关于做好干部人事档案数字化工作的思考

付玉翡

干部人事档案是党的重要执政资源，也是干部队伍建设的重要基础。习近平总书记指出，档案工作是一项非常重要的基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。总书记还专门对干部人事档案工作作出一系列重要指示，提出明确要求。2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），12月，中央组织部召开全国干部人事档案工作会议，对做好新时代干部人事档案工作作出部署。加快推进干部人事档案管理信息化建设，是《条例》和全国会议明确的重点工作任务，是干部人事档案工作适应当前信息化发展要求的集中体现，是从技术上防止档案涂改造假，提升工作效率、保护纸质档案、保障档案信息安全的有效措施，是进一步提升干部人事档案管理水平，充分发挥档案在服务高素质专业化干部人才队伍建设方面积极作用的重要举措。

干部人事档案数字化工作是干部人事档案信息化建设的关键环节，是对档案材料进行整理完善，按照国家技术规范，通过高清扫描、图像处理等技术，实现档案材料数字转换，不是简单地扫描或复印。干部人事档案数字化工作按整理编码、审核登记、材料补充、再次整理编码和档案原始图像扫描、高清图像制作、数据审核等七个步骤进行，其中整理查缺、补充材料、高清图像制作是几个关键环节，查缺是否全面准确，补充材料是否准确及时，数字转换是否完整规范，都直接影响数字化工作质量和进度。因此，做好干部人事档案数字化工作，就要重点做好材料收集补充、干部信息审核认定、档案安全保密和质量管控等几个方面工作。

强化收集归档，夯实数字档案基础

对档案材料进行整理查缺是干部人事档案数字化工作的基础，也是第一个环节。要对干部人事档案进行查漏补缺，认真梳理出需要补充完善的材料清单，通过多方查找对档案材料进行补充，做到应归尽归。对补充材料清单要经过仔细核对后再反馈，防止出现错审漏审等情况。档案材料补充收集涉及多个方面，有的材料需要干部所在单位提供，有的需要干部本人提供，还有的需要干部以前所在单位提供，因此要充分考虑数字化工作整体时间安排确定材料收集补充时限，及时通知并督促有关单位和个人在规定时限内上报相关材料，避免因补充材料未及时移交而严重影响工作进度和质量。对补充收集来的材料要认真审核鉴别，确保归档材料填写规范、手续齐全，防止不实信息、虚假材料归入档案。

加强审核，确保信息质量

在开展干部人事档案数字化工作前要制定符合实际的工作计划，创造条件，建强档案基础，确保完成干部人事档案专项审核及整改工作后再开展。在进行干部人事档案信息采集和数字化加工前，要逐页逐项地核对档案信息，逐条逐个地核准问题，确保档案内容真实准确、完整规范，努力从源头上保证数字档案的真实性、完整性、可用性。干部人事档案数据存入信息系统前，工作人员需将档案信息、数字档案对照纸质档案逐页逐项复核，确保档案信息、数字档案与纸质档案一致，数字档案图像达到国家标准。

增強保密意识，严肃工作纪律

在工作中，要增强安全意识，加强教育管理，及时排除安全隐患，确保档案绝对安全。每个工作步骤都要严格按照工作流程和要求进行，特别是要加强对档案整理查缺的全程管控，防止纸质档案被涂改或调换。同时要安排专人负责落实好档案的出入库交接签字制度，工作全程记录，切实做到专人专职专责抓工作落实。对参与档案数字化工作的人员要加强日常教育和管理，帮助了解掌握相关政策规定、业务知识、工作流程和纪律要求。要切实增强保密意识，加强对档案数字化场所、纸质材料、信息数据的管理。对工作中接触到的各类信息要严格保密，不得对外透露任何与工作有关的信息，坚决防止失泄密事件的发生。

严格把关，重点控制

坚持后续岗位对前岗位的流程审核，每卷档案整理工作完成后，即进入流程审核渠道，从扫描开始，初审、复审，高清图像制作、复核等环节都对前岗位进行审核，发现问题，立即解决。安排专人在档案原件复核、扫描件初审、高清件复审三个阶段设立审查关口，把控数字化加工重点难点环节的档案质量，对发现的问题及时反馈并督促限期整改，确保每个扫描件图像清晰、完整，四周没有黑边，留白适当，杜绝歪、斜、尺寸失真、曝光过度的图像入库。