刍议城建档案管理数字化建设问题

黄雨

摘要：城建档案是对城市发展和各项建设活动的真实记录，也是城市长远规划、建设管理、改造以及维护的重要依据，在城市建设方面发挥着巨大的参考和保存价值。当前电子信息技术发展速度飞速，计算机、互联网和智能手机的普及与应用，不仅改变了人们的工作模式，也让传统城建档案管理方式发生了新变化。实现城建档案数字化建设，是提升城建档案管理水平的有效路径。

关键词：城建档案;管理;数字化

一、城建档案管理数字化建设的重要性

传统的城建档案管理方法主要是通过管理人员进行分类和管理，并且这些文件基本都是纸质版的，因此在管理过程中不仅需要花费大量的人力和物力，而且这些档案保存起来非常不便，需要占据很大的空间。传统的城建档案在管理过程中虽然是以分类目录的形式进行整理的，但是在查阅过程中非常不变，并且随着翻阅次数的增多，纸质城建档案很容易被破坏。另外，传统的城建档案都保存在馆内，因此无法实现远程档案查看，因此传统的城建档案管理方法存在着很多弊端，对城建档案管理方法进行创新成为了未来城建档案管理研究的主要方向。数字化档案具有共享性、多样性、经济环保的特点，电子文件不仅可以在同一时间被多个使用者使用，而且可以被不同使用者下载到u盘随时随地的观看，并且可以进行复制存到自己的电脑里，另外，电子档案可以运用信息设备进行远距离的快速传送，对人们的生活和企业的发展具有重要的积极作用。数字化档案具有开放性、保护原件性的特点。档案会被频繁的使用，如果是纸质版的档案在长时间的使用下，会严重影响其内容的清晰度和完整性，电子文件不仅可以被多个使用者同时使用，而且它在使用过程中它的内容基本不会被损害，因此可以说电子档案具有保护原件性的特点。电子档案虽然经常会在日常工作被查看和打印，但是正常的档案使用行为不会对电子档案的使用壽命造成任何影响，因此建设城建档案数字化管理显得尤为重要。

二、城建档案管理数字化建设过程的问题

城建档案管理是一个复杂的过程，为了使得城建档案更好的为城市建设服务，因此在城建档案管理数字化建设过程中一定要注重它的时效性，影响它的时效性的因素有很多，比如科学技术的水平、网络技术、计算机的性能等等。城建档案数字化建设必须建立在物质载体上，因此物质载体的性能会直接影响档案的储存和管理，因此在选择载体过程中应该选择使用时间长、稳定性好的载体。数字化城建档案具有稳定性差个安全性差的特点，由于数字化档案保存在信息化设备中，当信息化设备被病毒入侵或者损坏时，城建档案会被破坏，而且很难复原。虽然信息设备的保密系统很强，数字化城建档案也是不安全的，因为一些不法分子会利用一些非法的手段进入电脑窃取城建档案，由于城建档案很容易被拷贝和复制，这也就导致了城建档案的不安全性。

三、城建档案管理数字化建设路径

1.完善城建档案数字化标准体系

城建档案管理数字化建设的意义在于提高档案信息资源的利用率，促使其发挥最大效用，所以城建部门应统一建立数字化管理标准，引入适用性、实用性都较强的信息系统，基于互联网建立档案资源共享平台，显著提高档案信息与人才资源等的有效利用，以免浪费资源。详细而言，相关部门要从管理、业务、技术三个方面建立对应的标准和规范，并加强相关标准、法规、规范的推广。其中管理方面的标准规范主要用以规定城建档案的查询、利用、保管、存储等;业务方面的标准规范电子档案管理、档案术语等标准;而技术方面的标准规范主要包含网络数据传输格式、数据存储压缩格式规范、档案馆软硬件基础设施技术等。

2.加强城建档案管理数字化基础设施建设

要想将城建档案在城市建设中的服务作用更好地发挥出来，还需要加强基础设施建设，主要包含以下三个部分：（1）硬件环境。硬件环境包含办公环境建设、计算机系统硬件平台以及现代化库房建设。而硬件基础设施主要包含档案数字化处理设备、服务器、网络通信设备等等。（2）系统软件。系统软件建设需要根据城建档案管理需要，选择成熟、先进的软件，构建容量大的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。软件系统不仅可以完成档案利用、业务管理等工作，还可以跟数据库系统有机融合，从而实现档案数据录入—管理—输出全过程应用。（3）网络环境。环境作为城建档案管理数字化建设的前提，网络环境又包含档案馆内部局域网、连接互联网的公众网以及连接政府的政务网。

3.建设城建档案管理数字化建设平台

城建档案管理数字化建设是一项复杂、系统的工程，需要全面调查并掌握馆藏情况，如档案类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等状况。要从实际馆藏情况出发，制定科学合理的电子化科学规划，如计算机、扫描仪等硬件配置计划，数字化处理规划。城建档案管理数字化建设要遵循“突出重点、分布开展”的原则，要优先对利用率高和馆藏重点的档案进行电子化，确保广大利用者需求得到满足。在城建档案管理数字化建设中，应该打造电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上设置专区，对城建档案作出科学合理的分类，建立完善的档案目录，为城建档案的保存、查询与利用提供便利。

4.加强城建档案管理数字化队伍建设

城建档案管理数字化建设对相关人员的专业水平提出了更高的要求，除了要求他们具备统计类专业知识，还应该具备计算机专业技术，对此城市建设单位要重视城建档案队伍建设，要采取有效措施提升他们的综合素质。例如：可以定期组织城建档案管理人员参与档案信息化知识的专业培训、讲座等等，并对培训进行考核，从而提升其档案管理综合素质。通过远程培训的方式，让档案管理人员深刻感受到数字化建设的魅力，从而提高他们参与档案数字化建设的积极性，确保城建档案管理数字化建设有序开展。

四、结语

数字化技术的诞生为城建档案管理提供了新的发展机遇，对此城建档案工作者要准确把握数字化特征，不断提升自身专业水平，从而保证城建档案管理数字化建设顺利开展，将城建档案在推动城市经济和社会发展中的作用充分发挥出来。

参考文献：

[1]关莉.城建档案管理数字化建设问题的相关思考[J].现代国企研究，2017（04）.

[2]阮青青.探析数字化时代下城市建设档案管理工作[J].人力资源管理，2018（4）.

（作者单位：通化市城市建设档案馆）