数字档案室的建设与思考

刘娜

摘要：数字档案室作为现在社会档案管理方面的最有效的主流手段，其主要工作对象是电子化的档案信息，辅以计算机等先进的数字设备，以网络为信息传输基础，实现对于数字化后档案的整理、收集、维护以及信息传输等。其现代化的手段使其成为了目前档案工作中必不可少的部分，成为了各个单位信息化建设的最基础部分。与传统档案室的繁重工作强度以及信息查询的不便相比，现代化的数字档案室是时代的产物，是面对信息化社会的必然结果。同时，数字档案室的建设也是档案工作随着时代更新发展的需求，是依据档案工作全过程管理的最优选择和最有效的转型方式和方向。本文主要阐述了数字档案室的建设背景，通过对数字档案室建设过程中问题的简述和分析，最后提出了一些建议，以期对后期相关问题的处理提供帮助。

关键词：数字档案室;建设;对策

一、数字档案室的建设背景

随着科学技术的不断进步和发展，电子信息技术实现了大跨越，大数据互联网时代的到来，使得网络已经成为我们日常工作和生活中必不可少的部分。档案工作也是如此，将信息技术与传统的档案管理工作相互融合是我们档案管理人员的重要任务，同时由于档案室在基层组织工作中的重要地位，数字化、信息化、便捷化的数字档案室的建设更成为打造全国档案事业优化体系的必要环节。数字档案室已经成为我国信息化档案工作的核心之一，因此我们对于数字化档案室的建设必须精益求精。

信息化工程的发展，使得人们对于信息数据便捷性的需求与日俱增。而电子信息化产业的发展，不仅对档案管理工作以及相关工作人员提出了更高的要求，也为打破传统的档案管理格局，营造更为优质、有效的档案管理环境创造了契机。

合格有效的档案信息社会化服务，其数字化建设是必须的。有效的网络化档案管理与服务框架，是满足广泛社会需求的核心点。档案系统建设其经济效益是隐蔽的、滞后的，其造成的不良影响是相关的领导主管对于档案工作的重视程度不足，对于档案建设的投入和产出形成了错误的估计，不愿意投入过多的精力实现优化转换。同时，由于数字档案室的建设在我国依然是一个新兴的项目，处于探索阶段，仍然没有一个合适合理的定位和整体规划，也因此出现了各种各样的问题，使得档案工作者的工作热情和工作精力受到了极大的消耗和浪费。国家档案局与各个部门和地方机关提出了大量的原则性指导内容，但是没有针对具体的档案室的建设提出细化性的规程。本文对我国的数字档案室的建设进行研究分析，找出问题，进行整合并加以解答。

数字档案室作为档案建设工作现代化进程的最终目标和主体流程，最终实现的是大幅提升档案工作的效率，提高档案工作和其相关工作者的社会地位。数字档案室更为重要的意义是，能够实现档案讯息查询的便捷、完整。使得决策者能够通过数字档案室中提供的数字化的档案信息进行对比、参照，从而取得最为有效、正确、及时的最终决策，最终促使管理者更加关注和重视档案信息給出的情报价值。数字档案室所提供的大量的档案讯息能够更为合理的为企业及各级主管单位进行辅助，将知识这一最为优质的储备资源进行整理优化，实现企业的最优性价比提升[1]。

二、数字档案室建设存在的问题

（一）基础建设问题

经济基础对上层建筑的决定作用以各种形式存在于社会各界。对于数字档案室的建设工作来说，一样适用。资金的限制是我国数字档案室建设工作呈现两极分化的最根本原因之一。纵观全国，仅仅只有极少数如：青岛、苏州、杭州等几个南方城市的地方政府正确认识到档案、历史等资料对于工作的借鉴作用，在政府的财政计划中将数字档案室作为一个有效的建设项目进行资金支持。而大部分地区仅仅依赖每年地方档案局的固定经费，是无法实现对数字档案建设相关设备的实时更新优化的。由于数字档案室是数字档案馆建设的实际核心，但并不是全部，只能由外而内的进行逐步填充。我们从本质上进行分析，其一方面是由于档案工作的基本职能是为主体单位的主要工作进行辅助服务，而这样的结果造成了档案室能否有效的发挥作用很大程度上并不取决于档案室自身的情况限制，而是取决于主体单位的合理有效利用。但是在实际操作过程中，大部分人都将档案室单纯的定义为一个资料的堆积点，导致档案工作者在整个组织工作中成为一个基本不具备话语权的部分，形成一个恶性循环，在单位中的地位越边缘化，所能争取的资源越少;资源越少，就更为边缘化。另一方面，数字档案工作的建设，其结果和收益的时间较长，往往需要大量的时间和岁月才能逐步展现其价值，但是领导人的不断变更、转换导致了领导者无法看到投入大量精力的档案建设工作，及时发挥其应有的作用，也就误导领导者将档案建设视作一个没有产出、只有投入的无底黑洞。综上所述，只有加强领导对于相关内容的重视，才能保证数字档案室得到有效发展[2]。

（二）档案服务管理问题

机关和企业内部的档案室是整个组织架构中的一部分，其工作人员的传统职能方式是设立专门的查询阅览室以便于内部人员的调用。虽然随着时代的进步和技术的革新发展，很多传统的档案室已经升级变更为数字档案室，但是在整体的人员和服务架构上，依然是原有的方式，仅仅是在传统的纸质方式上增加了利用电子设备进行检索的电子信息平台，增加了网络查询的手段和渠道，但是本质没有发生变动。对于更为广泛范围的档案利用并没有加以研究和探索，外部人员的档案资源需求没有被归纳在内。但是档案室建设的初衷是为了向公众提供一定程度的档案信息，以便于公众通过这些信息进行一定程度上的决策。对此，一方面，机关档案室在整个数字档案室项目中占据了较大的比重，而随着时代和社会的发展，政府政务信息的公平、公正、公开、政务透明等等，都是政务工作发展的必由之路。《政府信息公开条例》的颁布实施，在法律法规层面使得机关单位的政务公开已经成为必然。另一方面，档案馆的信息来源较为单一，其主要是依赖于各级档案室进行档案移交。现行的档案法规定，档案室内十年及以上的档案才能移交至其所属的档案馆，也就是说档案馆的资料往往都是落后于整个大时代的，在现代社会快速发展的过程中，十年已经足够实现多次的换代。但档案室不同，其信息往往是最接近时代和现实的，能够保证对公众公开的都是有着最好时效性的。同时作为档案数据的源头，其在所属行业中具有极高的信息权威性、真实性。目前已经有很多的机关档案室开始进行新的尝试，包括微信平台、自媒体等等。例如：涉及公众的民生、养老等等方面，已经开设了大量的服务平台以便于公众对自己及相关人员的信息进行查询、咨询、复印等等;另外，还通过网络咨询、期刊报纸等等进行信息的输出。但是这些还远远不能满足人们对档案信息的利用和需求[3]。