加强档案管理安全保密的思考

侯汉妤

摘 要：在当前社会时代发展中，不论是何种单位或者是企业，档案都是能够维护单位以及企业权益、保护单位和客户利益等一些非常重要的资料，并给这些资料的安全与否将会直接性的关系到企业的生存发展，同时还充分的涉及到了社会的稳定，并且也会直接关系企业内部相关岗位人员的法律责任。所以说当前我国企业事业单位需要对此有一个明确的认知，并重点加强档案的保密性，从而有效的提升档案管理的规范性，进一步建立健全的具有信息化的企业档案管理模式。因此本文重点很对加强企业档案管理安全保密展开深入的研究与分析。

关键词：档案管理;安全保密

引言

档案管理是我国当前各个企业和单位都是一种非常重要的有形记载，并且在一家单位或者是企业成立的初期阶段中，档案管理便可以起到至关重要的作用，而且自身具有决策参考、解决争端等相应的特点。因此，现如今我国各个单位企业各个档案管理工作就是一家单位综合管理工作中非常重要的一项内容。但是在实际档案管理的过程中，首要的任务目标就是单位企业自身档案的安全性，而且这里的安全性不仅仅是档案物理载体的一种安全性，更重要的是档案信息具有的安全性，再有就是我们经常说的档案信息的安全保密性。

一、如何有效的加强档案管理安全保密性

现如今我国多数的企业在自身档案管理的过程中经常出现一些问题，大致上可以细化为专业化管理不足、相关检查的工作力度不足、制度刚性执行的程度以及日常宣传的程度不足。因此要想在根本上加强企业内部档案管理的安全保密性，那么必须要在以下几点中采取相应的措施。

（一）加强档案管理的专业化

在目前我国各个企业或者是单位内部的综合管理部门就是档案管理的主要部门，所以需要在综合管理部门日常答案管理的过程中，注重加强专业化的档案管理，这样才能够在很大程度上保障企业或者是单位内部档案管理的完整性与安全性。首先，在需要调阅相应的档案过程中，需要充分的严格按照相应的流程来办理和申请审批手续，同时还要将相应的申请审批表按照有效的顺序进行保管，在年终的时候是需要将其进行装订成册的。其次，就是要在档案安管部门中设立专门的档案管理人员，并且档案管理室的钥匙由综合性的管理部门中专门的管理员来担任A岗，办公室内的主任来担任B岗，并且在很大程度上确定此钥匙不得有其他人员借用和触碰，在实际钥匙使用后必须要将其归放置原处，也就是钥匙的保险柜中。最后，就是因企业内部相关的工作而需要进入到档案管理室，在此之前需要办理相应的等级手续，并且在离开档案管理室的时候，需要将其室内的电源进行全面的切断，当然最关键的一点就是充分的锁好档案管理室的门窗。

（二）做好档案管理日常检车工作

为了能够充分全面有效的增加档案管理的安全保密性，因此需要针对档案管理开展相应的检查工作，在具体开展日常检查工作的过程中，应当对企业或者单位登记的台账进行检查，重点查看其中有无重点要素缺失以及经办人签字不实等相应的现象，针对以上来讲，如果说发现相应的问题，那么就必须要追根溯源，需要查看与之相关的档案是否真实有效。进一步针对此问题的经办人开展详细的交流，并在一定程度上弄清此问题的事实。除此之外，需要注重查看档案室内的监控录像，这样做主要的目的就是为了能够确保档案专职管理人员是否完全在岗，同时也能够清楚的看到是不是有不明人员随意进入档案室。另外，在深入检查档案调阅的过程中，相关的管理人员需要充分有效的按照相应的规定进行手续的等级，这样也能在一定程度上确定手续是否存在后补的现象，一旦出现这些问题和相应的現象，那么就必须要及时有效的开展相应的调查工作。

二、企业单位档案管理安全保密性思考

（一）档案管理的必须要性

在推动我国当前企业单位档案管理工作以及规划的过程中，除了需要充分有效的做好相应的安全保密管理技术，针对档案管理开展信息化的管理也是非常的重要。首先就是当前我国代为企业档案管理基本上都是纸质的档案管理，同时纸质档案管理调阅的效率也不是很高，因此需要在多个档案和中进行反复的翻找，这样不仅增加了档案调阅的时间，同时也大大的增加档案调阅的难度，从而严重的影响了档案管理的工作效率。其次，就是在纸质档案存放的过程中，由于企业在不断的发展，这样就会产生更多的档案，这样一来档案管理的空间就会逐渐的紧张，进而在一定程度上增加了档案存放的成本。除此之外，最关键的一点就是纸张本身的物理属性，例如易燃、易潮等相关的特点，所以在档案实际管理的过程中，一旦遇到明火那么将会点燃档案，在很大程度上对档案造成严重的损失影响。并且也会给企业单位各个方向带来严重的经济损失。

（二）提升档案管理人员的职业素养

人才始终都是最关键且最重要的资源，没有良好专业化的人才，那么人设事业都是无稽之谈，而且企业单位内部档案管理工作也是如此。如果，目前企业单位内部档案管理人员综合能力不足，将会在一定程度上影响档案管理的整体质量。因此，在最终选择档案管理人才的过程中，应当注重选择具有良好的专业知识和专业能力的人才，同时为其创造良好的工作环境和氛围，这样能够进一步的促进他们展现自身的才华。此外，根据档案管理工作的基本需求，应当聘用专业的人员来负责企业的档案管理工作，并重点加强和培养档案管理人员的职业素养，从而为企业档案管理工作有效的培养出一直具有高素质的档案管理队伍。企业单位也是大力的加强自身的人才的引进，针对社会中的毕业生来讲，这无疑不是锻炼其最好的机会，加强对其实践的培训，从而将自身所学到的知识充分的转换为力量，进一步为企业单位档案管理工作输入新鲜的血液。

结束语

综上所述，我国当前企业单位自身档案管理工作非常的重要，同时自身也具有一定的意义，这样不仅能够有效的推动我国当前企业单位档案管理的水平，当然也能很好的提升档案管理的安全保密性，并以此来最大化的促进我国各个企业单位有效的发展。

参考文献

[1]王桂萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的思考[J].办公室业务，2013（11）：145+148.

[2]李萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的研究[J].办公室业务，2013（15）：181+187.