计算机技术在办公自动化中的应用研究

吴蒙

摘要：随着计算机信息技术在现代社会的逐步渗透，人们在日常工作与生活过程中所需要注意的信息已经有了量级的变化，针对传统的信息处理技术，已经不能够充分满足现代人对生活与工作的需求。为了解决这一问题，就需要在办公自动化当中应用计算机信息，让强大的数据处理功能与文字处理功能，能够结合线下的多媒体技术发展，来为办公提供前所未有的便利。本文将根据计算机技术在办公自动化当中的具体应用来进行分别阐述，希望能够针对其应用意义和实际的操作要点来做好相关阐述。

关键词：计算机技术;办公自动化;实际应用;研究要点

中图分类号：TP393      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）23-0225-02

计算机技术在办公自动化过程中的应用，关系到整体公司的效率水平以及企业发展的经济效益体现。无论是从办公自动化的整体概念与特征来进行分析，还是将计算机技术在办公自动化中各项应用来做好剖析，都能够获得适用性持续发展的有效意见，办公自动化在拓宽办公区域范围，改善办公环境以及对管理成本进行缩减，效果都是十分显著的。

1办公自动化的基本概念

办公自动化所指的就是在办公室内部事务性的工作上的自动化，以信息处理为基础配合对应的计算机技术发展所产生的衍生物，在自动化过程中，办公室当中的职员能够借助计算机的硬件软件以及通信设备来对信息做好相应的加工工作，例如收集、传输等内容，都需要借助办公室当中的文件档案管理系统、公务管理系统以及部门办公系统来进行操作，由此可见，办公自动化实际上是一个系统的整体，在计算机网络技术的发展下能够对将来的办公体制以及公司整体的运行乃至未来的经济社会造成重要影响。

办公自动化与信息技术之间是相辅相成的，而在计算机技术上的加持下，能够帮助企业构建起有着充分自动化属性功能的信息系统，为办公室自动化系统的运行起到相对的促进作用。在办公自动化的基础上，人员能够借助各式各样的计算机设备进行并开展信息相关的工作，不论是加工与处理，还是存储、更新以及维护等内容，都能够做到有效的集合。

企业公务管理系统、自动化办公系统以及信息处理等方面的系统架构都可以融入计算机网络当中，并是其中的各成员实现互相交流。从本质上来看，运用计算机技术来针对企业在办公中所面对的各类信息，做好收集与分析的工作，还有在不同的办公场所、组织结构以及制度人员管理下，采取高效的技术工具来对这些信息做好处理、利用以及传递等行为，也能够进一步的提升办公自动化的效率。

在办公自动化的过程中，离不开信息处理的效率提升，在先进技术的指导下，能够使得资源针对各种办公业务进行得心应手的操作，并且在人机交互信息系统当中达到互相协作、共同利用信息以及提升办公质量与效率的总体目标。我们要了解到办公自动化的优势主要在于以下两个方面：一个是办公自动化本身可以满足公司在各项业务上的整体需求在更为突出的灵活性，还能够在工作过程中实现召开在线会议与跟进安排会议进度等方面的内容;另外一个则是因为其所具备的灵活的及时通信功能，在资源进行完善实时交流的过程中，能够为其提供信息处理与应用共享的平台，并且让企业员工在系统当中更为高效地开展工作，与同事之间产生言简意赅、行动及时的沟通环境，并且减少相应的通信费用帮助职员节省日常开支，提升自身的经济收益。

2办公自动化的主要特征

在办公自动化运行的过程中，离不开的是各种各样的计算机设备，所以计算机技术在其中也起到了关键性的作用，运用系统科学、行为科学以及通讯技术等方面来实现自动化办公的操作需求，无论是文字、图形还是图像等，这些都属于办公过程中所面对的一些信息，在对其进行收集存储以及使用的过程中，必须考量到信息资源的有效分配和办公事务的迅速开展等关键问题，将办公自动化系统的发展与办公人员实现紧密联系，使得计算机技术能够作为其中的指导性理论。在计算机技术与网络通讯技术的配合下，实现办公自动化的目的，可以整合办公室人员与其相关的信息资源，并且为构建起成熟健全的人机信息交互系统打下基础。企业内部的计算机网络系统渠道要确保办公自动化系统的共享交流的安全性与可靠性，从而保证办公事务能够在系统内部实现有效高速的运转，全面提升整体的办公效率。

就目前而言，国内办公自动化发展的需求正在逐日的提升，并且办公自动化发展进程也已经有了显著的成果，众多企业都建设起了具备人与系统全面集成化的开放式系统，并且在处理常规事务的基础上，开发了相应的智能化模式，整体的应用方式也已朝着多媒体化方向发展为前提，具有明显的电子数据交换以及自动化传输特征，相信在未来的发展过程中，随着信息技术的不断更新换代，也能够进一步地促进办公自动化的社会效益与经济效益提升。

3计算机技术在办公自动化过程中的具体应用

3.1文字处理

文字处理在人类发展历程中具有悠久的历史，从古至今，无非就是从原来的手写、调版印刷、计算文字处理，到现在的通过计算机来进行文字处理，在现代技术的发展下，这样既提升了录入效率，又能够在编辑过程中方便输出。文字处理本身就是办公自动化系统当中最为基础化的内容，也作为办公自动化的根基所在，在进行文字处理的过程中常用的软件有office当中的word以及WPS等，这些软件都能够为文字的录入与编辑实现便利，也能够对文字进行排版，在软件的辅助下还能够为文章设置相应的页眉页脚，并且在其中标注信息。为了能够使得員工在书写工作上获得更多的便利，在这些软件中同样也推出了文字域功能的开发，不仅可以进行文章日期的调整，还能够按照新推出的功能使得书写工作更加高效快捷。

3.2数据处理

数据处理技术在办公自动化当中的应用，主要在于对数据进行收集、分析与整理，一般来说，目前最为广泛应用的数据处理软件就是在office系统当中所包含的Excel软件。Excel软件在数据处理当中所展现出的作用，主要在于针对数据进行相对直观的展示，在编辑表格的过程中，我们也能够发现其中数据所存在的独特性。针对职员来说，运用以下功能来进行操作能够方便职员对数据信息进行快速的处理，以及灵活多角度的对接数据结果进行分析，最终帮助公司办公获得最主要的决策参考信息。除此之外，运用以下表格来实现的数据处理技术，也能够进一步维护数据的简洁性与持久性。

比如，在Excel表格当中输入数据，一般需要资源将数据输入其中，然后将单元格选中，最后在单元格不相邻的情况下按住Ctrl，在这时再用鼠标来点击左键，选中单元格，然后松开Ctrl之后，再同时按住Ctrl和Enter键，这样一番操作下，所选中的单元格就能够同时填入对应的数值。由此可见，以下表格是能够帮助员工提升自身的录入效率的。

3.3多媒体技术

多媒体技术在办公自动化当中所展现的独特性，主要在于两个方面，首先，是针对办公自动化流程当中的事项进行形式多样化的展示，在多媒体技术的融合下，能够将文字、声音以及图形进行有机地组合以表现出来。其次，在多媒体技术的良好应用下，也能够实现人机交互，运用文字、声音以及视频的组合方式做好对应的展示，由此可见，多媒体技术融合了行业的各个领域的知识内容，在办公自动化技术当中的引用能够让办公自动化，不再仅仅停留在对文档进行处理的基础上，而是能够实现丰富多样的数据存储与应用。

3.4网络技术

目前，网絡技术已经在人们的生活与工作当中的方方面面得到了广泛的普及，人们可以通过各种网络即时通讯工具实现在线交流，所以在公司的各个部门之间，也都可以轻松地实现互相独立且互相关联的状态，只要是在需要信息相互交流的时候，就应用即时通讯工具来完成任务，在这样方便的信息交流环境下，能够避免信息在传递过程中出现断层与错误，整体提升了办公效率。在公司运营过程中，电视会议也得到了较为广泛的应用，随着经济的高速发展，经济全球化的趋势也一直处于势不可挡的状态，公司人员常常需要奔走各地来进行业务上的交流，所以在人员开会的过程中经常会出现人员难以全部到场集合的情况，所以就需要借助视频会议的方式来解决这一问题。视频会议的优势在今年的疫情关头也显示出了重要作用，帮助众多企业解决了人员异地以及工作事务推进的困难，实现了办公人员能力的综合提升。

3.5硬件与软件上的支持

要想高效的处理在办公自动化所涉及的相关信息，就需要应用到计算机硬件方面的设备知识，还有在软件资源上也要跟上，这两项内容都是在办公自动化当中不可或缺的重要内容。就目前而言，大多数企业当中所采用的办公自动化特定软件都以财务管理软件与设备管理软件为主，这些软件都需要得到计算机数据库系统、SQL server 以及Access等计算机技术的支持，根据公司的业务性质与发展前景来选择对应的计算机操作系统，例如Mac OS、Windows、Linux等。

3.6文档管理自动化

文档管理自动化，主要就是要让文件审阅与批复等工作实现简化，让办公人员能够根据实际情况来进行调整，并且做好文档，修改历史痕迹操作时间以及频率，历史痕迹等方面内容记录的留存。职员在接到指令之后能够先行一步，在文件管理系统当中开启录入，后将文档传输至相对应的协作人员，最终再将文档进行保存归档，当归档完毕后就可以通过针对文档来进行分级，运用不同的权限设定来供应公司内部的人进行查询取用。在这样的操作过程中，我们既应用了计算机技术来帮助收发文管理实现自动化操作，又能够根据各种的等级与权限等内容来实现信息文件的共享、使用以及保存。

3.7信息平台构建

信息平台的构建关系到企业如何推广自身的信息宣传以及交流力度，在应用计算机技术的基础上能够构建起具备企业特色的信息平台，来进行对应的电子公告，提供职员交流的电子论坛以及发行电子杂志的都能够使得外界更好地了解公司的企业文化以及帮助职员在公司内部实现信息交流，迅速把握企业的发展动态。

4结束语

计算机办公自动化系统在各行各业当中的广泛应用是能够展现出其实际的质量与效率水平的，在办公效率提升的前提下，也让职员之间的信息化交流距离实现了缩短，由此可见，计算机技术融入办公自动化本身就是在社会信息化基础发展上的一个必然结果。在目前的实验阶段，已经建设起了让人与系统实现全面集成化的开放式系统，为了让相关人员能够对办公自动化的根源性问题有具体的认识，就需要进一步地加强计算机技术的应用，从而实现计算机技术在办公自动化当中的有效融入，促进企业的未来发展。

参考文献：

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【通联编辑：光文玲】