如何对供应商进行现场审核

文/郭晓婷·中电科技（三河）精密制造有限责任公司

供应商管理经常会做现场审核，其主要目的是通过对申请方进行现场实地考察，验证一系列文件的实际执行情况，从而来评价该环境管理体系运行的有效性，判别申请方建立的环境管理体系与标准是否相符合。

而细心的人一定不能错过对细节的关注，包括审核前的准备、审核过程的策划和实施以及最终审核结果的呈现。这一次，我尝试带领身边的朋友亲临审核现场，用实录的方式重新梳理供应商审核的流程及注意事项，以实践的角度设计了一次最佳的现场审核。

审核准备

现场审核从审核前的准备工作开始。在审核前最好向供应商提供审核计划，让供应商安排好相应人员，做好现场接待工作。审核计划包括时间、部门、关注的活动、相关人员等等。

一般情况下审核人员都会要求有“首次会议”，首次会议一般由审核方主导，内容主要介绍审核目的和行程安排，时间大约三十分钟。我认为首次会议的意义重大，因为参加者一般包括管理高层、各个部门负责人、现场协助引导人员等，可以通过首次会议明确本次审核的脉络。但我发现，很多审核管理层很少出现在会议上，只是派质量体系部门负责人或一些基层人员来陪同审核。当得知无主要领导出席时，陪审人员就如释重负，殊不知质量管理原就属于经营战略，是领导层的事。一些领导总有一种错觉，认为ISO9001就是一张证书，而非提高管理效率的工具。一般质量管理得不到领导层支持的公司，质量管理水平都不是特别好。

中国历史十大傲骨诗词人

6

李清照

（南宋时期）

傲骨指数：★★★☆☆

傲骨精髓：生当作人杰,死亦为鬼雄

史海遗珠：《刘梦得文集》、《刘宾客文集》

上榜理由：婉约较小的女儿身竟然迸发出令男儿汗颜的侠骨之气

现场审核与参观

这个环节，一般安排现场审核和现场参观。现场参观要注重细节，关注工厂布局、仓库管理、物料流转路线、卫生情况、生产线运行、员工工作状态等，一般安排1小时左右。然后小组进行10～15分钟的讨论，确认当前企业的审核重点和现场取样的方式。

接下来是抽样审核。审核组大致要分3个小组进行。

一组负责产品的追溯，即已经发生过的管理活动。审核地点在办公室，主要以检查文件和记录为主，包括材料出入库、材料检验、过程检验、产品检验等与产品生命周期相关的文件和记录。

二组负责文件审核，主要包括程序文件、作业指导书和报告等。如：技术文档策划、编制，包括产品策划、确认、分析、控制；投诉管理、内审、管理评审、培训管理；设备维修、保养，不合格品控制，纠正预防措施；供应商管理、产品防护、应急管理等。

三组负责生产现场审核，包括车间、库房和实验室等现场的操作行为。如：现场5S管理，现场操作文件管理及实施，现场记录及标识，现场人员培训，先入先出、化学品库管理，实验室管理等。

在审核过程中，三个小组的配合与信息传递也很重要，如图1所示。二组需要将信息（体系文件）传递给一组，用以支持一组在检查中验证企业体系文件的执行情况；三组要将信息传递给一组，来验证现场管理信息的准确性，包括标识管理（批号、数量、入库日期）和产品状态管理（待检、放行、不合格品等）。

一般有经验的审核员在与客户接触的那一刻就进入了审核状态，比如：负责接待的司机就是一个信息来源，而聊天是最好的审核方式，可以从中了解公司经营的好坏、员工招聘的难度、客户市场的变化等。司机天天接来送往的，本身就是个情报站。如果接待的人是对口部门的人，车上聊些经营状况，不仅可以打破沉闷的气氛还可以拉近双方距离。现场审核时，我也喜欢关注一些老板看不到的地方，如门卫、仓库、食堂、维修间等等。当看到这些现场人员工作状态松散的时候，即便是车间管理得再好，我也会给整体得分打个大折扣。管理的细节不仅仅体现在生产车间，更体现在门卫、仓库、维修等方面。他们看似距产品很远，但管理的要求应该是不相上下的，这些细节像镜子一样反射着生产和质量管理的水平。如果车间外面管理的一塌糊涂，那么生产车间的管理状况就可能是为你特意准备的。

审核报告

审核结束后需形成审核报告。值得注意的是，审核报告要坚持以下原则：所有审核活动要符合规范要求，信息不得缺失，通过产品的实现将人、机、料、法、环的所有管理信息连接起来，审核报告中要向供应商提出要求。审核结果要针对操作性问题，找流程本身的问题。如果解决了责任归属并找到了方法，问题仍然重复发生，那就是制度问题了，而制度问题往往与机制的设计相关，而到了这个层次，基本上也能够判断出企业系统的风险和管理水平了。

有效的审核活动能够帮助企业提高管理水平，也是现场审核的意义所在。

中国历史十大傲骨诗词人

7

文天祥

（南宋时期）

傲骨指数：★★★★★

傲骨精髓：人生自古谁无死? 留取丹心照汗青

史海遗珠：《指南后录》、《指南录》、《文山诗集》

上榜理由：面对横扫欧亚的蒙古骑兵，仍然殊死抗争。被俘后选择舍身取义，从而保住了华夏正统汉人的最后尊严