基层水利单位档案管理面临的问题及对策

姜玉信

摘要：水利部门之中档案管理工作是至关重要的组成部分，部分水利部门领导因为没有意识到档案管理工作的重要性而导致档案工作存在不同程度的问题和漏洞，笔者在分析相关缺陷的基础上提出了构建现代化基层水利单位档案管理工作机制的对策和方法。

关键词：基层水利单位档案;现代化;创新

引言

水利，是新时代下非常重要的基础设施，也是我国在发展过程中不可缺少的一部分。通过对水利机构的建设，还能够很好的改善当前我国的生态环境，更好的满足可持续发展理念。而做好水利机构管理工作，是能够保证水利机构稳定运行的关键。通过对水利机构档案管理工作，就能够及时了解水利机构的实际运行情况，进而保证水利机构的经济收益。

一、水利机构档案管理的特点

（一）水利工程档案管理的种类较多

水利工程建设大多是由多个小工程所组成，这样也就导致水利工程自身较为复杂。而且，在水利工程项目建设过程中还有很多相应的环节，在这其中有现场勘测、工程策划、初步设计等等。而对于水利机构档案管理来说，其内容就是为水利机构的整个运行过程进行记录，因为在这过程中还存在很多的不确定因素，可能会受到一些原因的影响，进而导致最终的设计内容发生变化。所以档案管理在这过程中也需要及时的进行更改，根据实际情况进行调整。

（二）完整性和真实性

水利机构档案完整性影响着整个水利工程项目的建设。而想要保证水利机构档案的完整，就应该保证相关信息的完整。对于水利机构档案管理来说，能够直接反映出当前水利机构的实际运行情况，并且为防洪、灌溉提供相应的帮助。只有保证水利机构档案管理的有效、真实，才能夠确保为水利机构提供相应的帮助，让水利机构能够作出正确的决定。

二、基层水利单位档案管理工作面临的问题阐述

第一，未意识到档案管理重要性。水利部门领导人大多将精力放在了水利事业的创新上，分给档案管理工作的关注和精力都相对较少，这是其从根源上未意识到档案管理工作意义的一种表现。部分领导人认为档案管理工作只是一种服务性工作，难以带来直接的社会效益和经济收益，没有对其价值形成客观的认识，导致档案管理设备配备、人员安置和规范化体系构建都存在滞后和陈旧的弊端。长久下去，档案管理人员将会忽视本职工作、看轻自身工作岗位，導致档案资料流失、档案保管混乱、档案利用程度偏低等多种问题的出现，档案管理现代化的步伐也会受到阻碍。

第二，档案管理人员素养有待提升。一些基层水利单位档案管理部门的人员为临时抽调或者兼任，他们在工作中身兼数职，将重点和精力放在了其原本的工作领域，对档案管理现代化建设毫无头绪。部分水利部门长期不对档案管理人员进行专业化培训，致使其难以满足新时期档案管理要求，不能为水利工程事业的建设提供标准化的数据和可供借鉴的资源，导致档案的经济效益和社会价值处于被压抑的状态。

第三，缺乏健全的基层水利单位档案管理制度。由于水利部门领导的忽视，档案管理工作在开始之初就没有构建健全的管理制度，体制机制建设的不足使得档案管理无据可依，工作质量和管理水平一直得不到质的提升，致使基层水利单位档案工作缺乏有序、准确和针对性的制度和方针指导。制度建设过程中，缺乏对工程验收、工程监理、市场稽查、投招标文件等的备案机制，导致水利工程在建设后期很容易陷入到无章可循的境地，最终给水利事业的发展造成阻碍。

三、构建现代化基层水利单位档案管理机制的对策

（一）加大资金投入

在信息化技术和大数据技术等现代技术快速普及的年代，人们的工作方式和生活方式都发生了加大的转变，传统的手写笔录的档案管理工作方式早已经被淘汰，档案的载体也从文字形式和突变性质转变为电子档案形式，以视频、音频等方式存在。电子档案的分类和存储将成为未来基层水利单位档案管理的关键点，积极地引进先进的信息技术和管理设施是重中之重。在这样的情形下，加大对档案管理的资金投入成为必经途径。梳理部门内部要进行统一和协调，共同开发专用数据库，对各个部门进行统一化、集中化管理，构建稳健有序的档案管理局面，进而最大化地发挥人力、财力和物力的效用。新时期的当那管理标准化和科学化建立在档案信息化的基础上，同时信息化也是档案资源共享和档案资源挖掘的重要方法。

（二）顺应时代发展要求

档案管理人员需要及时更新理念，积极进行工作创新，在掌握档案管理规律性的基础上强化现代化档案管理理念，从科学的视角和广泛的维度来开展档案管理工作。档案管理人员要是到档案管理的只能已经不再是传统工作模式下的管理型，而是新时期所需的服务型，需要以服务为切入点探寻完善档案管理服务的方式，加强当年管理工作的实效性。此外，强化档案管理人员的创新理念也是必须的，他们需要把控档案管理生命周期，强化各个工作流程，在持续化的工作机制完善的过程中找到档案管理现存薄弱之处。

（三）建立标准化的档案数据机制

计算机技术在现代档案基层水利单位档案管理之中占据重要位置，能够在基层水利单位档案标准化管理中发挥重要作用。在计算机辅助下的基层水利单位档案管理工作，能够渐渐地将国家档案管理的标准以标准化工作制度的方式落实下来，标准化的数据便于之后进行档案资料和资源的二次利用和加工，极大地发挥档案管理工作的效率和实效，传统档案信息的写入和输入方式变为计算机存储和输入方式，为之后的档案目录构建和检索提供了便捷的条件，档案管理標准化有了更加坚实的基础。

（四）提升基层水利单位档案管理的信息化安全防范能力

现代化基层水利单位档案管理就是通过计算机技术和信息技术开展的管理工作，信息化天然地带有不安全性、风险性特征，进行安全防范工作将成为工作重要内容。档案管理信息的安全防范能力可以从如下几方面着手：进行档案机房的防盗门窗安装，严格把控档案机房的钥匙，对档案管理信息系统进行加密处理，信息系统给予错误操作用户警告等等。但与此同时要注意的是，档案机房之中不宜设置地毯，以防止运行温度过热、突然断电等情况的出现。水利部门可以购买先进的病毒查杀软件，定期地进行病毒的排查和检测，避免系统被病毒入侵而造成数据丢失和损毁。已经归档的数据盘要贴上保护标签，让接触到档案数据的人都意识到档案管理数据的必要性，使得档案管理人员在无形中积累安全意识。基层水利单位档案管理部门可以定期或者不定期地对档案管理人员进行信息能力培训和安全知识宣传，提升日常工作中数据保护的意识和能力，降低档案数据被毁的风险。

结束语

本文分析和研究了现阶段基层水利单位档案管理机制的漏洞和缺陷，明确了现代化基层水利单位档案管理机制构建的必要性。档案管理工作是水利事业的重要组成部分，能够为工程建设和相关事业发展提供真实准确的依据，具有极强的现实意义和价值。现代化基层水利单位档案管理工作需要借助计算机和信息技术的力量，以先进的档案管理理念来完善档案管理工作制度、提升档案管理实效。

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（作者单位：夏津县水利局）