在ERP系统中实现对培训费用管理控制

2020-10-16张文宣

中国设备工程 2020年19期

张文宣

(北京航天自动控制研究所，北京 100854）

为了进一步提升ERP信息管理系统在企业中的应用，不断提高企业管理水平，持续优化改进业务。本文通过对企业人力资源部提出管理控制培训费用需求进行分析，从业务和财务层面的角度出发，浅淡如何在ERP系统中实施管理控制培训费用业务流程，达到企业对培训费用进行管控的目的。

1 培训费用项目面临的问题与可行性分析

1.1 培训费用项目面临的问题

企业人力资源部培训费用业务包括上市、未上市机关处室和二级单位，涉及培训设施设备、材料购置等产生的费用。企业针对培训费用划拨专项资金（简称培训费用），来源于工资总额的2.5%。培训费用业务上市使用ERP管理系统，由规划处和机动处实施。未上市使用物资采购系统实施。这样，一是造成信息孤岛，上市与未上市培训设备购置、材料采购无法得到控制；二是提报培训设备、材料购置出现重复，造成培训费用严重超支；三是上市单位使用的物资采购系统下线，取而代之的是ERP系统。在ERP系统中，整合实施培训费用业务，实现企业对培训费用统一管理控制，面临着巨大的挑战。

1.2 培训费用在ERP系统实施可行性分析

从企业培训费用实际业务出发，将培训费用业务统一管理。经企业相关部门研究决定培训设施设备、材料购置等由企业人力资源部负责管理，由人力资源部、财务处、物资采购部、ERP系统IT技术人员协调实施。经过讨论分析，明确了在ERP系统中应用PS模块项目管理功能，对上市、未上市各处室、二级单位培训费用进行合理的预算、下达管理控制，将培训设备购置、材料采购等培训费用实时地反映到ERP系统中，达到管理控制培训费用的目的。

2 培训费用在ERP系统中实施方案

2.1 培训费用实施方案讨论

通过对企业培训费用业务的前期调研，组织企业人力资源部、财务处、ERP运维PS、MM、FI模块IT技术人员，从ERP应用技术层面对培训费用业务、财务核算、结转业务进行分析研究，从风险控制管理层面进行了讨论，确定在ERP系统新增PS-MM-FI培训费用业务集成流程，对培训费用业务进行预算下达、采购、结算结转，解决对培训费用管控的问题。

2.2 培训费用在ERP系统实施方案流程

首先，由人力资源部对培训费用统一预算，应用ERP系统PS模块功能为上市、未上市创建培训设备购置、材料采购项目；为各处室、二级单位细分项目创建WBS元素；为项目总体和年度进行预算、下达；为各WBS元素进行预算、细分，下达。上市、未上市机关、二级单位、矿区向人力资源部提报培训设备购置、材料采购计划（纸制文档），经人力资源部审批通过后，由人力资源部为上市、未上市各处室、二级单位、矿区提报的需求计划创建网络预留号（创建设备购置、材料采购需求计划）。MM物资采购根据网络预留号查看物料库存；创建发货通知单；将培训费用设备购置、材料采购发料到各处室及二级单位。FI财务会计查看结转情况；月末对培训费用设备、材料购置进行结转。由于培训费用涉及财务一级核算科目，在PS项目管理中，需增加培训费用功能范围。经与财务部门讨论，确认了培训费用相关的会计科目。

设备购置科目1604330000在建工程-教育经费购置，材料发料科目6600970801工程费用-甲供费用-主材费，结转科目为应付职工薪酬-职工教育经费（2211040000），结算科目为员工费用-职工教育经费（6600010400），在ERP系统中新增培训费用功能范围一级科目，对应融合系统（FMIS）一级科目培训费用，解决培训费用项目财务结转、结算的问题。

2.3 培训费用实施方案的提报与配置

培训费用项目实施方案提报到ERP运维组，IT人员进行系统配置。为满足财务一级核算要求，一是在系统应用现有的功能范围5081-其他直接费用，创建培训项目，保证财务融合系统FMIS系统中一级科目的正确性。二是设备、材料购置发料科目沿用原来的工程费用科目，融合对照表中工程费用科目+功能范围，对应FMIS应付职工薪酬-教育经费科目。三是ERP系统自动结转至应付职工薪酬-教育经费科目，并且培训费用集成凭证不用传输到FMIS系统；四是财务人员月末手工结转培训费用设备购置、材料采购；五是确认FI财务会计模块相关配置。在ERP系统对PS-MM-FI培训费用集成流程配置，如下。

PS项目模块配置参数：包括网络参数文件为ZL50102企业培训费用；网络类型为L503企业培训费用；采购与库存工厂为7F30；MRP控制者为F20企业-人力资源部。用系统中功能范围5081其他直接费用建立项目，并配置为非必输选项，功能范围可不录入。

FI财务会计模块配置，会计科目1604000000-在建工程，6600970801-工程费用-甲供费用-主材费，6600010400-员工费用-职工教育经费，2211040000：应付职工薪酬-职工教育经费。台账配置：台账类别91（在建工程转资台账），台账内容9199 （转资—公共），台账类别4（用工类型），台账内容：1030（用工类型-合同化用工-计入成本）。增强替代功能系统配置完成，进行测试。