内控视角下城市公共服务性质企业合同管理及风险防范研究

赵娟娟

[摘 要]合同是企业行使自主经营权，实现利润最大化的直接载体和必经途径。城市公共服务性质企业（以下简称城市公服企业）亦是市场主体，必然也要选择以合同模式来推动整体经营活动。随着企业的发展壮大，对相关法律的认识越来越强，对合同管理较以往有了长足的重视，但由于历史惯性、人员素质、机制制度等不确定因素影响，不能很好地发挥合同管理的作用，不能很好地防范经济风险。文章以合同管理概述入手，着重指出了存在的问题，并针对性地提出了控制措施，以最大程度地在推进合同管理中为企业发展带来更多的经济利益。

[关键词]内控视角;城市公共服务企业;合同管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.24.035

1 城市公共服务性质企业合同管理概述

企业生产经营管理过程中，开展每一项经济活动，每一个环节，几乎都离不开合同管理。合同管理已然成为企业管理的重要内容和重要环节，在企业内控管理和外部市场中起到了承前启后的衔接作用，其水平的高低也决定了管理的成败、经营的成败。签署大量的合同，用来规范双方各自的权利义务，保障彼此的利益共赢，是当前经济活动中经营主体的首选，也是成本最低最可靠的社会治理选择。企业合同管理是指企业在生产经营活动中制定的在一定范围内适用的规范和约束的条件。城市公服企业作为企业组织，虽然是带有垄断性质，企业经营利润确有保障，但依然离不开合同管理。一般地，合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。城市公服企业运营离不开合同管理，更因涉及产品公益专业、安全保障难度较大等特点，在用合同行为参与社会经济活动中还存在较多风险。如何有效有力地通过城市公服公司的合同管理，达到良好的经营利润和平稳的社会服务，是摆在城市公服企业面前的一道必做题。因此，评析与加强城市公服企业的合同管理与风险防范，是践行科学发展、防范重大风险、推进企业精细化发展的必由之路。

2 城市公共服务性质企业合同管理中的风险

城市公服企业的合同管理，主要存在以下四个风险。

（1）前期立项材料收集不齐整。合同的签订，需要真实合法有据的相关资料支撑，在有关立项论证过程中，匆忙审定，使得一些资料未收集整齐，未经透彻调研考察，草率通过立项，造成资金浪费和资源流失。前期对合同主体的法人资格、资质证明等审查不严;对合同主体的财务报告、交易记录等能证明其获利与偿债的能力分析不足;对主体对象的现场调查，尤其是技能水平、施工能力、经济实力等材料收集欠缺。对不同项目的有关情况、政策法规、服务价格等以及与合同谈判的相关的内容条款依据收集不充分，前瞻性调研不足。

（2）预算的刚性控制不充分。在有关物资采购等合同中，经费的使用随意，采购预算金额控制不严谨，存在串用其他专项资金、调整不同的预算问题。造成财务控制成本增加，难度变大。在有关签订的用户销售合同中，未充分考量用户的实际情况，先签订统一定价合同，在客户使用后又有差别对待，导致销售价格混乱，无法精准确认财务收入。领导决策层面，对预算的更改较为随意，财务部门则不能给出既符合规范又有利推动合同运行的方法，致使预算在年度工作中不能起到相应的作用。

（3）合同签订履行监控不到位。合同的签订和履行，企业都处于利益与风险并存的状态。对合同对象主体资格审查不严，与越权代理或没有代理权的主体签订合同;对主体的资信状况调查不到位，判断错误，履行中不关注对方的资信发生变化;不同的部门，在签订有关合同时，格式差异过大，用印程序不规范，对收付款时间控制过于宽松，对合同的履行跟踪不及时提醒，未能做到各部门协同办理，导致合同资金应收未收、应付未付，增加资金回笼和违约责任风险。在一些重要合同的签订履行中，未按照企业规章制度履行审批程序，未选择具备相应资质的供应商，对合同内容的约定不够完善，关键性条款缺失或不明确、有意回避城市公服企业应承担的社会责任和义务等。

（4）现代科技创新运用不充分。当前，合同的管理还依靠各部门人员的主观能动性，依靠人脑记录、催办、跟踪等，工作强度增大，对合同的节点管理存在不可避免的疏漏。而且，合同的管理主管一般系办公室或法务部门，其他部门配合管理，但部门之间的管理对接尚靠部门领导之间的面对面、口对口地互通有无，没有形成无缝对接。对合同的签订、履行、变更、终止等的审批流程，还依赖传统会议及等待领导签署，未能应用视频会议、办公软件进行智能办公，导致合同流转效率偏低，市场商机抓取及调整应变不足。

3 城市公共服务性质企业合同管理风险的防范措施

任何合同的管理、风险的防控都要着眼于上述合同管理的全过程，主要从“人、事、技”三個方面，控制不仅包括合同本身存在或可引发的法律风险，也包括客观或外部因素带来的法律风险。

3.1 加强人员培训，提高员工能力

合同业务素质的强弱、能力水平的高低，对企业能否做好合同管理全程、能否通过合同管理提高企业运营安全及效益产出，是一项考验企业管理的重中之重的工作。管理工作需要人来主动完成，而且需要具备相关的基本知识储备，尤其是法律知识、财经法规等，对领导层及相关合同管理的人员自然要提出更高的要求。一方面，公服企业应着重加强合同管理人员的法律知识培训，重点学习民法总则、合同法、财经法律法规等，强化法律意识、廉洁意识和依法办事依法服务的能力水平，以高水平的合同管理人员提高合同管理的质量和企业的经济效益;另一方面，鼓励全员树立合同观念，了解市场行情及业务发展动态，明确各环节的签约注意点和谈判技巧。

3.2 突出管理重点，提高管理成效

合同的签订与合同的履行是公服企业的合同管理重点与难点，是合同管理的两个重要阶段。在合同订立前，针对不同门类的合同要选择相应的不同标准合同，比如工程类合同、服务类合同、采购类合同都一一对应建立合同文本库。在标准文本的基础上，再根据具体合作商及业务的协商过程进行相应补充，对谈判记录要详细记录重点要素，审核确定人员身份和法人授权情况。在合同签订过程中，做到合同文本条例清晰分明，内容与企业利益统一，建立合同会审制，对会审意见进行着重研究，必须加强对合同条款的仔细审核，对双方的权利义务是否明确、条款是否具有实际执行性、合同内容是否存在重大分歧、违约条款的设计与选定有无重大疏漏等要加以明确说明。在合同履行前，充分做好合同交底解释工作，使全体管理人员和具体工作人员能全面、完整地认识合同，理解合同的含义，对存在的风险点和薄弱环节进行梳理分析，最大限度地把握好有力条款。在合同履行过程中，按照分类分别建立管理台账，根据项目具体安排制订详细的实施计划，组织落实，重点要充分注意合同的法定期限和约定期限的管理，交付地点及接收人员的指定落实，妥善保管好履行合同中双方往来的全部书面和电子记录，对需要变更合同或补充合同的，尤其要慎重研究，加强内部审批流程。还要定期对相对方进行动态评价，对合同交易对手的资质变化、财务变动等可摸底的情况进行调查测评，避免因市场风险导致合同交易对手不良因素带来的相关经济风险，做好及时地中止履行合同。

3.3 严格控制预算，控制财务成本

财务预算是企业发展的计划和任务编制的年度财务收支计划，是企业发展和各项工作目标的瑕疵，用语有无矛盾模糊。合同在其执行过程中，必须注意与预算的控制密切相关性，建立健全财务部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，严格按照有关收入类合同的约定，及时提醒并协助业务经办部门做好应付款的催收工作，另外，对支出类合同的履行，注意严格按照合同的付款时间、付款比例等约定，严格审批，在合同的预算经费范围内予以开支，加强监管，杜绝无预算、超预算的情况经常发生。

3.4 引入数字概念，创新管理水平

当前，一般企业还是采用传统的人工管理合同，方式陈旧，且耗时耗力，尤其是合同履行证据固定及合同全部材料的归档存在较大风险。现代社会信息化、数字化技术发展迅猛，很有必要在控制必要成本的基础上将数字化技术等应用于合同管理领域，提升合同管理的效率，避免人工管理存在的易疏漏、易短缺、易主观等问题。在数字化技术引入后，一是有利于合同全程的周期反应得到智能化管理，从预算到付款能进行有效对接衔接;二是有利于部门力量的有效整合，部门之间可以根据职能提醒调整工作战略策略，有效避免因部门沟通不畅导致合同违约;三是有利于提升财务管理便利度和有效度，通过财务控制倒逼其他部门调整合同履行方式方法，尽量降低合同履行成本，追踪收入支付流程，做到财务收支全程留痕，经得起历史和时间检验，也有利于领导层对财务管理数据进行随时调取，以便根据财务实际调整经营管理方向。信息时代的到来，城市公服企业合同管理更应该紧跟时代发展的步伐，做出相应的改变。改变传统人工，提倡数字化系统的优势，提高合同管理的效率。

4 结论

合同管理体现着企业对社会对市场的庄重承诺，是现代企业管理的核心，能起到领导和组织企业各项业务活動的作用。只有重视合同管理，规范地管理合同，才能确保在复杂多变的交易环境中，为企业稳定的创收提供有利条件，为企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。企业高管和合同管理专员必须全面提升风险防控意识，制定完善的合同管理制度，避免企业深陷合同陷阱，让公服企业的受众对象对服务质量好评，使企业健康持续发展，并能够为企业发展带来更多的经济利益。

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