档案收集整理的重要意义分析与研究

魏洪涛

摘要：档案收集整理是我国事业单位的一项重要工作内容，档案收集整理的过程对工作人员的耐心细致度有着较高的要求，档案不仅记录了事业单位各大会议的纪要，也侧面反映出了事业单位的发展历史，是十分珍贵的记录资料。因此，事业单位需加强对于档案收集整理工作的重视度。本文主要分析了档案收集整理对于事业单位的重要意义，结合普遍存在的问题提出了相关建议举措。

关键词：档案;收集整理;分析与研究

事业单位档案详细记录了单位的发展历程及各项规章制度，体现了事业单位的业务工作状况及完善工作制度的运动轨迹。档案收集整理可真实反映事业单位的经营状况，有着尤其重要的资料价值。分析档案收集整理的意义有助于发现事业单位存在的经营问题，规范档案收集整理的工作流程，将现代信息技术融入于档案收集整理之中。

一、事业单位档案收集整理工作存在的问题

我国事业单位在开展档案收集整理的过程中，由于缺乏经验指导，仍然停留在摸索探究阶段，因此存在着以下不足之处。

第一，对于档案收集整理工作缺乏重视。事业单位领导由于意识不到文书档案整理对于相关工作开展的便捷性，未设置专门岗位来对档案进行收集整理，用于档案管理上的经费也不够充足。缺乏专业人士致使档案收集整理工作进展艰难，工作人员多为其他岗位兼职，他们缺乏档案管理的专业知识与职业技能，故而在开展档案整合管理工作时较为敷衍，无法探寻出将档案收集整理工作与现代化信息技术有效融合的多元化途径，同时也会使得档案收集与整理的工作效率明显降低。

第二，缺少科学完善的档案管理制度。多数事业单位关于档案收集整理工作的规章制度不够全面化，在开展相关工作时，例如在事业单位管理层之间传阅上级部门下发重要文件时，由于时间紧凑等原因，未对每一次的档案传阅工作进行登记记录，给后期的档案查询带来了较大的难度。

第三，档案收集整理工作电子化程度较低。随着现代化互联网技术的发展，我国事业单位的档案收集整理工作未与信息化技术进行有效融合。事业单位的档案工作普遍还是依靠人力来完成，耗费巨大时间及精力，电子化技术仅能在输入档案目录、检索档案上，依托互联网技术的档案收集整理电子化平台未能搭建起来。

第四，资金投入不到位。档案收集整理工作在事业单位中由于被边缘化，领导对此项工作未投入充足的资金支持，致使事业单位的档案管理室硬件设备跟不上，办公环境面积狭小，达不到防高温、防潮、防火等基本要求，极容易造成档案的损毁。硬件设施的缺乏，未能给予档案收集整理工作良好的基础保障，档案资料的安全得不到保证，给事业单位的工作开展埋下了隐患因素。

二、档案收集整理的重要意义

（一）使得档案管理工作更加规范化

档案收集整理工作可有效促进事业单位的档案管理工作，使其更为科学规范，以此来适应目前市场所需。使得事业单位内部的档案管理制度更加健全和完善，能够有效避免档案记录缺少登记的现象，事业单位可针对加急加密文件制定相关传阅办法，加强档案文件的保管，杜绝档案文件的丢失，一定程度上可加强机密文件的安全性。

（二）提升了业务人员的能力

档案的收集和整理为领导层提供基础材料，方便其做出相关决策。并在一定程度上可倒逼档案管理工作人员提升其工作业务能力，真正体现出档案资料的价值，对于档案管理有了正确的认识也会促使领导层任务和员工加强对于档案管理的重视程度。档案管理人员熟悉现有的档案管理政策制度，强化相关工作人员正确收集整理档案的工作流程，避免日常工作中出现不必要的失误。充分掌握档案收集整理工作的要点，工作人员才能在日常开展工作时对现有工作办法进行改革与创新。

（三）促使档案管理的信息化发展

信息技术的发展带动了档案管理工作的高效进行，这在一定程度上使得工作人员的工作压力和工作量有所减轻。为适应时代发展所需，增强事业单位档案管理的工作效率，事业单位向社会购买线上平台搭建服务，由专业公司设计档案网络平台设置的具体方案，实现不同档案对不同权限人员的开放。此外，在搭建档案信息化平台时，需加强对于网络安全的配置，以免造成机密档案的外泄，给事业单位的工作造成负面影响。

三、加强事业单位档案收集整理工作的建议

为进一步加强我国事业单位的档案收集整理工作，可采用以下举措来实现：

第一，强化档案收集整理工作的重视度。事业单位一把手應组织召开关于加强档案收集整理工作的专题会议报告，使单位员工包括岗位直接负责人意识到加强档案管理的必要性，使领导层意识到档案对于领导层做决策时提供辅助作用的重要意义。从而加强档案收集整理岗位工作人员的工作态度，认真细致的做好纷繁复杂的档案收集整理，从工作中总结出快速查找档案资料的便捷方法。有关单位及部门必要时还可以通过招聘的方式进行具有专业知识以及职业技能的人才吸纳，让专业进行档案管理的人才来进行事业单位的档案管理工作。这样一来，不仅档案管理的工作效率能够得到提升，档案的日常保管以及存放也会变得更加科学合理。

第二，加大档案管理工作的资金投入。事业单位当前的档案室和工作环境还需要进一步改善，相关领导应增强经费在档案管理工作上的投入程度。给档案工作人员配备充足的软硬件设备，例如空调、防火器械等，使得档案资料能够得到应有的保障，不会出现人为因素所造成的侵损，造成珍贵档案丢失。

第三，监督档案管理工作的开展。为避免档案损毁造成严重的工作影响，事业单位相关工作人员应定期对档案管理工作进行自查，检查所借阅的档案是否己及时交还，档案登记材料是否有缺失等，同时还应对档案收集整理制度不断进行完善，提升档案收集整理的工作效率，以保障档案管理工作的有序开展。但这也需要负责档案监督管理的有关工作人员，拥有较高的职业道德以及职业操守，确保其在职期间不会利用职务之便偷窃单位档案机密，进行任何违法犯罪活动。故而对于进行档案监督与管理的工作人员的选拔，应当格外注意。

第四，进行智能化、信息化档案管理系统的建立。由于社会的发展，使得信息技术也在不断的进行发展与革新。很多企业与单位为了方便日常的工作与管理，都引起了基于无线传感而设置的网络平台与管理系统，来对繁重琐碎的工作进行归纳与管理。在这种状况下，事业单位的档案管理去纸质化是联结社会，与其他企业单位接轨的必行之策，故而在事业单位的档案管理部门建立数据化的档案管理系统是很有必要的。它能够方便档案数据的查询与更新，也能够极大的方便档案迁入与转出的交接工作的进行。当信息化的档案管理系统建成后，就不需要经常翻动纸质档案来进行有关文件与信息的查找了。但是需要注意的是，由于档案本身的绝密性，导致其数据信息系统一旦建立，就随时有被不法分子窃取并破坏的可能。为此，有关的事业单位可以选择使用虚拟专用网络来对电子化档案信息进行网络安全保护，降低电子化的档案信息被他人窃取的可能性。

四、结束语

综上所述，档案的收集整理工作对于事业单位的发展来说具有非常重要的意义。面对其中存在的一些问题，我们应该积极采取措施解决。要使档案管理工作充分发挥应有的价值，更好的为事业单位服务。

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