业财融合视角下高校实施“商旅平台”的意义及途径

张乐

[摘 要]“不忘初心、牢记使命”主题教育要求把“学习教育、调查研究、检视问题、整改落实”贯穿始终，随着高校调查研究深入开展，差旅费管理已在会计核算工作量中占据很大比重。文章以L高校为例，通过以“商旅平台”构建财务业务一体化平台的意义进行分析，提出L高校实施“商旅平台”的路径，以期赋能高校教育事业发展。

[关键字]高校财务;商旅平台;差旅管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.24.187

近几年，高校在会计核算、资金结算及相关辅助管理层面已逐步推行信息化，通过网上报销和银校互联等系统，可在一定程度上降低会计人员核算与结算数据的采集和处理工作量。但是，在业财融合及成果运用方面还存在较大的提升空间，以差旅费报销为例，财务系统难以简化差旅预订及报销全链条工作量，财务数据与差旅业务数据仍存在孤岛现象。

1 高校在差旅费管理方面存在的问题

1.1 差旅订票行为无统一规范

高校对差旅行为的管控多数集中在会计核算环节，而在行程预订环节并无规范性的操作要求，L高校订票行为主要分为：①通过专业的第三方商旅网站（如12306、携程、艺龙等）或服务商网站（航空公司、酒店）自行订票;②通过电话联系票务代理公司或个人代订;③针对人数较多且行程复杂的差旅业务整体打包委托第三方公司完成。不同的订票行为虽能满足出差行程需求，但出差人在平台选择、价格对比、原始票据开具、结算方式以及发票丢失等特殊事项处理等方面耗费的时间成本、决策成本差异性较大，而财务网上报销系统难以企及这部分业务内容。

1.2 差旅费报销及核算工作量巨大

差旅費报销业务具有费用占比小但工作量占比大的特征，L高校2019年差旅费用占总支出3%，但差旅业务笔数达到总业务数10%，考虑单笔差旅费在网上单据填报、差旅补助计算以及会计审核报销等节点所耗费的处理时间，其工作量总占比达到15%以上。网上报销系统要求出差人提前填写详尽的行程信息，如交通方式及费用、住宿费用、差旅补助等内容，而财务人员需逐项审核出差人各项开支是否超标并完成会计核算与结算工作，如遇不符合标准或发票丢失等现象还会因返单或退单额外增加沟通成本，差旅报销业务所占用的会计核算工作量日益增长。

1.3 部分差旅业务真实性确认难度较大

高校多数差旅业务可通过单位件函件、会务通知等材料予以佐证，但仍有部分外部调研形成的差旅业务过程透明度不够，导致财务人员因信息不对称或对差旅业务的不理解等原因难以核查业务真实性，L高校财务人员在核算环节需要经常和出差人反复沟通行程细节，而对于较为模糊的业务环节通常要求出差人补充大量的证明材料佐证，会计职业判断容易遭受信任危机。

1.4 差旅费用控制精细化程度较低

L高校通过制定差旅费管理办法明确不同职级人员对应的差旅标准（包括交通方式、不同省市的住宿标准以及补助标准等），并在费用报销时严格执行。而实际的差旅业务中，出差人所预订的行程虽未突破现有标准，但其所选择的出行方式并非性价比最高的方式，比如机票会因预订时间不同价格差异较大、淡季机票价格可能远低于高铁票价、住宿方面出差人容易陷入以差旅标准上限确定可用酒店的思维。会计人员仅能够将出差人级别所对应的标准与实际费用对比进行报销合规性判断，而无法对出差人订票时全部可用方案对比进行合理性评判，导致资源配置无法灵活可控，费用管控精细化程度较低。

2 “商旅平台”应用的现实意义

2.1 差旅标准管控前置有效管控违规风险

近年来，各级巡视审计对出差标准乘坐交通工具、超标准入住酒店等违反“八项规定”的问题关注度较高。[1]“商旅平台”与财务报销系统融合后，可将差旅标准及报销规则前置共享，使财经政策“靠前指挥、全程指导”，出行方式选择界面以通过一定的算法进行筛选，使出差人仅能在其级别范围内选择对应的出行方式，既可以减少出差人对差旅标准等政策的咨询成本，也能够从源头杜绝超标准报销等违规现象的发生。

2.2 充分利用智能化降低差旅管理全链条工作量

“商旅平台”模式下的差旅管理主要分为差旅业务平台与财务核算平台两部分，业务数据流与财务数据流通过差旅标准、财务规则等信息提供连接点而高度融合。平台操作整体流程包括：列支经费选择（科研经费可适当上浮标准）、出行及住宿选择（共享差旅标准后系统将按照性价比择优推荐）、差旅审批、出行预订、对公结算等。一方面，平台所显示的出行方式已经系统智能筛选，无须自行查阅标准，同时将差旅预订与出差审批合二为一，且全过程无须出差人垫付资金，既能确保差旅业务透明度，又可以获取职工出行满意度;另一方面，对公结算过程由学校与服务供应商自动对账、定期结算，实现结算周期内N笔业务一笔完成，费用明细均以电子形式在平台中共享，结算票据将充分利用电子发票的优势予以传递，最终通过网上报销系统自动完成凭证处理，极大减少会计核算工作量，也为会计档案影像化提供坚实的基础。

2.3 形成差旅预订规模效应获取买方议价空间

当前，大多数高校差旅预订均由出差人自行完成，订票形式分散且未形成较强的议价能力，通过“商旅平台”模式，高校可建立供应商服务效能评价机制，发挥高校差旅业务频次的资源优势和产生的规模效应，引入优质的服务供应商，将卖方市场转变为买方市场，增强与航空、酒店等服务商的议价能力，在价格上争取更多的折扣优惠，甚至要求供应商提供免费的高水平定制化服务，有效降低高校差旅业务隐性支出成本。

2.4 收集更多差旅行为开展可视化的数据分析

长期以来，由于差旅预订的行为数据缺失以及分析工具不科学，使高校在绩效评价、成本分析层面很难将差旅业务纳入其中。利用“商旅平台”可使差旅行程透明化、差旅数据丰富化，提供形式多样的个性化决策支持数据。[2]高校可通过平台收集职工差旅预订所产生的全部行为数据，获取最直观且全面的费用报告，如同时段全价机票预订频次、职工住宿选择习惯、出行方式及时段偏好等信息。通过财务规则引擎建立大数据算法，形成可视化、多维度分析图谱，既可以对职工差旅行为进行用户场景预测，也能够引导出差人对高性价比行程的选择性偏好，最终降低合规但不合理的差旅费用支出。

3 高校实施“商旅平台”主要途径

3.1 加强顶层设计制定差旅管理全链条实施方案

“商旅平台”涉及财务与业务交叉应用，其难度高于单纯的业务或财务系统的部署，L高校需成立以财务部门和网络信息管理部门牵头的工作小组及分管校领导组成的领导小组，优先选择信息化软件应用意识较强的学院（如计算机学院）试点，制定可行性强的总体实施方案和系统实施目标清单，明确技术要求与管理要求：一方面梳理优化差旅管理链条涉及的所有部门、岗位及管理制度，实现精细化管理的同时确保各环节衔接畅通、合理合规;另一方面需要收集职工（用户）具体需求，作为面向职工的功能性平台，为出行提供便利来提高用户体验（UI）也是实施“商旅平台”核心目标。

3.2 结合单位实际选用合适的“商旅平台”

当前，“商旅平台”与“报销平台”的融合部署主要通过以下三种途径实现：①单位自行部署实施难度较小的网上报销系统，外挂服务供应商线上订票网站，优点在于实施难度较小、通过协商取得订票价格优惠较大且结算方式较为统一，缺點是系统未对接无法实现数据共享、审核报销仍需通过人工完成效率较低;②选用专业的第三方商旅平台及配套的网上报销平台，优点在于业务流与财务流融合度高、实施难度适中，而缺点是无法享受服务供应商订票优惠、个性化开发成本较高;③自行开发一体化的商旅报销平台，优点是数据共享程度最高且符合高校实际情况，缺点是对接服务商订票平台的开发成本及实施难度最大。

L高校应积极开展外部调研，特别是对同行业、同规模等具有共性特征的成功案例的调研，重点关注差旅费用压缩比重与平台部署成本对比、平台运行流程与本单位差旅管理流程契合度、平台与现有报销平台的衔接优势、系统维护对本单位信息化管理水平的要求及平台在人工智能驱动下的预期可扩展性等内容，逐条逐项列出问题清单及解决方案，以业财融合视角建立目标导向，选用性价比最优“商旅平台”。

3.3 转变思维方式及时开展流程培训

“商旅平台”不同于单纯的报销平台，其涉及的相关利益方范围更广复杂程度更高，融合了出差人员、会计人员、服务供应商三个角色，涵盖订票、开票、对账、结算多个业务，在实施后应及时开展专题培训，一是加强高校职工的行程预订流程培训，重点灌输“智能行程推荐”“一键差旅审批”“订票超标风险防控”“全程零支付、零报销”等，逐渐引导其使用并培养高性价比的订票行为习惯;二是加强高校财务人员的会计核算流程培训，主要包括“财务规则共享范围及特点”“电子票据及行程清单对账要求”“账务处理及会计档案影像化流程”等，提高核算效率减少财务人员工作量;三是加强高校管理者的数据分析运用培训，内容涵盖“职工差旅行为分析”“部门差旅费用可视化分析”等，通过平台收集并建立职工差旅数据仓库，为差旅费用趋势分析、优质票务服务商引入、隐性成本节支等提供科学依据。

3.4 注重问题解决能力适时开展运行效果评价

高校实施“商旅平台”后，应建立平台运行效果评价小组，对“商旅平台”在本单位内部的运行情况及取得的效益进行评价。评价工作实施形式包括评价人测试应用、已使用职工问卷调查、运行期间核算工作量及差旅费用横向对比（已试点学院与未试点学院对比）和纵向对比（已试点学院历史年度对比）、管理决策中取得的量化数据支撑频次等，重点评价平台为职工出行提供的便利性、为会计核算带来的高效性、在成本节支方面带来的积极意义以及管理决策方面提供的数据基础与技术支撑等。通过评价确保平台运行高度契合顶层设计要求，最终形成运行评价报告提交“商旅平台”建设工作小组及领导小组审核（审议），并适时在全校范围内正式推行。

参考文献：

[1]任腾云，张敏.从信息共享角度分析智慧商旅企业应用[J].智慧商业，2019（1）：39-41.

[2]陈小鹏，陈小珍.基于商旅管理系统的差旅费用控制——以Z公司为例[J].财务与会计，2011（7）：44-46.