理方式的发展，相比其他国家起步较晚，以至于发展到现在我国的电算化管理方式仍没有可以借鉴和参考的经验，再加上由于传统会计档案管理方式带来的影响，受到管理方式的限制，对于一些事业单位的领导不能认识到电算化会计档案管理的重要性，对其组成系统和管理方式了解不透彻，进而对电算化档案管理经验的整理造成很大的影响，没有足够的管理经验。对于以往的会计档案管理方式，只需要对纸质档案管理进行科学化的保存，对于电算化的管理方式缺乏重视度，工作人员经常会出现忘记保存的现象，这就会导致会计信息经常丢失，数据不全保存不全面，而且对于事业单位所使用的电子档案管理的软件比较落后，对于电子管理档案的软件关心度不够，没有及时的更新软件，进而降低了会计档案管理的难度，导致事业单位的财务会计档案管理的工作人员对电子档案失去兴趣，不愿意使用软件，所以就降低了会计档案的安全性和完整性。

2.2电算化会计档案管理梯子不够完善

随着事业单位的不断发展，电算化会计档案管理方案不断的落实到了事业单位的实际应用中，财务会计管理的内容也在不断的增加，对于财务会计的工作也带来了很大的便利，对于会计档案的内容的更改更加方便，但是对于某些事业单位的发展并没有意识到电算化管理的重要性和严重性，没有第一时间制定适合事业单位合理的财务会计档案管理制度对于财务会计档案的管理措施没有做好，对于档案的安全性的保障不够，对于财务会计档案的破坏率也在逐年增加。

2.3从业人员电子档案业务水平不够全面

就事业单位目前发展的现状，很多事业单位的财务会计档案管理的工作人员只会简单的电算化操作，稍微難点的就容易会出错，对于资料备份、检查备份等操作难点的操作基本不会，这就对事业单位的发展带来很大的阻碍性。对于会计档案管理过程中出现的意外情况，不能及时的处理，导致财务会计档案的数据信息丢失、损坏的现象，并且数据信息很难恢复，所以对于电算化档案管理的方式受到很多财务会计工作人员的排斥，不容易去接受。对于电算化使用的软件，需要不定期的对其进行更新，保证软件服务和系统版本科学合理的保存，保证会计数据的安全保存避免出现数据丢失的现象，确保电算化系统稳定的运行下去。

3、事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题的解决措施

3.1树立正确的会计电算化档案管理理念

依据我国《会计档案管理办法》的规定，对于电子科技凭证获取方式、报销等其他的管理方式进行了明确的规定，进而保证了电子会计凭证，不但可以实现在线的传递，还可以在部门之间相互传送，保证信息的及时性和信息的传送率，对于会计的管理系统要不断的及时更新，确保电子会计档案能够最大化的利用。对于事业单位在进行电算化管理方式对财务会计档案管理的过程中，会存在目标不完整的缺陷，出现这种现象的原因主要是由于会计档案管理的工作人员缺少对财务会计档案管理的正确管理观念，从业的财务人员对会计档案管理的重要性认识不到位，对于事业单位财务账目的管理不当，只有认识到会计档案管理工作的重要性，才能确保财务会计账目的清晰度和数据信息的完整性，进而避免出现意外情况，避免出现道德方面的问题。

3.2改善电算化会计档案管理制度

在事业单位会计档案管理的具体运营过程中，事业单位财务会计管理的工作人员需要将《会计档案管理办法》中相关法律规定和电算化条件下的特点，二者相互结合起来，依据实际情况，制定出电算化会计档案管理的合理制度，进而提高事业单位会计档案的管理水平。对于事业单位想要更好的发展下去，还要制定出新的管理模式，保证从根本上提高电算化会计档案管理的效率和管理质量。

结语：

总而言之，随着社会的不断发展，为适应社会经济的发展速度，需要加强事业单位电算化的管理方式的应用，对于财务会计档案管理工作很是重要，依据我国财政部门发布的《会计档案管理办法》的规定，结合事业单位会计档案管理的特点，对财务会计档案的资料进行妥善的保存、合理安排利用，最大程度的确保资料的安全性，进而发挥会计档案的价值，保证事业单位能够稳定的发展下去。

参考文献：

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