仪器设备“网上比选”采购系统的建立与实施

杨 柳，黄开胜，王 妮，李春艳，罗 平

（清华大学 实验室管理处，北京 100084）

随着《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号）及《关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校、科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》（财库〔2016〕194 号）等“放管服”政策的出台，高校在采购形势日趋多元、复杂的情况下，如何落实国家“放管服”政策要求，更好地完成高校的采购任务，规避采购环节中的风险，为“双一流”建设提供更优质的服务[1]，已成为摆在高校采购部门面前的重要课题。

2017 年，《关于印发〈“互联网+”招标采购行动方案（2017—2019 年）〉的通知》（发改法规〔2017〕357 号）及《国务院办公厅关于印发政务信息系统整合共享实施方案的通知》（国办发〔2017〕39 号）等文件进一步明确了政府采购及政务信息系统中的信息公开要求，强调要做到采购全程公开、透明、可追溯。

如何落实政府采购中“放管服”的要求，同时加强采购过程中的信息公开、优化采购流程、提高采购效率、完善采购内控，已经成为高校采购部门的共同诉求[2]。

1 目前高校分散采购的现状与分析

近年来，随着“放管服”改革的持续推进，各高校也陆续提升了学校集中公开招标采购限额标准，限额以下的校内分散采购项目占比迅速攀升。通过高校政府采购学会对部委直属高校的调研，各高校在校内分散采购的管理方式上主要有：

（1）自行采购。由采购需求用户提交采购申请，经相关管理岗位审核通过后，用户自行采购的一种采购金额较小的分散采购方式。

（2）自购备案。由采购需求用户自行采购，通过结果公示、签订采购合同或者资产建账来实现的一种采购金额较小的备案制分散采购方式。

（3）网上竞价。由采购需求用户提出采购需求，通过网上竞价平台公开采购需求，供应商网上报价，以“价格最低”原则选择成交供应商的一种分散采购方式，该方式主要适用于通用标准货物的分散采购，采购标的品牌、规格、型号、技术参数非常明确，以竞价为关键目标。

（4）询价比价采购。由采购需求单位按要求自行组织询价比价及谈判程序，按要求对采购过程记录及相关档案存档备查的一种分散采购方式。

自行采购、自购备案适用金额范围通常较小，网上竞价主要在通用标准货物采购时发挥较好的管理效益，询价比价采购组织程序仍然比较复杂，采购效率较低。目前，大部分高校采用多种采购方式并存的模式进行分散采购和管理，其中已经通过信息化平台对分散采购项目进行全面管理的高校还比较少。

2 清华大学仪器设备采购现状

我校2018 年仪器设备共有采购项目19 579 个，采购预算19.95 亿元。其中未列入政府集中采购目录且政府采购限额标准下的分散采购项目数占总采购项目数的98.99%，采购金额占总采购金额的62.61%。由于高校仪器设备采购具有较强的行业应用特性，这部分采购项目很多都具备种类繁杂、专业性强、采购需求随机性大和时效性强等特点[3-4]。

在综合考虑采购工作量及采购人员配备的情况下，2018 年及以前，我校仪器设备采购的校定公开招标限额为50 万元。达到校定公开招标限额及以上的采购项目，由实验室管理处工作人员参照政府采购限额标准以上的要求执行采购过程；限额以下的，由申请人在采购申请获批后自行采购，其中10 万元及以上的，必须在签订合同时提交市场调研报告。自行采购这种方式给予了申请人充分的采购自主权，但也存在着信息公开程度低、市场调研不充分、竞争性缺乏、内控风险难监管、耗费时间长等问题。

3 “网上比选”实施思路

为响应国家在“放管服”及信息公开方面的政策要求，我校实验室管理处深入分析校内仪器设备采购业务现状[5-6]，在借鉴其他高校网上竞价采购模式的基础上，确定了以信息化平台为工具，以信息公开引入市场竞争机制为策略，以加强内控管理、提高采购质量和节资率为目标的采购管理思路[7]，率先将该思路应用于校内采购预算金额为10 万元～50 万元之间的仪器设备项目，并拟根据实施情况提高校内公开招标限额至100 万元，赋予科研人员更大的自主选择权。

4 “网上比选”操作流程及规范

2019 年1 月，我校实验室管理处向全校发布《清华大学仪器设备“网上比选”实施细则（试行）》（以下简称《比选细则》），并在新上线的设备全生命周期管理平台上全面启用“网上比选”采购管理模块，具体流程为：

（1）在线审批购置申请，系统自动发布需求公告。申请人提交购置申请，逐级审批通过后，系统自动在我校设备采购与处置信息发布平台向全社会公开发布“网上比选”需求公告。

（2）供应商响应需求。系统中经审核的注册供应商在规定时间内（一般为3～7 天）在线响应用户需求，进行报价。

（3）申请人自主选择成交供应商。申请人在“网上比选”公告截止后5 天内，自主选择满足技术指标、质量、服务和预算等要求的仪器设备响应方案及供应商。

（4）实验室管理处备案并发布采购结果公示。当申请人选择最低报价的供应商时，无须人工审核，系统自动发布成交公告，并通知成交供应商；选择非最低报价的供应商时，须实验室管理处对选择理由进行备案后，再发布成交公告，正式确定成交供应商。

为确保“网上比选”的实施效果、成交率、公平性等，实验室管理处在制定《比选细则》时充分考虑采购过程中存在的各类特殊情况，并对处理方案进行了明确规定。

允许申请人在比选公告阶段自行推荐供应商，放宽供应商参与门槛，以解决部分供应商不便进行网上注册登记的问题，如直接参与投标的境外厂商，在没有供应商报价的情况下比选系统自动将公告延期3 天，预留充分的报价时间；延期后仍没有供应商响应的项目自动终止网上比选，可转为采购用户线下自购并完成网上备案和结果公告的方式，避免了重复采购流程。建立废止机制，在需求公告自动延期后仍无供应商响应或响应的供应商不符合采购要求时，用户可以选择发布废止公告。明确预算经费负责人或其授权人为拟定“网上比选”需求和确定成交结果的责任人，在采购流程规范的前提下，充分赋予用户自主选择权；在成交公告发布后5 个工作日内或约定的签约时间内，按照学校合同管理相关规定及时签订采购合同，确保执行进度，详细流程见图1。

图1 “网上比选”采购流程

在具体执行过程中，也通过一系列方式确保采购用户、供应商的双方权益。比如采购用户在比选截止后方可查看供应商的报价信息，截止前只能查看供应商的参与数量。公告发布后，不得随意更改、补充、废止。

5 “网上比选”的特点及应用效果

推行“网上比选”采购方式是校内采购管理的一项重要突破，自比选系统于2019 年1 月上线以来，共完成项目980 余项，占全校预算金额超10 万元的仪器设备采购项目总数的70%以上，成交总额达2.4 亿元，从提出采购需求到确认成交平均周期为3.5 天，通过平台注册并实名认证的设备类供应商1600 余家。

“网上比选”带来的采购周期缩短、市场调研减负、纸质文件盖章及跑腿减少等便利已经得到了大部分教师的认可，采购内容公开透明、采购过程可追溯等效果也使得学校的采购管理工作更加阳光，主要成效体现如下：

（1）信息公开程度提高，有效突破信息壁垒，优化监督。所有“网上比选”需求信息均对外公开，为全球供应商便捷地获取信息、主动参与采购活动提供了有效途径，有力打破了采购用户和供应商之间的信息壁垒，改变了购前市场调研被供应商牵着鼻子走、调研信息不全面的既往局面，也为用户提供了更多的选择范围。同时，采购需求和采购结果信息公开透明度的提高[8]，也使得各项采购活动更好地在社会监督下阳光开展，降低了内控风险[9]。

（2）逐渐形成供应商管理体系，增强了学校采购的议价能力。随着“网上比选”的推广，学校采购供应商库得到了快速增长。网络化的采购交易方式大幅降低了供应商的交易成本。市场竞争机制和成交供应商评价机制[10]的引入，促使供应商报价时更加客观真实、服务更周到细致，提高了采购质量。

（3）以满足科研需求为依据，进一步扩大用户采购自主权。与传统的“网上竞价”采购方式不同，“网上比选”不以价格最低为选择成交供应商的标尺，充分放权给用户，使其可以自主选择采购需求的公告时间和满足科研需求的供应商；以比选时供应商的实际响应情况作为市场情况，不要求每个项目至少有3 家供应商报名，只要出现报价满足预算，方案符合技术要求的供应商响应，便可确认成交，确保了采购效率。

（4）一站式服务，确保实现信息多跑路、师生少跑腿的服务效果。“网上比选”从采购申请至合同签署实现全线上管理，用户仅需在采购完成后到实验室管理处完成合同盖章，免去了市场调研、填表审批、线下谈判等需要用户跑腿的环节，各业务节点系统自动通过微信、邮件等发送即时消息，推送业务最新办理状态，提醒用户后续流程有效提高业务流转效率。

6 “网上比选”的改进方向

“网上比选”的实施思路和采购流程虽然得到了大部分用户的认可，但实施中也收到不少问题的反馈。在满足国家和学校相关政策要求的前提下，如何更好地提升教职工的采购体验，优化采购效率，是进一步推广和优化“网上比选”采购方式时需要重视和解决的问题，目前已有以下优化方向：

（1）吸引更多优质供应商，继续完善供应商评价机制。目前在库的供应商还不够多，需要进一步扩大宣传力度，吸引更多优质供应商，使得“网上比选”采购形成更充分有效的市场竞争，减少废标率。同时也要加强供应商管理，继续完善供应商评价机制，营造一个健康、有序、诚信、可靠的网上采购交易生态。

（2）继续优化系统功能，加强培训指导[11]。“网上比选”系统是设备全生命周期管理平台的子系统，衔接购置申请、合同管理和进口外贸等业务，要进一步理顺各业务间的数据流，继续减少信息重复采集量，并确保各业务环节信息一致性。培训指导方面，需要针对不同业务场景，分角色分步骤地制作精细操作录屏课件，高效引导用户熟悉操作流程，减少系统学习成本。

（3）加强数据分析，挖掘更大权益。进一步对“网上比选”业务数据做深度分析，如分析出参与度和竞争力较强的供应商，由学校集中洽谈更大优惠政策，为学校争取更大的权益。

7 结语

“网上比选”有效地利用现代网络信息技术，充分尊重教师的采购自主权[12]，让教师、供应商和采购管理者不受时间和空间的限制，阳光、高效地完成采购活动，已经在我校取得了一定成效。在响应国家“放管服”政策及满足“公开、公平、公正”要求的前提下，进一步优化“网上比选”的实现方式，更好、更快地响应教职工的仪器设备采购需求，是我们继续努力的方向。期望在不久的将来，可以将“网上比选”推广到政府集中采购限额以下的全部采购项目，赋予科研人员更大的采购自主权。