对推进机关档案文化建设的思考

刘宇

摘 要： 本文以某机关的档案文化建设为例，对新时期下机关档案文化建设的内涵、现状进行了阐述，并结合存在的问题对推进档案文化建设工作提出了相应的对策。

关键词： 机关;档案文化;档案管理

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.26.292

1 档案文化建设的内涵

档案文化是一种将与档案有关的物质产品与精神产品相加在一起的文化。档案文化是一切文化形式的根源与基础，表现出明显的档案特质：具有高度的真实性与权威性，充满神秘感，常常以原始记录的形式出现等。档案文化的发展为其他形式文化的繁荣培育了肥沃的背景土壤，在社会主义文化建设的过程中占据着举足轻重的地位。由封闭走向开放，由传承通往传播，档案文化建设的发展历程也是其他各种文化建设的发展历程。新时期下，档案文化建设工作面临着更多的机遇与挑战，需要每一位档案工作者群策群力，发挥自己的智慧，大胆创新档案文化发展形式，为推进档案文化建设贡献一份自己的力量。

2 机关档案文化建设的现状及问题分析

在全新的历史条件下，原有的档案文化发展状况已经不能满足新时期的需要。以某机关为例，其档案文化建设的过程中尽管取得了一定成绩，但仍存在着以下五个方面的问题：

第一，基本实现了档案管理部门全覆盖，但档案管理意识淡薄。某局现有档案管理机构已经较为完善，不仅配备了齐全的档案管理设备，还能够做到专人负责、职责明确，对档案的归纳整理也十分及时。但对档案管理的理解还停留在比较浅显的层面，部分领导对档案管理不够重视，因此未能提供充足的人力资源与物力资源;同时，部分员工缺乏自主的档案管理意识，档案管理部门的工作人员有时也做不到对档案的全面收集，未能营造起从下而上的档案管理氛围。

第二，机关内的档案管理制度虽已初步建立，却无法统一。机关的各个部门结合本部门的工作实际对档案的保管、保密等环节做出了具体规定，部门部分还对档案的借阅和保管做出了明确要求，这些规定虽然确保了本部门工作的规范化、为档案的日常整理和管理提供了方便，却无法在全机关内实现统一，当部门之间需要进行档案的沟通使用时，就会造成极大的不便，具有很高的随意性，为档案的统一管理增加了难度。

第三，机关能够严格按照档案管理相关细则对档案进行收集、分类、编号等一系列处理，但对部分资料不够重视，收集不够齐全。与地质资料档案等自然资料档案相比，文化活动档案（如庆典记录、荣誉证书等）和经济活动档案（如合同、会议纪要等）的收集度明显偏低，这部分资料或是散落在各个部门而得不到有效地汇总，或是保留在个人手中，这就对机关档案信息的完整度造成了一定的影响。

第四，尽管配备了充足的档案管理人员，但部分管理人员缺乏专业培训，不具备足够的专业知识。当前，机关的档案管理人员虽然人数充足，但大部分以兼职为主，并且缺乏熟练工与经验丰富的长期工作者，在面对较为复杂专业的档案管理问题时，往往依据自己的经验而非具体的档案管理细则做出判断，这就使得档案管理埋下了隐藏的风险。

第五，机关内各下属单位在档案管理的过程中做出了自己的特色，但依然面临着硬件设施不够完备的问题。某下属单位对档案分类进行了创新，按照党群、行政、地勘、合同等分类方式对档案进行归纳整理，使得档案查找变得方便快捷;某单位则从工作实际出发，加强了对文化活动档案的管理，建立起了完备的档案信息库。各个单位在档案建设方面都取得了相应的成就，但配套的硬件还做得不夠到位，虫蛀问题、潮湿问题没有得到有效解决，档案室的通风和防火工作也仍有提升空间。

3 针对机关档案文化建设问题所提出的策略

第一，档案文化的建设从根本上来说取决于相关工作人员的素质，必须加强对管理人员的专业知识培训，为机关档案文化建设提供充足的人才资源。具体的可操作措施有以下几点：首先，选派熟悉档案管理、具有高度责任感的人员进行档案管理工作;其次，尽量确保档案管理人员的工作稳定性，避免兼职带来的工作漏洞;再次，定期对档案管理人员进行专业培训，通过开讲座、组织经验交流会等形式不断提高工作人员的业务水平;最后，还要鼓励档案管理人员不断加强自身学习，在全单位营造出重视档案文化建设的良好氛围。

第二，要加快观念转变，借助各种创新手段扩大档案文化传播范围。机关单位的领导要起到带头作用，加强对档案文化建设的重视，将各种创新手段应用到日常的档案管理中，推动档案数字化的进程，建立起完备的机关档案文化专题数据库，实现机关档案文化信息资源的优化和共享。

第三，在整个机关单位内扭转对档案文化建设的错误认识，实现由封闭到开放的转变。部分机关人员对档案工作存在着一定的误解，认为档案工作无非是存储和调阅而已，有时甚至会将档案工作粗暴地理解成抄写文档，缺乏各单位之间的相互联系。要积极打造机关档案平台，促进各个部门之间的相互交流与信息资源共享。

第四，推动机关档案的数字化建设，使电子档案成为档案建设的新方向、新手段。电子档案具有查询方便、更新简易、存储空间小、存储信息量大等优越特性，值得在机关范围内全面推广。各机关部门要借助已有的信息化设备对往年的档案信息进行录入整理，为打造档案库做好信息储备，同时要不断引进新的档案管理设备与软件，推动机关档案工作迈上信息化与规范化的新台阶。

4 总结

综上所述，该单位在机关档案文化建设方面确实取得了不可忽视的成绩，但受制于传统管理模式的弊端，也依然存在着一些问题。在新时期全新的管理要求之下，如何秉持科学发展观的指导，积极开展与推进机关档案文化建设将是机关各单位亟待解决的重要课题。相信在不远的将来，档案文化建设将为社会主义文化建设注入更加崭新的活力，为社会主义文化的繁荣提供更加丰富的力量。

参考文献

[1] 任汉中：《档案文化：一个十分纠结的论题——浅述档案文化研究的几个问题》，档案管理，期刊，2012.

[2] 唐微：《关于推进机关档案文化建设的思考》，当代教育实践与教学研究，期刊，2015.

[3] 黄婷婷：《基于推进机关档案文化建设的研究》，办公室业务，期刊，2017.

[4] 黄育萍：《新时期机关档案文化建设的策略探究》，办公室业务，期刊，2019.