大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究

李荣华

摘 要：随着科学技术水平的不断进步和提高，对于各机关事业单位来说，如何科学合理地利用信息技术进行文书档案管理工作，已经成为各单位档案管理工作的重要方向。

关键词：大数据;文书档案管理;信息化应用途径

档案管理的发展关系着国家人民的幸福与否，它是一项由国家大力支持发展的事业。其中，文书档案管理是档案管理中非常重要的一个组成部分。许多政府部门以及重要的机关事业单位的文书档案都记载了许多重大事项、重要活动以及重点服务信息。

一、文书档案管理中存在的问题

1.缺少健全的管理制度。目前我国的文书档案管理还没有形成较完善的管理制度，没有一个统一的标准，所以在登记、流转、保存、查阅的过程中，经常出现各种各样的问题，给后期整理归档带来诸多不便，达不到预期要求。

2.对文书档案管理工作认识不足。很多单位的领导对文书档案管理工作重视程度不够，导致文书档案管理工作相对独立，有很强的随意性。实际上对于一个单位来说，档案管理工作不仅是本部门自己的工作，更是整个单位的工作。在进行文书档案管理工作时，各部门应该积极配合，相互协调，遇到有关专业知识，主动为管理人员答疑解惑，协助管理人员快速及时地整理归档。

3.未发挥信息技术的作用。尽管大数据时代已经来临，但对于文书档案管理，信息化程度还远远不够，很多单位依然采用半数字化半纸质化档案管理方式，甚至有些单位仍处在纸质档案管理时代。档案资料不能合理运用，部分资料年代久远，损坏现象较为严重。严重影响了文书档案管理信息化进程和管理质量。

4.缺少统一的管理。很多单位并没有考虑到对文书档案进行统一化管理，自认为完成档案整理后，便将它束之高阁，档案信息无法实现合理利用甚至共享。文书档案需要定期完善与更新，更需要按照公开权限实现共享，提高利用率。

5.管理人员的专业素养不够。随着文书档案管理信息化的普及，大数据时代的来临，管理中运用的新技术新技能的需求尤为迫切，但文书档案管理人员的素质却不能跟上技术前进的步伐。或因为年龄整体偏大，学习先进技术十分困难，或因为部分管理人员只是兼职或临时工作，管理工作能力不够、态度敷衍，达不到规定要求。

二、如何在大数据背景下实施文书档案信息化管理

1.引进先进的管理手段，加强资金的投入

建立健全规范化和标准化的文书档案管理机制，是促进文书档案管理步入正轨的必经途径。通过严格的制度规范档案管理员的行为，从文书档案管理的收入、录入、流转、分类到归档、查询、借阅保密等，都需要有严格的制度规范，严格的监督及把控机制，坚决杜绝文书档案管理过程中的违规操作，最大限度保证文书档案管理的完整性，功能性。同时，加大资金投入。保障档案管理工作得以顺利展开的有效手段之一就是加大资金的投入，而资金的投入是优化各种管理设备及技术的重要基础条件之一。首先，想要顺利开展文书档案管理工作，需要更新相关设备。现如今，我国计算机技术飞速发展，将计算机具有的兼容性、可延伸性以及适用性等优势合理地与文书档案管理工作相结合，使工作人员通过计算机使档案管理工作的电子化以及高效化得以实现。其次，需要将多种管理手段进行综合运用，比如可以考虑建立起一个电子文档，同时做好电子文档的封存工作，如果涉及的重要文档可以采取手写或电子等方式进行备份。最后，需要在有效完成档案管理工作的基础上，逐渐对档案管理的信息资源进行有效开发，通过计算机网络技术，以档案管理工作为主要核心，在工作过程中不断总结经验，确保档案信息的真实及准确性。

2.加强对文书档案管理的重视程度

想要有效地对文书档案管理工作进行优化，首先需要具有重视文书檔案管理工作的意识。针对这一问题，可以专门建立一个文书档案管理工作领导小组，定期对文书档案管理制度进行监督检查，实时监督档案管理人员的工作，除此之外，可以将考核制度进一步完善。对于各机关事业单位的领导层来说，需要提高对文书档案管理的重视程度，加大宣传力度，制定奖惩措施，以此提高工作人员对此项工作的重视程度，增加工作人员的工作积极性，从根本上有效开展文书档案管理工作。

3.构建信息化推广平台

各单位之所以需要大力推广文书档案管理信息化建设，根本目的是为文书档案的使用者提供更加方便快捷的服务。因此在单位的信息管理系统中建立文书档案管理系统，使其成为一个一体化系统是非常有必要的，通过资源的共享，可以使文书档案管理系统获得综合效益。将信息化技术应用于文书档案管理系统中，可以使其具有强大的检索功能，这样可以将计算机网络所具有的优势充分发挥出来。值得注意的是，建设信息化平台时，一定要选用标准的信息化设备，最好选用一些主流产品，以免由于升级换代等原因而增加重新开发的成本。设置设备时需要尽量合理化，要将网络的响应时间、吞吐能力以及传递速度等因素综合进行考虑。

4.提高员工综合素质，加强内部培训

可以通过定期组织员工进行培训、学习共享以及深造等方式提高人员的综合素质，同时逐渐加强人员的服务意识。机关事业单位文书档案管理的信息化建设并非一朝一夕就能够实现的，由于其涉及的问题比较广泛，因此可能会对单位的各部分工作产生不同程度的影响，属于一项比较系统的工作，需要加大对员工进行相关培训的力度。对于新员工要做好岗前培训工作，有助于其对工作流程及内容尽快了解，对于老员工则需要结合工作中存在的不足，进行有针对性的培训，提升其专业素质水平。

5.对信息化管理设备进行全面优化

要想构建一个性能较好且较为稳定的信息化系统，首先需要在资金上能够支持配置一些性能较好的软硬件设备。其次需要建立一个纸质化的常态机制，以保障这些设备不只是一种摆设。进行档案信息化建设时，档案的信息资源是一个最为重要的前提和基础，同时也是保护档案原件的重要方式之一。要想实现档案的数字化，需要通过先进的信息手段将其转变为数字化信息，再建立本单位专属的档案目录以及档案全文数据库，这样就可以使档案的管理及查阅更加方便快捷。

三、结语

综上所述。在大数据的时代下，要想使文书档案管理工作更好的为经济和社会发展服务，首先要求各部门各单位领导要高度重视，加大资金投入，充分发挥资源优势，有效利用信息化技术成果;其次，要加大培训力度，全面提高档案管理人员的专业化水平及职业操守，只有这样，文书档案管理才能发挥更大的作用。

参考文献：

[1]刘冬华.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2019（15）：72

[2]曹长栋、刘毅.信息化技术在文书档案管理工作中的应用[N].山西青年报，2019.07.29（008）