关于企业文档管理信息系统维护的几点思考

苏方伟

摘要：企业的文档管理信息系统涉及重多内容，本文结合企业文档管理信息系统维护的工作实践，对管理平台的统一性、稳定性、数据共享利用、系统授权管理和人才管理等方面提出了几点建议。

关键词：文档管理;信息系统; 企业

一、前言

对于企业而言，人才、设备、文件是企业的三大资源，而文档管理信息系统是文件信息资源的载体，它以文档数据为点，以业务工作流程为线，实现了文件档案的全生命周期管理平台。文档管理信息系统是考虑工程建设和生产运营的全过程，涵盖从文件产生、流转、分发控制、归档、整理、数据库管理和利用等文档管理活动的闭环活动而设计。文档管理信息系统的管理主要涉及系统功能优化、bug修复、功能测试与投产、数据接口管理、授权管理等。文档管理信息系统影响着企业信息化的同步发展，属于企业的重要信息系统。

二、企业文档管理信息化管理面临的问题

（一）管理平台不统一

早期的建设项目文档信息系统，大多是建设单位与运营单位各成体系建立独立的文档信息系统，运营单位的文件生成、利用与归档系统彼此也相互独立。这不仅增加了文档管理人员各系统重复导数据的工作量，也给用户利用文档数据带来诸多不便，同时也增加了各平台文件版本不一致，增加了用户误用文件的风险。

（二）系统升级频繁

文档信息系统使用过程中，用户经常性地提出优化需求或bug修复，有些是业务切实需要的功能，一些则是超出系统功能边界的需求或个性化的需求。需求实施过程中不断修改系统原有架构，而多次投产可能会影响原有系统接口的正常执行或带来新的功能问题，影响系统运行性能，导致用户体验下降。

（三）系统授权管理

文档信息管理系统是企业数据的集中管理平台，用户范围广，不仅包含企业内部员工，也包括企业合作伙伴和兄弟单位之间共享，授权管理过程中经常出现以下3类问题：

便利性

文件权限控制和利用便利性的冲突。企业的文档一般为内部使用，不对外提供，针对长期的合作伙伴或兄弟单位查阅文件的需求，需要对可授权的文档范围做出规定，确保文件授权范围可控，当可授权范围太大时，不符合管理要求，太小时会影响工作文件使用，对现场工作造成阻碍。

及时性

授权开通时，大多需经过业务接口部门、文档管理部门、公司领导等部门的审核环节多，周期长，不仅增加了内部审核人员的工作量，还影响用户及时使用到文件。

授权清理时，内部员工部门间调动、合作伙伴离职一般不会主动进行授权变动申请，文档管理人员也无法及时获悉调动信息，导致人员授权清理不及时。

可追溯性

文档信息管理系统权限修改日志功能不完善时，无法追踪到人员具体授权开通或取消的时间，不利于操作记录的记录追溯。对于需要判断文件操作时间的问题，无法提供依据。

（四）无法实现数据共享

企业内各业务系统建设初期未考虑到最终数据归档要求，形成多个“数据孤岛”，由于不同时期不同开发人员所采用的技术不同，各业务系统的架构千差万别，较难实现与文档管理系统打通数据接口，以致较多宝贵的数字资源无法共享。

（五）复合型的文档信息化人才短缺

传统的文档管理人员侧重于文件檔案知识技能培养，对信息化技术了解甚少。信息化技术人员对文档管理业务的认识也比较有限，这是制约文档信息化制定长远发展战略的重要因素。

三、企业文档信息化管理的思考

（一）明确发展方向

企业的文档管理信息化应坚持与企业信息化协调和同步的原则，配置满足本企业实际需要、适应本企业信息化建设发展需要。建立全生命周期文档管理模式，搭建工程建设单位与运营单位建立一体化的管理平台，各业务系统间实现数据互通。

（二）完善工作制度

建立完善的文档信息化系统需求评估制度，明确需求提出、评估、开发、测试及投产全流程的管理要求。成立系统升级改造技术小组，统筹安排新增、变更和功能完善性需求，根据文档管理工作必须、少数服从多数、个性服从共性的原则对用户提出的需求进行客观评价，给出明确的评估意见。

经评估采纳的需求在规定时间内由文档信息系统技术小组、用户和运维人员三方达成一致意见，关注需求理解的一致性、实现方式的合理性。需求开发完成后要安排需求提出人及有可能受影响的功能模块关键用户共同测试、反馈问题，避免引起其它模块功能不可用。

正式投产时安排用户测试是必要环节，运维人员应与需求提出人就投产功能的复杂性和可测试性进行讨论，确定测试范围和内容，一般由用户直接参与测试，尽量避免在工作时间发生系统故障的概率，确保系统的稳定性。

（三）完善授权体系

便利性上，针对文件的授权范围，需由使用部门结合实际工作提出准确具体的需求，由公司保密管理部门给出控制意见和要求，制定既满足现场工作需求，又满足保密要求的文件授权范围。同时，授权方式需与文档信息化管理部门达成一致，确保授权要求在技术上的可行性。

及时性上，精减文件授权申请环节，必要时，授权审批人设置成群组，同一岗位人员设置A、B角，避免因工作繁忙或休假造成文件授权申请长期无人审批的情况。

授权清理时，建立文档信息管理系统与涉及单位的人员卫星库的数据互通，当人员岗位或在职状态发生变动时，及时提醒到文档管理人员。结合岗位授权固定的方式，实现人员变动到新岗位时，自动授予新岗位的授权，取消原岗位授权。

可追溯性上，可在系统日志中增加人员和文件授权处理日志记录，明确具体人员具体授权的开通时间、取消时间及操作人等，可在必要时为问题澄清提供凭证。

（四）促进数据共享

针对企业各业务系统与文档管理信息系统之前形成的“数据孤岛”问题，企业的文档信息化应坚持管理技术与并重的原则。

在管理上，把业务系统建设初期要具备电子文件归档的功能纳入公司的管理程序中，要求业务系统开发或升级改造时，必须嵌入电子文件归档功能。

在技术上，要求信息技术供应商实现业务系统与文档信息系统间电子文件归档接口功能，满足文档数据共享互通，提升文档资源价值。

（五）加强人才培养

面对档案与信息知识兼备的人才短缺问题，企业可采取“走出去、引进来”的策略。为现有的档案工作者提供“走出去”的机会和资源，对标国际标准、融合同行经验，把先进的文档信息化管理理念“引进来”，制定企业文档信息化的长远发展规划。

企业内部可利用邀请外部文档信息化专家授课、知识竞赛等方式，夯实基础业务，了解行业发展方向，促进新技术在文档管理领域的应用。

总结

企业的文档管理信息系统要在顺应公司信息化发展的基础上，制定长期发展规划，制定管理与技术并重、以人为本的发展策略，以方便用户利用，提供优质数字资源为目标，不断优化，才能安全稳定地运转。

参考文献：

[1].DA T42-2009 企业档案工作规范

作者单位：福建宁德核电有限公司