信息化档案管理

姜碧君

摘要： 档案信息化以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的， 加快推进档案资源数字化，促进档案事业持续快速健康发展。

关键词：管理;信息化;建设

档案管理在单位发展中起到重要作用。对于档案的综合管理不仅仅是将各种各样的档案简单的集中在一起，而是把单位的全部档案作为一个整体，实现管理以及利用的组织方式。伴随着信息技术的不断发展，对档案综合管理提出了新的要求。尤其是办公自动化以及无纸化等新事物的出现，是档案管理工作发生很大的变化。因此，全面实现电子化管理，采用电子计算机以及扫描仪等数码技术对档案实现无纸化的管理，从而提高档案管理工作效率。另一方面，应该逐步建立以及健全档案管理的网路系统，实现档案信息资源的共享。避免过去使用油墨打印，档案号出现墨迹不清，甚至是涂改现象，并且打印统一规格的纸张，外形也比较美观。

一、档案信息化管理模式的优势

（一）加快检索速度，提高检索的准确性。依据传统的工作方法，档案的检索需要档案人员翻阅卷宗对其进行查找，所以查找的过程中需要消耗大量的时间，也容易在这一过程中出现一些问题和失误，通过信息化的档案管理模式，一方面可以很好的提升档案查找的速度，同时检索的过程中也不容易出现错误，此外借助档案信息化管理也可以使得检索的程序更加的简单方便。

（二）提高档案利用率。当前我国的科学技术发展水平已经进入到了一个迅速发展的阶段，同时人们也更加重视环保，在办公过程中也逐渐的实现了无纸化，这样就使得其和纸质档案管理工作之间存在着较大的矛盾。

二、档案信息化管理可能引发的安全问题

（一）电子档案的真实性和合法性问题。如果在传统的档案管理模式下，纸质档案通常是需要档案单位的领导进行签字盖章，所以其真实性和合法性就更加容易得到保障，但是在使用了档案信息化管理之后，因为电子档案可以随意的复制，对内容也可以改动，这就使得档案内容的原始性和可靠性受到了十分不利的影响。

（二）传输过程中的安全问题。档案信息化发展的过程中，档案信息主要是通过互联网进行传输和发布，这就使得档案信息的安全性受到了一定的威胁，在实际工作中，这一问题也应该予以高度重视。

（四）计算机病毒对档案信息的威胁。当今的时代是一个信息时代，在这一过程中必须要面对的一个问题就是计算机病毒的问题，电子档案信息在传输的过程中可能会遭受到计算机病毒的威胁，档案管理系统也有可能会受到病毒的侵害，这都是电子档案在发展过程中应该注意到的一个问题。

三、应对策略

（一）做好档案数字化实施前期的调研分析。首先，调查本单位现存档案的年代、数量、档案类型、载体形态、管理现状、库房管理情况，用以确定档案数字化项目所需资金，以及在档案数字化加工中需要进行的各项工作，如是否需要重新整理、排列立卷、装盒等。其次，调查本单位档案工作情况，如档案信息化状况，档案归挡、借阅及销毁流程、文件的运转流程、秘密文件的管理、公文的信息化运转情况以及这些档案工作中存在的问题等，这些情况将直接决定档案数字化工作的任务和需要达到的目标。通过两方面的分析，针对现实管理情况，提出需要解决的问题，确定需要达到什么样的目标。

（二）档案管理人员业务信息化。档案数字化包括对所存档案通过人工录入或制成電子计算机文件，也可将档案归入电子计算机制成图形文本，最后刻录在光盘上，建成数据库。档案管理的数字化，为开发利用、实现档案资源共享提供优质、高效、快捷的服务。随着计算机信息技术的发展，档案数字化需求越来越多，专业化水平也越来越凸显。所以鼓励管理人员针对现实管理情况自学;其次，单位应该提供管理人员去外地学习的机会，特别是在档案管理方面做的比较好的单位进行经验交流，弥补自身的不足;再次，新的管理人员必须进行岗前培训，在职的管理人员也应该定期的培训学习。

（四）技术防范对策：加密技术。加密技术可以分为两类，即对称式和非对称式。其中，对称式加密就是指加密和解密的密钥是一致的，当前这一加密技术使用范围较广;所谓非对称式加密，也被称作是双密钥码加密，就是网络中各个加密通信者都同时拥有两个密钥，一个密钥可以公开，另一个则需要严格保密。信息发送方在发文中使用对方的公开密钥，而接收者进行密文的解密只能借助保密密钥才能实现，这样，所有人都可以利用接收方的公开密钥进行文件发送。

档案数字化是一个系统工程，目前，由于档案数字化缺少统一指导，缺少各种标准，制约了档案数字化的有序进行，《纸质档案数字化技术规范》颁布实施后，这个规范有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践，对我们开展档案数字化提供参考准绳。

单位档案管理最为重要的就是思想观念问题，就应该转变思想观念。从单位领导自身、单位档案管理人员的综合素质、单位档案管理的一系列制度、档案管理工作具有的前瞻性以及充分利用现代的信息网络技术，都要顺应时代的需求，相信在不久的将来，一定能够充分发挥档案信息的作用。

作者单位：白城市信访局