浅析建筑工程档案资料管理问题及措施

张星星

摘要：此文详细分析了目前建筑工程档案资料管理中具有的问题，并提出了相应的解决措施。

关键词：建筑工程;档案资料;资料管理;存在问题;处理措施

随着信息技术、科研技术的不断发展，建筑施工企业在保障施工质量和人员安全、控制成本的基础上，越发注重工程资料的保留，进而工程档案管理也逐渐成为建筑工程管理工作内容之一，凭借其提供工程数据资料、保证工程顺利施工等诸多优势越发被人们所注重。

一、现阶段建筑工程资料管理工作中存在的问题

（一）施工档案整理缺乏时效性

建筑工程项目需要整理的资料比较多，同时工程资料需要记录和保留的信息资源也比较广，如果不能及时将前期设计图纸资料、施工过程中当天的施工技术资料等进行记录，就会造成资料的缺失、混淆，因此施工档案整理工作缺乏时效性[1]。

（二）资料管理制度存在疏漏问题

建筑工程资料管理制度是在建设过程中约束资料管理人员进行精准记录、真实反映的保障，更是考核管理人员对自身工作职责是否明确的标准。现阶段大部分施工企业都没有建立完善的资料管理制度和监督部门，在实际运用过程中缺乏具体执行力度，导致实践效果不理想。同时资料管理制度存在疏漏问题也表明了管理人员缺乏管理意识、不能明确自身工作岗位的重要性，严重影响建筑工程施工建设工作的顺利进行。

（三）记录工程资料丧失后期利用价值

大部分建筑企业没有意识到建筑工程资料管理的实践作用，完全借鉴或独创不完善的资料管理条例，导致不能精准收集、记录、整理工程资料，同时资料员因资料整理不及时导致资料存在疏漏或错误，失去工程资料的真实性、准确性、完整性，进而丧失了后期继续使用或参考的利用价值。例如：质量检查及验收工作中资料报告存在错误，就容易导致后期出现质量事故，追究原因时填写的资料报告都是最有力的证据[2]。

二、提高建筑工程档案管理质量的措施

（一）完善管理制度，引入精细化管理

由于业主和相关部门对于工程质量安全越来越注重，档案管理制度也应该健全起来，一个完整的管理制度可以确保相关人员的工作规范性与严谨性，同时相关的标准能够促使档案管理相关工作的履行与落到实处，在此，笔者建议对档案管理引入精细化管理制度。精细化管理：精细化管理由管理理念创新衍生而来，随着社会工作分工越来越精细化和专业化的发展，该理念被广泛采用，建立在常规管理基础之上。精细化管理除了拥有常规管理的基本思想与管理模式之外，以大幅度减少管理所占用资源为目标，通过管理人员职责细分、推动管理创新等方式，将管理职责明细化、具体化，及时将自身负责工作进行落实和检查;除了对于管理人员职责的监督要求，精细化管理对于工作的细节和全过程也拥有极高要求，以期有效推行相关管理活动，最终获得好的管理结果。精细化管理在资料档案管理中的实际应用措施：1.人员精细化。将资料档案管理工作的每一项细节工作都精细化到每一个相关人员身上，在实际工作中组成管理小组，设置组长、小组成员，分别负责工程数据记录、原材料领用和归还、实际施工记录（例如地基厚度、场地建造长宽高）等。通过考核制度对人员职责的履行进行考核，同时要求对于资料档案管理工作中的每个人员进行素质上的提高、职责上的落实、生活上的关心。只有将整个队伍拧成一股绳，精细化管理的效果才能真正体现。2.工作精细化。工作精细化要求相关人员细化资料档案管理的每一项工作细节（例如资料收集、资料处理过滤、资料归档、资料存放与提取管理等），只有将工作过程精细化[3]。

（二）优化管理人员配置

管理人员是精细化管理的执行者，因此管理人员的素质十分重要，工程档案资料管理具有一定特殊性，由于建筑市场竞争十分激烈，为防止商业间谍通过获取公司资料达到项目获得等目标，首先，基于信息安全的前提下，对管理人员进行第一道筛选，进入公司时间较短的不在考虑范围。企业应该基于对员工信任度和工作方面的基础上对员工进行选择。其次，因为档案资料设计方面较广，涉及时间较长，工作量较大，相关数據和文本内容都十分复杂，因此需要在精细化管理的基础管理之上对于相关工作进行配置优化，在内部管理人员中以责任心和工作经验为前提进行选拔，对于之前从事各种岗位的内部人员，让其留在施工岗位进行施工进度相关数据的收集，同时可以定期外聘相关专业人才开展培训，提升管理人员的整体水平，并且进行定期的多方面综合考核，使其在相关管理工作过程中更加得心应手[4]。

（三）优化资料管理方式

鉴于不同的施工情况和环境可能存在差异，除了实体的相关资料档案管理工作之外，对于资料管理还可以借用信息化技术来进行管理，通过相关的软件对资料档案进行相应的整理，减少相关的工作量，但是由于当前工程建设的发展状况和行业信息化技术应用，相关的管理工作不能完全向信息化管理中转移，为确保资料的保存安全性，仍然需要开展相关的纸质性工作，纸质信息的登记与电脑中信息同步，例如施工人员工作天数、材料领用量，通过电脑能够更好地统计。

（四）参数资料的编写

参数资料包括：施工材料质量报告参数、工程建筑实际参数等，相关参数的编写要求十分严谨，需要制定相关的表格，数值确定和具体项目，表格中的内容应该严格按照相关市场准入部门和监管部门的要求进行编制，同时进行严格的编制，防止数据出现错误，导致在后面的竣工验收过程中出现相关失误，造成返工和全过程再确认等问题，加大工作量[5]。

三、结语

目前在建设施工工程当中，相当一部分企业对于资料档案的管理不重视，相关管理人员专业素质不足，在管理过程中不够重视导致管理工作没有落实，同时由于相关制度的不完善，导致整个资料档案管理工作相比于其他管理工作处于一个尴尬的地位。

参考文献：

[1]黄海彦.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施工J].建材与装饰，2018（51）：149-150.

[2]吕彩萍.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].住宅与房地产，2018（34）：104.

[3]赵欣.建筑工程施工技术资料管理中的问题及解决措施工J].绿色环保建材，2018（11）：155+158.

[4]赵莹.医疗建筑工程施工资料管理现存问题及应对措施探讨[J].中国医院建筑与装备，2018，19（09）：89-90.

[5]倪源.建筑工程施工技术资料管理中的问题及解决措施工J].山西建筑，2018，44（08）：255-256.