关于文书档案科学化管理的思考

刘敬峰

摘 要：文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的由通用文书转化而来的那部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人挡案、这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

关键词：文书档案;科学化管理;思考

一、文书档案科学化

（一）文书档案科学化

科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件及其归档后形成电子档案的管理，这些具体工作丰富了档案工作实践，提高了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。

（二）科学化的重要性

（1）办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作.要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用、字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

（2）文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后.档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。

（3）电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命耍长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸酶，氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子软体：如VCD.DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长.受外部环境影响小，不易损环，具有很强的稳定性。

（4）提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下.直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、如何做好文书档案管理科学化

（-）科学化管理描施

（1）文档一体化

长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部门以及不同操作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂的情况，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一休化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两并归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

（2）基于计算机的文书档案管理

随者计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现.使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作.使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式，文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减经了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理。就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做.这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题。

（3）电子文件的归档与接收

档案的形成是文件有条件的轉化，是具有-定参考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、整理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案于要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，文字签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定.完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态数据信息。

（二）对档案管理人员的要求

（1）要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏生机和活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正囚为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极性;另外，由于文书档案工作毕竞是较沉闷，职员记录信息时容易麻痹较容易出现错误。从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应具有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞，甘于清苦。从而确保文书档案的准确性。

（2）拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须首先具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

（3）做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理上作就必须先要求从基础工作人手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作若对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起，把基础抓好。