谈数字化档案管理在事业单位中的应用

王浩

摘要：事业单位需要做好人力统计工作，档案管理是不可缺少的环节。为了保证事业单位秩序必须要做好档案管理工作。现今科学技术不断更新进步，事业单位要以先进技术为依托保证档案管理的数字化、智能化。单位为了寻求可持续发展必须要提高数字化档案管理的重视程度，从而不断突破原有格局，实现创新发展。档案管理数字化是社会大环境下产生的新的主流趋势，我们必须要顺应时代发展、寻求自我的突破。本文具体阐述了事业单位数字化档案管理现状，并提出切实可行措施解決现有问题。

关键词：数字化;档案管理;事业单位;具体应用

引言

档案管理在现实生活中发挥着巨大作用，单位需要借助档案进行相关管理，任何事业单位都要进行档案管理工作。原有档案管理方式过于落后，容易出现工作失误，造成一些不可挽回的损失。现今时代有所不同，事业单位要具有敏锐的感知，保证档案管理的数字化，从而形成一个合理有效的管理体系。另外管理人员要将档案管理作为工作重点，具体分析现有不足，借助数字化管理解决现有问题，保证档案管理系统的数字化、智能化。

一、事业单位数字化档案管理

在信息技术没有出现之前我们利用纸质文件进行数据记载，这种档案管理方式效率较为低下，档案管理人员的工作负担较大。数字化档案管理改变了这一局势，摒弃原有落后的记录方式，用电子形式记录有用信息，这可以有效保证档案文件的安全性能，减少人为的工作失误。工作人员合理利用计算机设备，通过使用一定的技术完成信息的收集工作。信息技术下收集信息的速度较快，花费时间少，具有一定的优势。另外计算机技术还可以进行后续工作，可以完成信息的处理和转化，从而优化工作流程，保证档案管理最终质量，现今档案管理呈现统一化、标准化发展方式。原有的档案管理方式只能处理一些文字资料，具有一定的弊端。数字化档案管理更具先进性，我国经济不断发展，科技随着不断进步，时至今日，信息技术已经实现了较大的突破，其深度和广度有效延伸。主要表现在信息技术能够在较短的时间处理图像和视频，从而进行资料保存。这两项工作是可以完全进行的。档案管理方式呈现多样化发展趋势，能够满足社会的需要。数字化档案管理还可以进行资料备份，避免资料的丢失。另外我们还可以采用数码序列方式将文档进行光盘刻录，最终完成档案管理工作。数字化档案管理是社会发展的产物，具有必然性。

二、 数字化档案管理现状

数字化档案管理工作具有一定的优越性，在这种情况下我们利用平台进行资料管理，减轻了管理人员的工作压力，能够有效保证档案管理工作。现在社会上大部分事业单位看到了数字化档案管理的优势，将其引入到单位档案管理中，投入资金建立了相关管理平台，单位档案工作基本实现了数字化、智能化。数字化管理的发展时间较短，和国外先进国家相比还具有一定的差距。由于是新兴产物，单位对数字化档案管理不甚了解，从而在日常档案管理工作中还存在 一些不足。

（一）欠缺现代化的办公设备

数字化管理需要一定的物质基础。然而一些事业单位缺乏资金，没有足够的金钱购买计算机设备，单位硬件设施不足，难以提供数字化管理的物质保证，没有物质基础也难谈后期数字化管理。另外一些单位的管理人员缺乏先进眼光和全局意识，自身认识不足，认为档案管理工作不甚重要，数字化管理花费资金较多且较为鸡肋，没有投入专项资金购买相应器材。管理人员的思想影响单位发展，受其错误思想单位缺乏现代化的办公设备。一些单位虽然意识到了数字化档案管理的重要性，陆续建立了相应的数字化管理体系，但是现有体系却不具有合理性。另外在管理过程中没有制定科学可行的规范措施，难以发挥计算机设备的价值，根本无法深入落实数字化管理工作，信息化办公遥遥无期。一些单位只具有先进想法但是却没有付诸实践，现有设备不完善，影响数字化档案管理效果。

（二）档案管理系统没有得到及时更新

科学技术不断发展，单位数字化管理设备也要定期更新，单位忽视了更新维修工作，导致现有的计算机设备形同虚设。另外目前很多单位档案检索技术较为低下，却没有发挥人的主观能动性改变这一现象。由于设备较为老旧，软硬件都达不到工作要求，档案检索效率降低，难以保证数字化档案管理效率。

三、 强化事业单位数字化档案管理的有效对策

数字化档案管理还存在一些工作不足，相关人员要提高自身意识，从而保证档案管理的有效性。

（一）创建数字化的档案管理系统

现在社会各大事业单位要提高单位设备配置，要具有全局意识，看到数字化管理工作的优越性，从而进行工作调整，保证事业单位档案管理的网络化和数字化，从而有效顺应社会发展总体趋势。另外管理人员要明白数字化档案管理需要建立一定的系统，只有这样才能够保证最终质量。数字化管理系统涉及内容较广，事业单位要根据工作性质进行选择，保证自身工作与设备之间的协调统一。另外相关人员还要重视档案管理总体设计，保证其能够符合单位工作特性，满足日常档案管理需求。

（二）进行员工培训，助其掌握相应技能

事业单位要为员工提供学习信息知识的机会，从而保证员工具有较高的操作技能。另外单位管理人员要意识到档案管理工作缺少相应人才，要在社会和单位内部招收专业人才，提高人才的薪待遇，做好单位内部人才储备工作，保证能够完成计算机设备的升级更新工作，从而最大限度发挥数字化档案管理作用。针对单位内部员工缺乏工作激情现象有针对性地制定方针措施。首先可以形成员工激励机制，定期对员工进行工作考察，从而激发员工的工作热情。其次要关注从事档案管理工作的员工，让员工感受到自身的重要性，更加积极性做好自己的工作，发挥自己的价值，员工端正自身工作态度，及时发现设备问题进行上报处理，避免态势的蔓延。

（三）提高数字化档案管理的性能

事业单位要设置专门成员专门负责技术维护工作，从而提升系统的综合性能。相关技术人员要不断学习，懂得利用一定的计算机系统完善档案管理的功能，能够运用自己的专业知识实现光纤与磁盘连接。另外还要进行其他工作准备，从而保证档案管理的可靠性。其次还要进行工作改善，建立办公系统与档案管理之间的链条，借助现有技术实现单位管理的最优化。从而形成具有自身特色的单位内部的管理体系。另外事业单位数据是自身机密，我们必须要保证档案的安全性，做好档案管理保护工作。事业单位管理人员要投入专项资金做好数字化档案安全防护建设，从而建立一个防护墙，实现软硬件保护，从而保证电子档案的安全性，当受到其他不良人士的攻击时防护墙能够及时进行通知，避免档案外泄。

四、结束语

现今社会大环境不断变化，各大事业单位要具有全局意识，要懂得借力，要有效借助信息技术为我所用。现今各大单位管理人员逐渐意识到档案管理的重要想，投入精力进行档案建设，已经基本实现了档案管理的智能化。然而该技术出现时间较短可能会出现一些问题。单位管理者要灵活应对，做好数字化档案管理工作。另外要关注档案管理人员，激发其工作积极性，实现数字化档案管理最优化。

参考文献：

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