浅析建立不动产登记档案管理新模式

陈亮

摘要：随着时代发展以及不动产相关法律的完善，各级政府以及人民对不动产登记档案管理工作提出了新要求，进而不断推动着不动产登记管理模式进行创新与改革。本文从不动产登记档案管理特点以及现状出发，就建立不动产登记档案管理新模式相关问题做了简要分析。

关键词：不动产档案管理模式;思考;模式改进

近年来在科技发展和经济改革的推动下，我国房地产行业蓬勃发展。对房地产登记制度进行统一管理，可以在很大程度上有效提升房地产管理的质量和效率。我国在对档案管理方面有着更为严格的要求，经过多年的不断发展也有了很大的进步，但是，目前在房地产统一登记档案管理方面仍有一些问题需要继续改进，新的方式有利于增强管理整体的质量。

一、不动产登记档案管理存在的问题

在早期的档案管理模式上，我国对于档案管理主要采用纸质的方式，这种方式是较为落后的管理模式，在管理过程中存在着很多不足，因此随着时代的不断发展，要对管理模式进行变更，使其从传统的管理模式上转化为较为新型的应用型管理模式，在管理模式转变的过程中，存在诸多房地产管理记录上的问题。

（一）档案数据库问题。在档案管理方面會使用数据库的档案进行存档，但由于数据库可能本身功能较为缺失或数据库不断更新的原因，导致保存技术没有与时代紧密结合在一起。这种现象会导致原本已经登记入库的房地产文件无法被数据库识别或数据存在丢失。除此之外，如果没有对已交易的数据进行及时保存，也会造成在信息方面存在漏洞。

（二）平台数据互通问题。在对房地产登记档案进行记录时，主要是由具有登记功能的政府进行录入信息，其中包括县、区、市等。但是在对数据进行采集和合成过程中，可能会根据不同的地方采取不同的采集方式，而导致一些问题出现。这些问题包括信息缺失，数据缺失以及数据，无法得到共享。各个区域的数据库在构建时可能没有考虑到信息共享的问题，因此地区之间的差异，会使得一些信息互通方面的问题不由自主地产生。这种问题会增加房地产登记档案工作的工作量，房地产登记档案管理的效率也因此下降。

（三）不动产数据的真实性问题。在对房地产档案进行登记时，最主要的特点是要保证房地产登记档案的完整和真实性，这其中最为重要的一点是真实性的保证，是档案管理的基础。在对房地产进行档案登记时应对各个信息进行严格把控，其中包括要对档案登记程序进行规范，需要对房地产所在地建筑面积，房屋用途和房主信息等进行确定。保证数据的准确性十分重要。数据不够准确，数据缺失会影响后期对于房地产记录工作的管理，会对其带来不必要的工作量。

（四）纸质档案存放管理问题。部分档案可能由于特殊性，没有办法对其进行电子归档，因此只能使用纸张形式进行保存，但这种保存形式存在很大的隐患，保存地如果发生环境变化，会对纸张造成不可逆的损伤和遗失。例如，当储存环境较为潮湿时，会使得纸质档案由于潮湿的问题变得没有办法识别，字迹不够清晰，除此之外，纸质档案的存放处范围比较广泛，可能在各个区域都有一定的存放，因此无论在哪个部分出现问题，都可能会对房地产登记档案管理造成很大的工作量。

二、 建立不动产登记档案新型管理

（一）理顺管理机制，规范操作流程。在对房地产登记档案管理模式进行优化时应考虑到众多问题，其中包括要对分工和协调管理机制进行明确。要在房地产登记处配备一定的档案管理专业人员，专业人员的数量主要是根据工作量来逆行调整。除此之外，要加强对管理人员的配置以及增加搜索窗口，使人员的调动在一定范围内进行流动，增加紧迫感，除此之外，对专业人员的资历要有一定的要求。对业务流程进行一定的梳理，首先要从申请验证出发，其次是要经过审批，最后再进行检查、认证和归档。这一系列的业务流程对于文件归档来说十分重要，可以保证在归档过程中不会出现问题。将业务处理和归档环节紧紧的联系在一起，更加有利于归档工作顺利进行，归档过程中应该严格的按照作业标准和行业统一标准。

（二）建立统一的信息平台，健全网络风险防范机制。建立不动产档案管理系统主要是通过建立信息平台的方法，对不动产信息进行登记，实现诸多功能为一体的管理模式。其中包括统一归档、统一监管、统一查询与服务。除此之外，也要考虑到网络平台可能会带来的隐患，网络平台在对信息进行整理、建档的同时也可能会导致信息泄露，因此做好网络风险防范工作十分重要，它可以在最大程度上对建档信息进行保密，对网络风险进行评估，有利于为信息化平台建设打好基础。

（三）制定目标计划逐步分步实施。根据房地产登记制度的建立，对房地产登记档案进行整理，新的管理工作主要通过三个步骤进行建设。第一阶段需查明分散档案，对情况进行摸底，并对档案最终清理和整合。第二阶段是将现有的纸质文档或其他文档进行规范，统一为电子文件，建立相应的电子文件数据库，将文档导入到数据库中进行保存，做到统一管理。第三阶段是对档案管理进行规范，需要对数据库的建立进行完善，使档案管理的模式逐渐地转化为信息化管理。数据库的建立为房地产登记档案管理提供了保障，除此之外也增加了档案管理工作的效率，提供了优质的服务。

（四）设立省市不动产登记档案数据中心。随着我国网络信息技术的不断发展，对于档案管理也催生出很多新型的模式，其中包括二维代码和物理网络信息技术，为档案管理提供了较大的发展空间。对高科技进行应用有利于构建一个数字化的管理系统。这种管理模式使分散在各个部门的管理文件在很大程度上，可以组合与连接在一起。除此之外，还可以做到数据在电子文档上的信息共享以及安全传输。实现房地产中登记的信息可以在最大限度内，在社会资源共享链中进行循环，拥有更大的内在价值和社会价值，为社会提供较为全面和综合的信息化服务态势，使房地产档案信息资源做到利用率最大化。

（五）强化建设电子文档的安全性。对房地产登记的档案进行检索主要通过数据库，数据库的建立可以使档案调取十分容易，因此对数据库进行建立和规范十分重要。在对电子文档进行归档时，也要做到信息备份，信息备份主要是为了防止网络风险发生。除此之外，要对档案做好保密工作，对于档案登记管理要做好相应的预防和保密，对登记管理制度进行规范化。

（六）做好登记档案的编研工作。编研工作主要是对记录进行管理，将静态的文件资源转化为动态的文件资源，在基础上对其进行加工处理。较好地开展编研工作，更加有利于为社会服务。对房地产登记档案工作进行管理，有利于发挥一定的宣传效应，使更多的人充分了解房地产登记档案的价值。

（七）提升不动产登记档案管理人员的专业素养。房地产登记档案管理具有一定的复杂性，因此对于专业人员具有较高要求，专业人员只有技能水准达标才可以胜任登记工作，这是保证房地产登记档案管理工作顺利进行的基础。相关部门可以通过培训的方式来增加档案管理人员的专业素养。

三、结束语

新型的房地产登记档案管理模式与旧的管理模式相比具有诸多优点，可以为管理问题带来方便的同时更加有利于资源共享，相关部门应该在一定的条件下对档案管理体系进行改进，使其更好地服务于行业。除此之外，要对管理人员进行一定的专业素养培训，使专业人员的素养达到标准。房地产登记档案的标准管理模式，应该适应大数据下的时代发展。

参考文献：

[1]孙建斌.不动产登记档案管理新模式[J].住宅与房地产，2018，24（9）：28～29.

[2]李小冉.建立不动产登记档案管理新模式[J].办公室业务，2019，56（4）：29～30.

[3]王建军.不动产登记档案管理模式的进步[J].浙江国土资源，2018，89（8）：83～84.