提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

路猛

摘要：档案材料牵扯着很多重要的信息，管理好档案管理的信息化建设是行政效率发展的一大助力。事业单位的档案材料都是种类繁杂的，并且大多是纸质版的素材，很难在短时间内调用出所需要的文本。在事业单位的运转过程中，是否拥有一个健全的档案信息管理体制至关重要。只有提升事业单位档案管理信息化建设，才能在工作中保证办公效率的高效。

关键词：事业单位;档案管理信息化建设;对策研究

建设事业单位档案管理信息化是提升工作效率的前提，做到标准化和规范化的管理就是对其核心思想。事业单位类似发动机运转的轴心，提升了事业单位的行政办公效率才能让综合性管理工作得到落实。档案和文件两者之间虽说相对独立，但两个环节之间又紧密相连。如果处理不好事业单位行政工作中的档案管理的话，那么部门的办事效率势必然会越来越慢。对于这些存在于事业单位的档案管理问题，那就必须通过对档案的信息化管理进行整顿和改革。

一、事业单位档案管理工作存在的主要问题

（一）事业单位档案管理方式太过陈旧

事业单位档案文件的储存模式主要是通过纸张，不管是保存还是翻阅都不是很方便。如果想要寻找涉及到某些方面的档案，按照按照划分法区域一点一点的去找。这种档案管理模式常常耗费大量的时间去翻阅查询，与之对应的工作效率实在是太低了，不符合事业单位应有的行政效率标准。但是在事业单位的运转过程中，效率是反映运转状况的真实写照。所以，现阶段事业单位的档案管理工作应该寻求向上发展，去应用一些更加高效的办公模式。只有处理好事业单位档案管理模式太过陈旧的问题，办公效率太慢的问题才能够得到改善。

（二）档案管理人员的管理能力不足

关于事业单位的档案管理，它从来都不是一项简单的工作。不单单要求管理人员熟知档案存放的情况，更需要一定的专业知识作为工作基础。因为所存放在事业单位的档案材料一般都是较为重要的信息，这对档案信息的管理人员也有着很高素质的要求。档案管理人员的个人素质水平是会与工作效应相挂钩的，如果管理人员没有足够的专业水平素质作为支撑，不利于事业单位档案管理工作的效率提升。档案信息管理人员的理论知识水准，以及是否拥有丰富的管理经验都是应该考虑的。

（三）档案信息化建设滞后

部分事业单位对于档案的管理，依然停留于传统管理理念，采用传统人工管理的方式，整理和保存纸质档案管理。在此种传统、落后的档案管理理念下，事业单位对于档案管理投入的经费比较少，多集中在纸质档案与人员方面，而对于信息化设备的引进与改造，并没有投入较多的资金，导致档案管理使用到的设备与工具，不够先进与老旧化。其次，事业单位信息化意识薄弱的情况，使得事业档案的档案管理部门，未能结合信息化技术，创新与改进档案管理流程，很多流程过于繁琐与重复，不仅档案管理效率比较低，也难以深入推进档案信息化的建设。

（四）没有合理开发档案信息资源

事业单位档案管理涉及到的信息资源，具有较高的信息价值。但目前很多事业单位档案管理人员，管理观念比较传统与保守，认为档案资源的可利用性比较小，未能对档案资源进行统一开发与利用，因此没有对档案资源进行深入的整理。此种情况下，很多重要的档案信息资源，难以及时的被采集与记录，导致档案信息需要重复的进行采集与加工，影响了档案管理的效率。其次，虽然部分事业单位开始进行信息化建设，但事业单位的很多档案信息是不对外开放的，信息化数据库的利用率比较低，事业单位之间难以实现信息交流与共享。

二、对事业单位档案管理信息化建设的未来展望

在现阶段的档案管理过程中，一定要思路清晰地提前进行规划，要把规范化和标准化当做档案管理工作的核心内容。档案信息的形式一定会用电子档来代替纸质档的位置，用更高效率的方式来应用到工作中。因为纸质档的储存会占用大量的空间，而且不方便长时间被保存和管理。电子版本的档案信息不需要什么实质性的空间，而且可以随时进行备份储存，很好地防止了因为信息的丢失而造成运转工作的停滞。它储量大的特点非常适合事业单位的工作需要，不需要再去翻来翻去地寻找纸质的档案文本了，在电脑上面的查询页面输入关键词就能够找到想要的材料。档案信息的机密性也随之得到了保障，加设阅读权限或者设置多重密码就可以防止信息泄露的发生。档案信息电子存储还具有多样性的特质，对于音频视频之类的文件也能够进行保存。

三、提升事业单位推进档案管理信息化建设的对策研究

（一）进一步深化档案管理模式的改革

档案材料涉及到的方面极其广泛，但是主要还是应用在事业单位的行政工作中。事业单位所承担着的工作压力是非常大的，在各个下属部门的行政过程中都会多多少少使用到档案信息的相关内容。对于现阶段的档案管理体制来说，在工作模式进行整顿改革的同时探寻更合适的管理方式。采用现代化的档案信息管理制度，能够使档案信息更加的多元化。事业单位只有深化档案管理信息化的改革，从管理方式着手进行改革，部门的办公效率才能得到有效的提升。

（二）确保管理制度能够得到落实

俗话说无规矩不成方圆，一定要在事业单位的行政工作中落实管理制度。在事业单位的行政工作中，不免会有些人疏于档案信息的管理工作。当一些机密的档案信息遭到破坏和泄露时，对事业单位所造成损失是无法估量的。档案管理工作的核心就是工作态度严谨认真，只有员工的态度足够端正才不容易出现纰漏。所以在事业单位行政岗位的选拔过程中，一定要筛选掉那些粗心大意的人。事业单位一定要切实落实现有的档案管理体制，狠抓有关员工工作态度不端正的情况。然后再不定期地对档案管理工作抽查考核，这样才能够确认信息化建设工作的有效性。

（三）整合档案信息资源

加快事业单位档案信息化建设的速度，首先需要完善各种信息化设施，引进先进的信息化设备与技术，以构建出事业单位专属数字化档案馆。同时，对于数字化档案馆的管理，需要配备素质高、专业能力强的档案管理人员，以发挥出档案管理人员的技术能力，完善数字化档案馆的各项功能，丰富数字化档案馆的管理方式，进而有效提升档案资源的利用效率。同时，相关部门需要加大对信息化设施的资金投入，致力于档案信息管理系统的创新与改进，逐步建立信息化档案管理平台，使传统纸质档案能够快速转成电子化档案，并存到档案信息馆中。

（四）积极引进高新信息安全技术

由于信息化技术具有共享性与开发性，为保障事业单位档案信息安全，需要做好档案信息的安全防范。为此，需要在构建档案信息管理系统时，组建专业的档案信息网络安全防护队伍，明确各个成员的安全防护责任，以构建人员监督与防护安全体系。其次，需要引进各种高新信息安全技术，如防火墙技术、病毒防御技术、漏洞检测技术等，构建起安全技术防御体系，实现信息的实时防护，避免被网络入侵者非法入侵，盗取和篡改事业单位的档案信息，带来巨大的资源损失。

四、结束语

档案管理信息化建设已经成为不可逆转的趋势，也极大程度上提高了事业单位的行政效率。事业单位要足够重视相关体制的建设，拥有了一个完善的制度才能够推动档案管理工作的信息化建设，借助档案管理信息化建设为基层事业单位综合管理工作的开展创造良好条件。

参考文献：

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