人民法院电子卷宗随案同步生成和深度运用的思考与路径优化

甘喆辰

摘 要：电子卷宗随案同步生成和深度运用是打造“智慧法院”的重要基础。文中，主要就针对人民法院电子卷宗随案同步生成和深度运用进行了探讨。

关键词：电子卷宗;智慧法院;优化

一、电子卷宗随案同步生成和深度运用概述

1.提出和发展

在人民法院建设信息化3.0、打造“智慧法院”的背景下，电子卷宗随案同步生成作为基础性的功能，受到制度设计者的重视和关注。2016年8月，最高院印发《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》，对相关工作做出工作部署;2018年1月，最高院印发《关于进一步加快推进电子卷宗同步生成和深度应用工作的通知》，进一步强调电子卷宗随案同步生成和深度应用技术要求和管理要求。

2.电子卷宗随案同步生成与法院信息化建设

电子卷宗包含法院在案件受理时接收或办理过程中形成的电子文档、图像、音频、视频等电子文件，以及将纸质案卷材料依托数字影像、文字识别等技术制作而成的电子文档、数据等电子文件。电子卷宗随案同步生成和深度运用是建设“智慧法院”的基础性和支撑性工作，贯穿从立案到审理再至归档的全流程。实现电子卷宗随案同步生成可以有效支持和保障全流程网上办案，其深度应用则是建设“智慧法院”的基本主线。

二、电子卷宗随案同步生成和深度运用在实践中存在的问题探析

1.电子卷宗的可用性问题

电子卷宗的基本运用包括利用OCR技术识别，对扫描形成的电子文件文档化、数据化、结构化，实现信息可提取使用。但OCR技术受到一些客观条件的制约，某些情况下无法达到或者实现理想的设计目的。在这种情况下，纸质材料扫描形成的电子文件无法有效提取信息用以辅助审判工作，仅在作为证据资料进行示证与质证、卷宗归档等时具有作用，损失了一部分的功能。

2.诉前调解阶段是电子卷宗随案同步生成的薄弱点

在习近平总书记“坚持把非诉讼纠纷解决机制挺在前面”的指引下，人民法院正积极推动多元化纠纷解决机制建设和诉讼服务中心提档升级，打造一站式服务。如上海法院建设了多元解纷平台，与各调解组织通过网上平台对接的方式推送委派调解案件，2019年上海市法院诉调对接中心调解成功案件8.7万件，占一審民商事案件结案数的16.5%。[1]总量可观的诉讼案件进入诉前调解，其中相当一部分案件委派至各调解组织，因此诉前调解电子卷宗工作缺乏统一的管理模式。

3.工作模式有待进一步优化

电子卷宗随案同步生成和深度运用通过实现信息自动提取、校对以及智能辅助案件办理，减少法官和司法辅助人员的案头工作，实现司法审判质量和效率的提高。但是在理想化的背后，对电子卷宗随案同步生成和深度运用是否达到为法官和审判辅助人员减负增效的作用，存在着一些不同的声音。

4.电子卷宗深度运用的软硬件制约

（1）硬件限制。电子卷宗深度运用需要硬件条件支持。例如，在以电子卷宗辅助生成法律文书生成中，显示器不符合标准（不是宽屏）和显示面积不足等原因会影响“左看右写”模式的工作效率;又如，庭审笔录实时生成功能需要在法庭安装音字转换系统，并在当事人席位配备用以举证质证的显示屏幕，以及电子签名用的手写板。[2]

（2）软件限制。电子卷宗深度运用的易用性相当程度上取决于配套软件的研发。此外，人工智能辅助审判的发展也有待于技术的进一步发展。

三、电子卷宗随案同步生成和深度运用的路径优化

1.规范当事人提交材料规格和标准，提高电子卷宗的可用性

（1）诉讼材料的非手写化。虽然OCR技术可以识别手写文字，但其识别率受书写工整度等因素影响波动较大。对起诉状等范式文书，可以鼓励诉讼参与人尽量使用打印件，法院可以在诉讼服务大厅设置专用电脑和打印设备，并预置常用文书格式电子版本方便当事人使用。

（2）网上立案提交电子材料的审核。笔者认为，可以分步骤的加强对网上立案提交电子材料的审核。当前，可以从加强律师通道申请网上立案的案件着手，制定明确的电子材料规格指标，引导律师事务所等专业机构配备扫描仪等设备，提高提交电子材料的清晰度、分辨率等，保证电子材料可以有效使用。

2.明确诉前调解阶段权责，补强薄弱环节

加强诉前调解阶段的电子卷宗同步生成工作，笔者认为首先应落实责任。可以规定调解组织应当负责承办案件的电子卷宗同步生成工作。考虑到各调解机构硬件条件不一致，作为最低限度的要求，可以规定调解机构在调解平台填写调解情况时注明调解机构因各类原因未经扫描的增量材料，便于案件反馈至法院诉调对接中心后及时处理，尽可能提高电子卷宗生成的及时性和完整性。

3.平衡分散扫描和集中扫描，保证减负增效

（1）集中扫描为主，分散扫描为辅。在立案阶段由诉讼服务中心的扫描人员采用集中扫描的方式对起诉材料卷宗进行扫描。

（2）区分不同阶段电子卷宗同步性和及时性的需求。考虑到集中扫描模式下，扫描部门可能面临工作量不平衡、短时工作超负荷等问题，因此可以考虑根据不同阶段的需求强弱进行精细化管理，排定集中扫描工作的优先性。如立案阶段的电子卷宗生成影响面较广，可以作为强需求优先处理;案件审理过程中当事人补充提交的材料，可以作为中等需求处理;对已经开庭完毕且无需再开庭的案件，电子卷宗的应用范围已经较少，可以作为弱需求处理，由司法辅助人员按照分散扫描的模式进行扫描，或直接由档案部门进行补充扫描。

4.探索电子卷宗“单套制”管理，促进无纸化办案

随着信息化工作的不断深入，电子文件与电子档案的管理模式也面临新的发展契机，当前国际经验与国内在上海自贸区的实践来看，电子档案“单套制”的实践与规范正在逐渐兴起，以数字形式为主的管理模式是未来文档管理不可逆转的趋势。[3]电子卷宗向“单套制”管理发展可以减少不必要的重复工作，节约资源，真正实现电子卷宗一键归档，打通电子卷宗随案同步生成的最后一个环节，提高法院卷宗运作的效率。但也需要提出的是，目前电子卷宗“单套制”仍有有待于进一步研究之处，如纸质原件和电子卷宗内容的一致性校验，“单套制”管理下卷宗安全冗余的设计等问题。

5.加强软硬件保障，拓展电子卷宗使用面

硬件上，加强经费保障，配备必须的设备，例如法官电脑应普遍配备长宽比合适的屏幕等;软件上，可以建立办案人员和研发人员的沟通渠道，技术人员可以第一时间为一线使用人员提供技术保障，同时一线使用人员对软件端的需求可以及时反馈给技术部门，两者相互配合也可以结合机器学习等技术，逐步完善案件审理的智能辅助功能。

6.重视电子卷宗保密工作，保障信息和数据安全

法院卷宗中存在不少需要保密的内容，而集中扫描工作一般通过社会购买服务方式签约的扫描公司人员负责，扫描公司人员相对复杂、流动较频繁，对负责集中扫描的工作人员，要加强保密教育和职业道德教育，并签署保密责任书。

电子卷宗工作的推进，在信息安全领域也要求法院做到更精细的管理。在内部，应分级设置电子卷宗浏览权限;在外部，要通过技术手段保障电子卷宗在外网存放和传输的安全，保障诉讼案件信息安全，防范电子卷宗数据丢失或被篡改的风险。

注释：

[1]《上海市高级人民法院工作报告——2020年1月18日在上海市第十五届人民代表大会第三次会议上》，http：//www.hshfy.sh.cn/shfy/gweb2017/xxnr.jsp？pa=aaWQ9MjAxNTY4MDUmeGg9MSZsbWRtPWxtNTgzz&zd=xwzx，访问时间2020年6月14日

[2]参考讯飞智慧政法微信公众号：《告别厚卷宗！讯飞黑科技助力黄浦法院实现“单套制”无纸化庭审》，https：//mp.weixin.qq.com/s/JhPyyq_9_tfxsLQtP5bNQQ，访问时间2020年6月12日

[3]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考.档案学通讯，2017.6

参考文献：

[1]刘元见、朱琳.关于广西检察机关电子卷宗制作及应用的调查与思考[J].检察调研与指导，2019（05）：45-48

[2]苗芃.人工智能背景下的民事审判方式改革研究[J].武汉交通职业学院学报，2019.21（02）：31-36