基层单位档案信息数字化仍需“因地制宜”

何茜

摘要：随着大数据时代的来临，档案信息数字化势在必行，将现代化信息手段应用于档案管理中，对于档案事业的发展具有重要作用，因此各地区各部门都在大力倡导档案信息数字化。但是各行各业档案资料分类众多，各地区各单位软硬件设施及专业人才配备情况差距巨大，尤其是基层单位，档案管理人员及基础设施配备相对薄弱，实现档案信息数字化难度较大，因此基层单位来说，实现档案信息数字化仍需“因地制宜”。本文主要探讨档案信息数字化的必要性、基层单位实现档案信息数字化的困境及基层单位“因地制宜”实现档案信息数字化的途径。

关键词：档案信息数字化;基层单位;“因地制宜”

档案信息数字化是指按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将纸质档案转化为数字图像和数字文本的手段和方法。随着大数据时代的来临，信息技术产品逐步应用于各行各业，档案行业也是如此。实现档案信息数字化不仅是大势所趋，也是提高档案管理效率，增强行业联动，实现档案管理智慧化、档案资源信息共享的必要途径。

一、档案信息数字化的必要性

（一）档案信息数字化是大数据时代的产物。随着电子信息技术的不断发展升级，电子信息产品逐步应用于各行各业，计算机和高拍仪等现代化办公设施的配备将我们人工纸质的传统办公方式逐步转化为数字化、无纸化的现代办公模式，随之而来的影响就是社会上，纸质档案资料越来越少，数字化档案资料逐步丰富，数字档案资料逐步取代纸质档案资料。因此实现档案信息数字化不仅是人为推动的结果，也是大数据时代的自然产物、是不可扭转的时代趋势。

（二）档案信息数字化有利于节约管理成本。 1、档案存贮空间成本的节约。传统的纸质档案存贮不仅需要配备专门的档案室，还要严格控制档案室的温度和湿度，以防纸质档案被腐蚀或被破坏。数字化档案只需储存于计算机或硬盘中，占用的是虚拟空间，而不是现实空间，因此极大地节约了空间成本。2、档案管理人工成本的节约。纸质档案的管理往往需要配备专业的档案管理人员，随着档案数量的不断增加，管档人员的也需随之增加。数字化档案只需极少的人工劳动就可完成大批量档案资料的管理，节约了档案管理的人工成本。3、管理成本的节约。纸质档案存在易被腐蚀、容易破损等缺点，需要档案管理人员进行定期维护、修补，同时对于纸质档案的更新补充、不同地区不同行业档案的调阅、以及过期档案的处理都需要耗费大量的人力物力成本，而数字档案的更新维护、调阅和失效档案的处理更加简单快捷，有利于管理成本的节约。

（三）档案信息数字化有利于提高档案资料的利用率。传统纸质档案由于存贮、补充、更新程序繁杂，加上行业限制、空间距离阻隔等因素，檔案的利用率很低，大部分档案只能满足本地区本行业甚至机构内部查阅参考，极大地浪费了档案资料的价值。而数字化档案利用大数据存储、互联网连接的新模式，突破了档案利用的时间限制和空间限制，极大地提高了档案资料的利用效率，充分实现档案信息的资源共享。

（四）档案信息数字化延长了档案资料的保存寿命。众所周知，纸质档案因其自身媒介特质，即使在及其严苛的贮存条件下，随着时间的推移也会逐渐发黄、腐蚀甚至破损，对于部分珍贵档案来说并不能实现长久保存，而数字档案却可以。只要档案管理人员定期做好信息维护和资料备份，数字档案就能被长久保存，真正成为“长寿老人”，为后世子孙留存珍贵参考资料、刻画当今的时代印记。

二、基层单位实现档案信息数字化的困境

（一）基础设施配备不到位。档案信息数字化需要借助现代化的办公设备，如计算机、高拍仪等，若要实现档案信息资源共享还需大范围、高层次的城市区域智慧体系建设，而基层单位由于经费有限，基础设施配备落后，大部分单位仍采用传统办公模式和纸质档案管理模式，实现档案信息数字化难度较大。

（二）缺乏专业性人才储备。档案信息数字化不仅要求档案管理人员具备必要的档案管理知识，还需熟练掌握现代信息技术。随着数字化档案的普及，高校在培养档案管理人才时也更注重信息技术的学习教育，但是基层单位由于人员配备不到位，很多单位的档案管理人员都是兼职，既不掌握档案管理专业知识，也未接受先进信息技术的培训，缺乏专业性的人才储备极大地阻碍了基层单位档案信息数字化的进程。

（三）缺乏规范性标准和技术性指导。虽然各地区、各行业都在大力推动档案信息数字化，但是档案资料分类众多，涉及范围广，资料规模大，目前对于档案信息的数字化缺乏统一的标准规范和技术指导，尤其是基层单位，粗劣的将纸质档案以照片或电子文档的形式保存就认为是实现了档案信息化，完全不考虑清晰度和可用性。因此缺乏标准规范和技术指导也是基层单位实现档案信息数字化的一大难题。

（四）数字档案缺乏安全保护技术。档案信息数字化是借助互联网、大数据等信息技术手段实现，与此同时，也会产生计算机病毒、数据泄露等信息安全隐患。尤其对于基层单位，软硬件设备缺乏安全防护技术、档案管理人员信息安全思想和保密意识相对薄弱，难以确保数字档案的安全性和保密性。

三、基层单位“因地制宜”实现档案信息数字化的途径

（一）提高对档案信息数字化的认识。基层单位领导人员和档案管理人员必须充分认识到数字档案是一把“双刃剑”，既有利也有弊，但是利远远大于弊，而且相应的劣势也可通过政策性规范和技术性手段来弥补和克服。只有认识到档案信息数字化的重要性，才能有实现档案信息化的可能性。

（二）对现有档案信息进行分类数字化。由于基层单位基础设施力量配备薄弱及专业性人才队伍缺乏，难以对现有档案资料实现全面数字化，且各单位各行业档案信息资料繁杂，部分档案信息并不具有长久留存价值。因此可按照档案信息价值进行分类，将具备长久留存价值和资源共享价值的档案优先进行数字化，其他类别档案可暂时按照纸质档案保存。随着时代的进步和电子档案的积累，不具有现时转化价值的档案也会逐步自然过渡，这样既可减轻基层单位的工作负担，又可避免因盲目完成档案数字化任务造成的资源浪费。

（三）借助专业性机构完成档案信息数字化。对于档案信息进行分类后，有长久留存价值和资源共享价值的档案信息可借助专业性机构，通过签订保密协议进行服务外包的形式来实现。基层单位难以通过自身经费及人员完成数字化档案所需设备和技术要求的，可根据自身经费情况，借助专业性机构分时期分阶段完成档案信息数字化。专业性机构应依托本地区组织部门和本行业专业委员会来确定，带有机密性质的档案资料不适用。

（四）经费划拨适当倾斜，逐步配备相应技术设备。加强档案管理人员业务培训。对于基层单位来说，实现档案信息数字化的最大阻力来源于基础设施配备不到位和专业性人才的缺乏，归根结底却是经费的紧张。如果能够向基层单位划拨专项经费，逐步配备所需技术设备，各地区的组织部门和各行业的行业委员会加强对档案管理人员的技术培训，实现档案信息数字化指日可待。

总而言之，基层单位实现档案信息数字化是大势所趋，即使目前缺乏相应的基础设施条件，现有档案管理人员缺乏所需的业务知识及业务技能，也应在思想上重视起来，通过培训学习等方法提高档案管理人员的综合素质和业务水平，在经费允许的情况下，逐步配备专业化技术设备，或通过档案信息分类、寻求上级政策支持等多种方法，“因地制宜”不断加强档案信息数字化建设。

作者单位：洛阳市科学技术馆