信息时代如何做好基层电视台档案管理工作

张晓文

泰安市泰山区融媒体中心

关键字：信息时代；基层电视台；档案管理工作

在信息化加快发展的今天，对传统的工作管理模式形成了严峻的挑战，很多领域也都要利用信息化技术取得了很大的成果，为企业的发展带来了机遇，但是在某些看似不重要的领域还未真正发挥其良好的作用，就以档案管理领域为例，在电视台的档案管理工作上来说，这份工作一直是电视台最基础性的后勤类工作，看着不起眼的工作却承载着电视台最多的信息资源，它却包含着一个电视台的“成长史”，也记录着它的一路走来的“点点滴滴”。所以在这样的一个大环境之下，不得不建立和信息技术相配套的档案管理工作模式，因此才要真正明白它对于一个基层电视台的重要性。

一、档案管理工作的对电视台的重要性

（一）电视台档案管理工作的参考价值

档案对于电视台的发展有重要的参考价值。它能够在电视台的重大决策或者战略规划中根据它的资料价值把控方向，也能够在电视台的重大会议日程和工作计划中出现，根据往日会议的资料信息价值和本次会议作对比，依据这两点来说明档案管理工作给电视台的发展提供了一个框架和可以上升的平台。

（二）电视台档案管理工作的判断审查价值

平日里感觉不起眼的档案，在关键的时候总能体现它的作用。档案不仅有法律效力，他还有客观性、真实性、保密性等固有的特点，这些都使得档案不论在何时何地都能具有说服力。越是时间越久的档案只要在管理工作做得好的基础之上都体现它的重要价值。

（三）电视台档案管理工作的维护合法权益价值

随着科学技术的日新月异，企业档案的项目也会越来越多，这些越来越多的项目使得都会成为企业最宝贵的信息资源，也是在关键时候维护电视台基本权益的重要来源和角色。

（四）电视台档案管理工作的市场营销价值

随着新媒体的出现，电视台与新媒体以及电视台之间的竞争越来越激烈，那么电视台必须顺应市场发展，适当地参与到市场的竞争中去，同时还要加强电视台节目的宣传力度，运用一切合法的手段方法向全社会展现电视台形象和节目品质，提高电视台自身的知名度想方设法的要得到市场的认可，来帮助电视台获得更多的经济效益。

二、基层电视台档案管理存在的问题

（一）电视台忽略了档案管理工作

对于一个电视台来说，电视台的形象、知名度或者节目的好坏才是最重要的，要取得这些成果，就要对节目的策划或者广告宣传以及招商方面下功夫，那么这样一来整个电视台的重点就不在档案管理工作上了，总会认为它可以有也可以没有，就是因为这样的忽视导致档案管理工作出现很多问题，比如说档案管理人员玩忽职守、不认真对待本职工作、心态越来越放松，即便做得再好也不出成绩得不到领导的认可导致对工作的积极性消失殆尽，工作的规章制度形同虚设，这样一来档案管理工作的效率也难以提高，在一定程度上会影响电视台的整体发展。

（二）档案管理的基础设备相对落后

由于时代和企业本身条件的限制，以往都是通过纸质版的形式管理档案，这样的管理方式是对于档案工作来说本身就谈不上能提高效率。现在随着电子信息技术的发展，大多都通过计算机进行档案管理工作，也叫做电子化档案。这样的档案工作管理模式就对电脑这样的硬件基础设施要求高。但现实中由于电视台对档案工作的不重视，不管在资金还是人力上都投入的很少，导致档案管理部门的基础设施比较陈旧落后，更是没有专门的档案管理部门。基础设施太差的情况下在工作过程中会出现很多意想不到的问题，比如很多珍贵的资料因为电脑出现问题而突然丢失、电子档案管理不慎就会出现偷盗等类似问题，有些资料管理上不严谨就会失去它原本的参考价值，这都会给电视台带来不小的损失或者影响。

（三）档案管理部门人员缺乏专业知识

被经常忽略的档案管理工作想象中或者表面上觉得是一件很简单的工作，其实则不然，它不仅要求专业性强，还具有高度重复性、枯燥无味等特性，所以在这份工作岗位上的人往往由于这样的工作性质流动性就比较大，更重要的是缺乏专业的档案管理知识，一方面是电视台对档案管理工作的忽视所以缺乏专业知识的培训，另一方面来说在工作岗位上受工作性质的影响而产生敷衍的现象导致缺乏专业性。这两者结合起来就给电视台的档案管理工作造成了很深的不良影响。

三、电视台档案管理工作的应对策略

当前信息化技术的发展与档案管理的实际管理工作还有一定的距离，在对认识到档案管理工作重要性的基础之上必须做到电子信息技术与档案管理工作相结合的统一模式，利用好信息技术来管理档案工作，有效地提高基层电视台档案管理工作效率实现电视台创新与发展，因此，结合以上电视台档案管理工作的问题来从以下几个方面进行探讨在信息时代如何做好基层电视台档案管理工作

（一）管理上规范化提高信息化水平

现如今，信息化技术运用在各方面，包括在日常“默默无闻”的档案管理工作都要运用电子信息技术来开展。因此，作为基层电视台必须先要在规范管理模式的基础之上来提高信息技术水平。

首先要将信息化技术作为档案管理工作当中去作为一个规范管理的突破口。一直以来，基层电视台由于没有意识到档案管理的重要性，所以就没有将电子信息化技术建设成为一个标准，更没有及时更新档案数据资源库，导致无法发挥档案信息资源的实用价值。正因为如此，作为基层电视台必须要统一规范信息化技术管理的标准模式，健全档案的信息化系统，及时将分散的档案资料整理记录然后录入档案数据资料库来完善整个资料库的信息资源，为日后档案资料能够及时、完整、准确的查询而奠定基础。

其次，在完善统一标准的信息化技术过程中，还要运用具备先进技术的档案管理软件来加强对电子档案的管理，要随时确保电子档案资料的真实、完整。

最后，在运用电子信息技术管理档案过程中，务必建立信息资源的安全机制，从建档、查档、归档、调档这一系列的程序中，都要提高安全防范意识，比如在建立档案的时候就设置信息资源专用目录，还可以使用加密方法，在此基础之上还要做好数据备份，确保档案信息的安全。

（二）在系统化管理基础上做好档案的分类

工作内容的分类在档案管理工作中最为显著，无论是过去纸质版的档案还是如今利用电子化档案都不能缺少分类这一环节。基层电视台的档案管理工作就要考虑到实际的工作需求，在根据档案管理的流程和制度必须建立信息化档案管理系统，这样能方便档案管理各个功能的使用，实现档案信息共享体制，同时也能提高档案的使用效率。

对于基层电视台档案管理系统化的建设本质上也就是在电视台各个部门之间建立一个完善的信息框架，比如说电视台的编辑部、栏目组、广宣部等能够通过这样一个完善的档案信息系统框架进行档案信息的沟通交流和有效利用，能够进一步提高基层电视台的整体工作效率。

在传统的人工管理档案时，由于工作量很大很多档案资料没有进行分类整理导致档案工作越来越不受欢迎。那么在如今的信息技术支持下必须做好档案的分类，因为对于基层电视台来说工作面比较广，涉及到的档案资料也会很多，比如说走视频资料、音像资料、照片资料还有纸质资料等，还要根据档案内容分为素材档案、新闻档案、节目档案等，在将分类好的档案储存在档案的数据资源库里面，便于电视台内部人员能够在需要的时候查阅。

（三）提升现代化管理和自动化程度

既然处于这样一个信息化技术的时代，那么肯定对于档案管理的现代化和自动化程度的要求就更高了。首先，电视台要在重视档案管理工作的基础之上必须给档案管理配备现代化的基础设备，还要将它作为发展过程中重要的项目规划来满足信息化时代档案管理中的物质条件。比如说在信息化管理档案过程中要及时将落后、损坏的计算机、打印机、复印机以及扫描设备这样的硬件设备进行更新，同时必须给这些和档案管理有关的硬件设备安装最先进的自动化管理软件确保档案资料能够实现数字化、网络化以及自动化发展。其次，在配备好硬件设施的基础之上还要给配备相适应的软件系统。要确保软件系统的档案数据在使用过程中没有任何障碍。还要使用自动编目检索、自动标引、计算机辅助立卷等这样的现代化管理手段来提高档案管理的自动化手段。其次还要不断的更新优化电子档案，电子档案在使用上有粘贴、复制的功能，所以要比纸质档案用起来更加便捷。所以基层电视台的档案管理部门应该利用信息技术手段将纸质版档案及时通过扫描、拍照的手段转化成电子档案来完善档案库的数据信息。最后，基层电视台所有的电子档案应该标准化存储资料做好检验和审核保证它的真实性，还要在现代信息技术将重要的档案资料上传做好备份工作。

（四）着重培养信息化人才实现人性化管理

信息化的人才对于基层档案管理有着重要的意义，所以在采用先进的基础设施同时还要对档案管理人员进行专业知识的培训确保档案管理人员的信息化技术水平。同时档案管理人员也要加强自身的学习，不断突破自身知识局限性。电视台平常的管理工作中要主动地关心、鼓励档案管理工作者。

四、结语

本文就电视台档案管理工作的重要意义、目前存在的问题以及应对的方法来阐述说明基层电视台档案管理工作的内容，因为它掌握着整个电视台的信息数据资源，所以在这样一个信息化时代也要让档案信息数据库发挥着它本就有的信息使用价值，为基层电视台的发展“保驾护航”，更进一步要让基层电视台档案管理工作更加具备完善性、规范性、科学性和安全有效性，最后就必须结合基层电视台的实际问题利用信息技术手段创新管理模式、完善管理机制、从而让档案管理工作更加有效。