基于Struts2框架的电子公文流转系统设计与实现

刘迁 陈建

摘 要：电子公文流转系统建设是电子政务信息化建设的重要内容，笔者参与建设了一套机关电子公文流转系统。本文以业务功能为主线，以实现技术为脉络，重点阐述其设计实施的独特经验。系统功能涵盖收文管理、发文管理、督办事项、辅助办公四大核心模块。机关所有的公文办理都通过系统进行，公文的起草、审批、签发、办理、修订等操作都有完善的日志留存。系统采用B/S模式构建，以JAVA技术为核心，基于Struts2框架实现。最终系统投入运行，实现了机关公文流转的自动化、网络化、无纸化目标，提高了工作人员办文速度，规范了机关公文办理流程，提高了处室间协同工作效率，完全达到了系统设计的预期效果。

关键词：公文流转;电子政务;Struts2框架;MVC

中图分类号：TP311.52文献标识码：A文章编号：1003-5168（2020）23-0018-04

Abstract： The construction of electronic official document circulation system is an important part of the construction of e-government information， the author has participated in the construction of a system for the circulation of electronic official documents. This paper took the business function as the main line and the realization technology as the context， focusing on the unique experience of its design and implementation. The system functions covered the four core modules of receiving management， sending management， supervision of matters and auxiliary office. All official documents were handled through the system， and a complete log was kept for the drafting， approval， issuance， processing and revision of official documents. The system was constructed by using B/S mode， with JAVA technology as the core and based on the Struts2 framework. Eventually， the system was put into operation， which realized the goal of automation， network and paperlessness of the official document circulation， improved the speed of the staff's document processing， standardized the official document processing process， improved the efficiency of collaborative work between offices， and fully reached the expected effects of system design.

Keywords： official document circulation;e-government;Struts2 framework;MVC

电子公文流转系统建设是电子政务信息化建设的关键内容之一，其核心是创新政务公文处理模式，积极提升公文办理自动化水平，不断提高政府公文办理效率。电子公文流转系统能够实现机关公文流转的自动化、网络化、无纸化，显著提高工作人员办文效率，进一步规范机关公文管理[1-2]。公文流转系统在实现电子公文办理自动化的同时，也为机关日常办公提供辅助功能，如即时通信、会议通知、人员查询、领导日程、个人日记、通信录等。随着Web技术的不断发展，电子公文流转系统更倾向于B/S架构，其好处是用户无须安装客户端软件（采用浏览器访问），使用及维护简单便捷[3-4]。Apache Struts2作为一款开源Web开发框架，用于创建优雅的现代Java Web应用程序。它支持约定胜于配置，可以使用插件体系结构进行扩展，并且附带了支持REST、AJAX和JSON的插件。基于Struts2来开发公文流转系统，能够保证公文流转系统MVC架构清晰，模型、视图、控制器三部分充分解耦，大大缩短开发周期，提升系统全生命周期的可维护性。

1 系统设计

1.1 系统功能

本公文流转系统是一个政府机关公文办理的工作平台，设计目标是实现机关公文办理流程的自动化，规范公文办理工作，提高处室间协同工作的效率。系统主要功能包括收文管理、发文管理、督办事项、辅助办公，如图1所示。收文管理功能实现外来公文的登记（纸制收文扫描为PDF格式电子文档录入系统）、分发、阅批、查询、催办。发文管理功能实现发文起草、发文审核、发文查询、领导代理。督办事项模块实现督办事项的起草、接收。辅助办公模块完成提醒、领导日程、会议通知、个人记事、办公用语等功能。

系统以收发文为文件办理主线，配合督办功能对重要公文进行重点监督，辅以提醒、记事、日程、通知、即时通信等功能实现办公辅助。各处室以电子化的方式协同完成办文业务流程，各环节能够有机结合，无缝衔接。独特的即时通信功能，使得无论是公文、通知的发送还是同事之间的交流都更加便捷，使单位内部的通信和信息交流更通畅。系统为工作人員提供强有力的协同办公平台及即时沟通手段。

1.2 技术架构

本系统开发采用的Struts2框架是一款优秀的MVC开源框架。MVC（模型—视图—控制器）是一种流行的Web应用程序的设计模式，能够区分应用程序的逻辑层和用户界面层，支持开发关注点的分离。在MVC模式下，接收所有来自应用程序的请求后，控制器调用模型去准备视图所需要的数据，然后视图使用由控制器提供的数据生成一个可视的响应。本系统采用Java语言开发，开发工具为Eclipse IDE，部署在金蝶中间件上，后端MYSQL数据库保存系统所有相关运行数据，所有公文流转数据统一入库存储（公文文档以二进制方式存入数据库）。客户端使用Web浏览器访问系统，浏览器内嵌NTKO OFFICE文档控件，实现办公文档的浏览器端在线编辑。系统的整个技术架构如图2所示。

2 系统实现

2.1 收文管理

系统的收文管理功能是指将纸质来文录入系统（扫描为PDF电子文档存入系统，并附加文件类型、收文时间、内容关键字、紧急程度），录入完成后，系统将该电子文件自动转发给办公室收文管理人员，进入待分发阶段。办公室根据文件内容确认文件分发路径，分发后，具体办理人员根据情况填写处理结果，文件所述事宜办理完成后，由承办处室进行办结操作，文件自动归档备查。本系统实现了以电子文档的形式处理和记载上级公文、平级来文，完全取代手工纸质办理模式，提高了收文的运转速度，实现了公文办理信息的完整记录。该模块包含收文登记、收文分发、领导阅批、处室阅办、个人阅办等子模块。收文管理功能流程如图3所示。

起草汇总意见功能用于将收文办理结果与其后续发文相关联，流程将自动转入发文管理。收文文件的办理流程受文件类型控制，本系统设计充分考虑办理流程的可扩展性，可根据不同类型文件增加个性化流程。

2.2 发文管理

系统的发文管理功能，可以实现电子公文从起草到最终印发的全过程管理。该模块包含发文起草、处室审核、秘书审核、领导审签、发文编号、发文校对、发文归档、打印发行等子模块，如图4所示。公文起草通过NTKO OFFICE浏览器插件在IE浏览器中打开WORD文档进行在线编辑，并选择适当的文件类型、公开方式、审签领导、印刷份数、附件文件（发文附件格式支持WORD、EXCEL、PDF三种）信息。系统按照公文类型选定发文流程进行文件流转。发文起草的几个关键状态包括“未送审”“已送审”“退稿”“会签完毕”。文件进入办理流程后，处室重点审核发文内容，办公室文电秘书重点审核文件规范，领导整体把握文件导向。发文在领导审签之前，每个办理节点都可以进行信息修订及退回操作。对于领导审签后的文件，办公室文电管理人员对文件赋予对应的编号，然后文件起草处室对文件内容进行最终校对，文件自动归档备查并进行印发。发文实现了以WORD电子文档的形式起草和处理各种机关发文，由系统自动按流转取代手工纸质传送办理模式，提高发文效率，记录每个办理人员的办理意见及操作日志，使发文办理信息具有可追溯性。

发文如需多个处室会签，在起草文件和处室审核环节都可以选择会签处室，如图5所示，系统会根据拟稿单中是否选中会签功能来确定是否进入会签流程。

2.3 督办事项

督办是行政机关中对工作、任务的督促、检查，通过督办提醒承办人及时办理，防止工作贻误。传统督办的操作形式是通过口头、电话等方式进行督办，督办工作效率低下。本系统设计了督办事项功能，实现领导交办事项的督促办理工作，为机关重点工作、重大项目、重要批示、重要文件的办理落实提供催办、追踪、反馈、汇总的信息化处理手段，如图6所示。本系统优化了机关督办流程，增强了领导实时掌握重点工作办理状态的能力，及时发现问题，保证政令畅通，提高工作效率。督办事项包括发出督办、接收督办功能。发出督办，实现了督办通知消息的起草、编辑、发布、删除等功能。接收督办，对领导发布的督办通知进行办结处理，需要回复的，可反馈办理情况。

2.4 辅助办公

辅助办公作为本公文流转系统的支线功能，通过实现一些小巧的实用工具，提高公文办理工作的沟通协调效率。现对重点的几个辅助办公子模块进行介绍。

2.4.1 通知管理。通知管理功能实现机关的通知公告电子化、网络化，通知是日常工作中一种比较正式的告知方式，机关日常办公的会议通知、工作通知都可以通过本系统进行发送。通知管理的发送权限赋予办公室相应人员，所有处室及个人都具有通知的接收权限。通知管理流程如图7所示。

2.4.2 办公消息。办公消息功能为本公文流转系统提供一个即时通信工具，当公文流转到某个节点时，流转系统通过自动发送办公消息提醒的方式，提示该节点办理人员有新的待处理文件，如图8所示。办公消息还实现用户间点对点的消息传递，方便公文办理人员之间就工作事宜进行即时沟通交流。

2.4.3 领导日程。领导日程功能用于展示机关主要领导工作行程信息，方便机关工作人员及时了解领导行程，公文办理人员可对预期签批时间进行预估。领导日程流程如图9所示。

3 系统应用

该机关公文流转系统已开发完成并正式投入实际应用，功能达到了预期设计效果，系统运行平稳可靠。其完全实现了机关公文流转的自动化、网络化、无纸化目標，提高了工作人员办文速度，规范了机关公文办理流程，提高了处室间协同工作效率，完全达到了系统设计的预期效果。经统计，系统每年流转公文6 000份左右，数据库存储的数据增量每年接近6 GB，符合设计之初预估算的数据量大小。同时，从系统运行安全角度出发，本设计为系统增加了自动备份功能，制定了完整的数据备份计划。该机关公文流转系统的应用彻底解决了机关纸质办文流程繁杂、效率低下、沟通不畅等问题，是机关实施电子政务信息化建设的最佳实践。

参考文献：

[1]莫超，黎为，陈培俊，等.新公文管理系统设计研究[J].信息与电脑，2017（23）：103-104.

[2]张学良.机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析[J].办公室业务，2017（14）：166.

[3]王宏愿.电子政务环境中政府公文流转系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2012.

[4]李科威.论政府内部公文流转签批系统的现状与发展研究[J].中小企业管理与科技，2015（11）：267.