党校电子文档智能系统的开发与应用

史转转 孙姝

摘要：为贯彻落实习近平关于党校工作的重要指示精神，解决党校文档处理工作过程中存在的强度大、效率低等实际问题，研发了《党校电子文档智能系统》。系统以Visual studio 2019为开发工具，以Oracle 11g为数据库，利用神经网络、全文检索、分词等技术，实现了公文、档案等资料的辅助生成、流程管控、电子归档、检索调阅等功能。文章详细介绍了该系统的研制背景、整体设计、功能结构、模块功能以及应用情况。系统人机界面友好，运行安全稳定且功能齐全，系统的应用有效推动了党校系统资料形成与管理工作由人工经验型向科学高效型的发展和转换。

关键词：党校;电子文档;智能系统;资料管理;辅助系统

中图分类号：G647; TP311.1      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）23-0233-03

Abstract： In order to implement the important instruction spirit of the general secretary of the internship on the work of the party school， and to solve the practical problems of high intensity and low efficiency in the process of the party school document processing， the "Party School Electronic Document Intelligent System" was developed. The system uses Visual studio 2019 as the development tool， Oracle 11g as the database， and uses neural network， full-text search， word segmentation and other technologies to realize the auxiliary generation of documents， archives and other materials， process control， electronic filing， retrieval and retrieval. The article introduces the development background， overall design， functional structure， module function and application of the system in detail. The system has friendly man-machine interface， safe and stable operation and complete functions. The application of the system can effectively promote the development and conversion of the party school system data formation and management from manual experience to scientific and efficient type.

Key words： party school; electronic file; intelligent system; data management; auxiliary system

1 背景

党校是党教育培训党员领导干部的主渠道，是党对干部进行理论教育和党性教育的主阵地[1]。党校人员肩负着提升干部素质，推进各项改革全面深化的历史重任[2]。除了日常的教学、培训、理论研究等任务，公文处理、教学档案管理等文档管理工作也是党校工作的重要组成部分，包括草拟、行文、发文、管理、整理、归档等一系列流程。近年来，随着科学技术地快速发展，党校系统的信息化程度有了显著提高，各种网站、系统的推广应用极大地方便了党校的管理工作[3]。但在文档管理方面，党校系统却依旧在沿用传统的手工方式，信息化程度不高，导致劳动强度大且工作效率低，使党校人员的宝贵时间都消耗在了事务性的工作上，且随着公文及资料档案的逐年增加，在此方面的问题会更加突出。上述问题的存在，严重制约了党校管理工作在信息化时代下的快速发展。

在全國党校工作会议上的讲话中，习近平对提高党校科研能力和管理水平提出了明确要求[1]。为贯彻落实习近平关于党校工作的重要指示精神，解决党校文档管理工作过程中存在的实际问题，特研发了《党校电子文档智能系统》。

2 整体设计

2.1 系统架构

以党校电子文档智能系统为平台，自下而上分为设备层、数据存储层、数据分析层、应用层，以及完善的标准规范与制度法规和组织架构与安全体系（见图1）。设备层指的是信息的采集设备。数据层是智能系统的核心层，分为数据存储层和数据分析层。应用层是在设备层、数据层的基础上建立的应用系统，主要负责处理业务逻辑及数据可视化。

2.2 系统结构

系统采用Client/Server结构进行设计，服务器端由图像存储服务器、数据库服务器、防火墙等组成，各客户端直接用客户端应用程序访问。系统可以部署在互联网上，也可以部署在各单位的局域网上，工作人员可以通过网络访问本平台。系统由硬件系统、软件系统、数据库系统和网络平台四部分组成。其中硬件系统与客户端微机相连，用于电子文档的信息采集及打印，包括扫描仪、打印机、二代身份证识别仪等;软件系统基于数据库系统和网络系统完成相应的功能操作;为保证数据信息的安全性，我们将数据库系统置于专门的服务器上（见图2）。

3 功能结构

党校系统在日常工作过程中，始终伴随着公文资料和档案资料的生成、处理、归档等操作。公文资料主要包括：决定、通知、报告、请示、批复、意见、函等;档案资料包括师资类、教学类、管理类、反馈类等。经过调研并对功能需求进行功能整合和创新后，系统提供了公文资料和档案资料在职权范围内的辅助生成、流程管控、电子归档、检索调阅等功能。主要的功能模块包括：公文制作、教案生成、流程管控、电子归档、信息查询、数据处理、系统设置七个功能模块，每个功能模块下面又含有相应的子功能模块（见图3）。

4 模块介绍

4.1 公文制作

系统提供信函、命令、纪要、报告四种公文的自动生成功能。工作人员只要将公文的相关要素录入系统，例如：标题、主题词、主送机关、正文、发文机关、日期等，系统会自动调用对应的模板，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB-T 9704-2012）[4]中所定义的公文格式自動生成相应的公文[5]。系统基于自建模版，利用OLE技术实现对Word的可编程操作，基于神经网络技术实现了部分文本内容的智能补全提示功能。

4.2 教案生成

该模块主要用于辅助党校老师生成教案。系统提供培训指南、学员须知、教学计划、课程安排、管理规定、学员守则等教案的自动生成功能，还提供教师名单、通讯录、教学满意度调查表等辅助性文档的生成。在实现课程安排功能时，系统采用了模拟退火算法[6]，可以实现教学计划、教学场地和教师资源的合理安排和有效管理。

4.3 流程管控

系统设计了党校文件的状态监管和流程审批解决方案，并在这个模块内予以实现。当公文和教案文件在系统内生成后，系统会按照预先设置的流程进行处理[7]。状态包括：草拟、审批、行文、发文、归档、作废、修改。审批流程和审批权限可以在系统设置模块内结合党校自己的规定进行设置。系统采用WFMC的流程标准以及电子签名相关技术[8]来实现各种复杂流程的电子化流转，实现了文件管理的高效、科学。

4.4 电子归档

电子归档是将纸质资料转化为电子的图片直接扫描保存至服务器中，实现纸质文档的电子化管理，使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失，分为文书录入、教案录入、其他录入三个子功能模块。文书录入专指信函、命令、纪要、报告四种公文材料的电子化操作;教案录入针对教案材料;其他材料是任职通知、工作记录、民主测评表、年终总结、合同、收据、发票、人事档案、卷宗等。

电子归档分为两步：首先，录入纸质文档的要素（比如：本名、标题、材料时间、页码、姓名等），便于后期检索调阅;其次，通过扫描仪将纸质文档扫描成照片并借助系统提供的编辑功能进行图片处理（比如：裁剪、锐化、旋转、RGB亮度调节等）。

在实现图像扫描功能时，我们充分利用了面向对象的可视化构件技术，通过采用构件技术来实现对扫描仪的控制。在录入要素信息时，系统利用分词技术实现了关键词的自动提取，为后期的快速检索提供了基础。

4.5 信息查询

提供常规检索、高级检索和SQL检索三种方式。其中常规检索只对姓名、本名以及标题三个常用字段进行快速检索;高级检索则提供综合的全字段任意组合检索功能;SQL检索只针对熟练掌握数据库结构的DBA人员开放。为了提高检索速度，在Oracle数据库系统中，我们优化了存储过程，并采用了全文检索技术[9]。

双击检索出的数据记录，可以调阅电子化后的文件档案。查看时系统提供了电子图像的缩放、打印及另存等基本功能，才外还需提供了一些特定的功能，比如：按姓名检索后，进入资料文档时会在页码树处对包含该人员的页码进行标识，并提供全本查看功能。此外，对于检索出的文件，系统支持PDF或Word格式的另存操作。

4.6 数据处理

包括数据初始化、数据预警、数据备份、数据恢复四个子功能模块。数据初始化只有在系统第一次安装时才会使用;数据预警是针对服务端ETL过程中发现的数据质量问题而进行的预警，面向数据库管理员开发;数据备份、数据恢复是针对数据库迁移或是应付数据丢失或损坏而进行的操作。

4.7 系统设置

包括登录设置、权限设置、流程设置、选项设置四个子模块。登录设置用于设置系统用户;权限设置用于结合实际情况给各个用户分配不同的功能访问权限;流程设置用于设置不同的公文和教案流转所需的处理程序和处理人;选项设置内，能够对系统的数据库连接配置，图像存储格式以及默认的存储位置等信息进行设置。设置完成后系统会自动保持，存储方式我们选择了Ini文件格式。

5 实现与应用

客户端操作系统我们选用Windows 7，Linux服务器上选用CentOs 6.9，数据库系统选用Oracle 11g，系统开发工具选用Visual studio 2019。该系统人机界面友好，运行安全稳定且功能齐全，实现了公文资料和档案资料在职权范围内的辅助生成、流程管控、电子归档、检索调阅等功能（见图4）。

系统自投入运行后，安全稳定的运行至今，各方面均反应良好。系统界面美观大方、形象直观，操作便捷。系统整体上，功能设计合理实用，流程管控科学严谨，数据检索准确翔实，能够满足实际应用需求。

6 结束语

《党校电子文档智能系统》立足于党校系统内资料生成和档案管理工作的实际需求，并以规范相关管理流程为目的的大型综合信息管理平台。系统运行后，解决了传统纸质办公的烦琐，将公文制作的时间平均提高了70%，资料检索及调阅的时间平均缩短了95%，效益显著。除了工作效率的提高，系统的应用还提升了党校人员的信息化素养，收集的数据还可以为下一步的教学和科研工作提供良好的数据保障。此外，系统的应用还有利于领导的信息决策和科学管理。总之，该系统的应用，有效地推动了党校系统内相关工作由经验型向科学型的发展和转换。

参考文献：

[1] 习近平. 在全国党校工作会议上的讲话[R]. 北京： 中共中央党校， 2015.

[2] 李全有. 加强师资队伍建设是深化党校教育教学改革的关键[J]. 新丝路， 2019（2）： 44-45.

[3] 马力， 胥旭， 胥雅男. 新时代加强党校信息化建设的思考[J]. 党史博采（理论版）， 2018（12）： 43-44.

[4] GB-T 9704-2012， 国家行政机关公文格式[S].

[5] 李和忠. 新编机关公文写作方法与范例[M]. 北京： 中国文史出版社， 2016.

[6] 杨飞. 模拟退火算法在物流线路选择方面的研究[J]. 电脑知识与技术， 2019， 15（4）： 270-271， 277.

[7] 陈伟华. 基于图像存储的电子文档管理系统设计与实现[D]. 南京： 南京理工大学， 2018.

[8] 孙金生. 企业移动电子签名系统设计与实现[J]. 电脑知识与技术， 2018， 14（16）： 72-73.

[9] 龙佳. 论搜索引擎的特点与发展态势[J]. 电脑知识与技术， 2019， 15（1）： 200-201.

【通联编辑：谢媛媛】