企业档案管理问题及整改措施

王艳侠

摘要：档案管理对于企业发展具有重要的意义。但长期以来，国内许多企业对于档案管理却缺乏应有的重视，在档案管理中暴露出许多问题，对企业长期健康发展造成了负面影响。现阶段传统手工的档案管理模式已经不能适应现今时代快速发展的步伐，实现档案管理现代化势在必行。诸多问题的存在制约着档案管理的现代化发展：档案管理意识淡薄、工作不重视;档案管理观念落后、操作不规范;档案管理设备奇缺、资金不到位;档案管理素养偏低、学习不积极。

关键词：问题;措施

一、现阶段企业档案管理中存在的主要问题

（一）企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

当前，许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银，更何况企业财力、人力有限，把大量的经费、技术、办公面积投入档案管理实在得不偿失;一些领导口头上重视档案管理工作，但在实际工作中却忽视档案管理：一些企业的档案室面积只有十几个平方米，一些企业甚至没有档案室，档案材料胡乱堆放在办公室里;企业档案管理人员数量少，而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任，几乎找不到一个档案管理专业的毕业生，他们基本上没有学习过《档案法》，对档案管理的专业知识一无所知。

（二）档案管理缺乏制度化、规范化

当下，许多企业却没有建立起严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些企业的档案管理制度印在纸上，挂在墙上，却从不执行，沦为一纸空文。一些企业的档案资料长年累月沉睡在档案室里，堆满了灰尘，而档案管理人员却不知如何研究、利用档案材料;企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作，将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里，任其闲置;给档案管理员收集、整理、分类带来很大的麻烦。

（三）档案管理信息化水平落后

当下企业档案管理的信息化水平落后，许多企业仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象;不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。

（四）整改措施

（1）对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理，必须尊重档案管理人员，必须与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积。

（2）档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性;若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，必须责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，必须将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类，而不能将它们混为一体。档案管理人员必须认识到：当前，房价不断上涨，要求企业不断扩建档案室存在着一定的困难。因此，档案管理人员必须仔细审核、鉴定企业档案，必须认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性;认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素;判断每一份档案是否具有保存价值，确定每一份档案的保存年限;对于丧失保存价值、超出保存年限的档案必须定期剔出、销毁。必须保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

（3）加快档案管理信息化建设

企业应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理;必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。

二、结束语

在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建設企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理。

作者单位：香河县供销合作社联合社