如何实现学校档案管理一体化构想

张梅雪

摘 要： 在信息化技术和计算机网络技术的飞速发展下，也促进了学校档案信息化建设的步伐，档案管理必须应用信息技术、大数据技术等先进手段才能确保档案管理能够符合时代和广大用户的需求，才能够为学校的建设贡献力量。

关键词： 学校;档案管理;一体化;构想

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）20-0296-01

引言：随着社会经济飞速发展，科学技术持续进步，我国逐渐走向信息化发展时代，在文档一体化的大環境下，学校档案管理的信息化水平得到明显提升。为更好的提高学校档案管理质量，满足学校对档案的应用需求，应当在文档一体化的大环境下，积极转变以往档案管理模式与方法，进一步开展学校档案管理创新，推进学校档案信息化建设的顺利实现。

1 必须要有档案管理一体化的意识

随着时代的进步，各种技术开始展现在人们的面前，学校相关人员必须要重视新技术的应用，要具有档案管理一体化的基本意识，改变原有的传统思想，让“互联网+”能够助力高校发展。相关人员必须要加强该方面的学习，熟练的运用计算机对档案进行收集、整理、归纳、储存，让异地多校区能够真正的实现档案管理一体化，减少档案查询中不必要的麻烦。同时档案管理相关人员应该重视信息的整合以及数据的统计，灵活运用计算机知识对档案信息进行系统化和规范化管理，档案管理相关人员必须意识到档案管理一体化的重要意义和作用，不能满足于陈旧的人工档案管理方式，应以主动态度积极的学习新技术和新管理方式，让档案管理一体化进程能够得到落实和推进。档案管理一体化应用的过程中要确保相关信息的准确性真实性，防止突发事件发生之后造成系统崩溃数据丢失的损失。通过信息化手段实现一体化的过程中要积极对信息设备进行检查，确保档案管理系统的正常应用。使用系统的前提就是积极落实统一标准和工作目标，让档案工作更好的服务学校和师生。

2 加强信息资源建设，建立保障体系

学校档案信息化建设，还需要让具体的档案管理和学校业务部门实现一种有效对接，为学校的各个部门提供必要信息资料，同时也加快自身的信息收集步伐，为学校的发展战略制定、教学质量提高以及高素质人才引进都提供数据支持。而且对于学校档案信息化建设而言，为了保障学校档案管理的安全性，对信息资源进行有效保护，还需要建立起信息资源的保障体系，进行档案管理组织、措施以及制度上的规范，来保证档案管理的安全和档案管理系统的正常运行，也是档案管理信息化建设所需要重视的地方。

3 统一技术规范

对技术标准进行统一是为了让图书和档案系统更为协调。管理系统的融合将会遇到的关键问题是各个部门技术规范存在不同，并且档案系统和图书系统技术方面存在异议时，解决方法没有统一进行规范。这些问题都会给信息沟通以及系统协调造成不利。不过计算标准有一定的约束对构建一体化管理系统格外有价值。统一的技术标准能够完成两者之间的兼容和共同管理。为了档案系统和图书系统尽快完成一体化管理，学校要对已有的规范进行重新审查核对，依照图书以及档案规范和特点，构建起兼容和实用的技术规范，从而为一体化管理进行铺垫。

4 加强档案管理信息化的安全建设

网络信息时代，病毒的传播是致命的。档案信息共享平台的建设过程中要安装好防火墙和杀毒软件，并留有备份，确保档案信息的绝对安全。同时，对于涉密档案，档案管理部门要重点保护，特别是在档案数字化后，必须要按照档案管理制度的要求进行涉密保护，可以设置专人验证二维码来实现对涉密档案的查阅控制。

5 强调数据库开发

数字档案在学校档案管理中的应用，要以完整的数字化档案体系为基础。处理好电子档案问题，首先要形成档案信息库，把重要资料整理纳入数字档案体系，加以分类，并且备份处理，以免出现档案破旧影响完整性的问题，特别是部分档案被翻阅即将报废的现象。对于部分不能翻阅的档案资料，可以借助扫描以及拍照等形式，尽可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推广数字档案管理软件，在研发时期综合性地归纳与综合，积极创新，要考虑到数字档案今后的利用效果。需要注意的是，学校要强化档案管理体系的建设，通过网络将相对分散的计算机体系连接起来，设置为服务器区域及客户机，作用在多个操作体系上，这样学校管理者可以任意调取档案资料，便于提高档案管理的质量与水平。

6 促进各部门之间的紧密联系

学校的各个部门都会源源不断地产生新的档案，每年档案部门都会集中在一个时间段内根据各部门的工作情况提出归档要求。因此，档案部门要维持与各部门之间的和谐关系，相互支持。档案部门是为学校师生员工提供服务的，所以要经常听取意见和建议，注重师生员工的反馈，提升服务质量和满意度。此外，通过档案管理，各部门之间可以互通有无，提升档案利用效率的基础上，增强学校事业发展的向心力和凝聚力。

7 建立规范化的组织部门

要构建起一个图书馆、情报部门、档案机构组合而来的信息机构，各个分机构原有的功能必须保留，形式需要进一步协调，逐步将原有的管理模式改变成开放式管理，让更多的用户获取科学高效的信息，将多种资源内容合理链接在一起，一体化当中的负责人可以由各个机构当中的负责人直接担任。对所有资料的检索、访问也要有统一的要求。除此之外，各个机构之间的作用需要进行规范，高效科学的配置技术力量，因而使信息资源被更为合理的管理和运用。以此为前提，三方面在管理方面是相辅相成的，管理当中也逐渐被规范。三个机构被合理加以组合之后，管理当中存在的问题也会减少，国家在这方面需要投入的资金相应来说也会随之下降。部门和部门加强协作，将多种有重复性的资料进行归类，统一由一个机构进行管理，多种资源和利益得到保障和维护。

结语：学校的档案管理信息化构建是一个庞大的系统工程，不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的发展过程。提升档案管理的科学化水平需要现代化信息技术的辅助，需要具有信息技术的人员进行管理，而档案信息化建设的过程则需要学校对档案管理工作予以足够的重视，将档案工作纳入整体规划，与其他业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

参考文献

[1] 唐雪梅.浅谈如何实现学校档案管理一体化[J].湖南师范大学学报：医学版，2011（4）.

[2] 林端庄.浅谈文书、档案工作一体化管理[J].泉州师范学院学报，2016（1）.