人社工作档案管理的策略分析

谭璐

摘 要：我国很多领域都有涉及到档案工作，开展档案管理工作具有积极引导意义，开展合理、高效的管理工作是确保档案真實安全的前提。因此在档案管理工作中，应该用更加合理的、科学的管理策略。本文首先分析镇江市人力资源社会保障档案管理中心业务科的现状和工作的特点，最后提出有效开展档案管理工作的策略，以供参考。

关键词：人社局;档案管理;人力资源

【中图分类号】G27  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0296-01

在档案管理工作中人事档案管理是其中一部分，目前镇江市人力资源社会保障档案管理中心业务科主要工作为档案的管理与服务利用，所存档案主要分为人事档案和社保业务档案，查询工作记录和历史养老缴费记录都会利用到这部分档案，这部分档案关系到个人的切身利益，还是很重要的。有效、有序开展档案管理工作有利于事务稳定进行，能够在一定程度上促进社会稳定发展，提高办事效率、让办事流程更便捷。只有对档案管理的重要性有充分认识，并选用相应管理策略，才可以充分发挥档案管理作用，以此推动档案管理中心的发展，最终保证社会稳定发展。

1 镇江人社工作档案管理现状

1.1 具备比较完善的档案管理中心

镇江人社局为完善档案管理工作，已经构建了比较完善的档案管理中心。准确认识到档案管理工作开展的重要性，并且能够重视档案管理，可以有效落实档案部门分配工作，保证部门工作互不干扰，部门间可实现档案管理工作高效沟通和资源共享。档案管理中心能够准确发挥自身任务，确定工作任务，避免出现重复情况。并且可以合理分配档案管理工作，提升工作效率，减少工作量，降低了工作人员工作负荷，保障快速开展工作档案管理工作[1]。

1.2 具有较强的档案资料信息保密性

档案中心档案管理的内容是对业务部门移交的相关档案材料进行收集整理，入库上架并统一保管，以便后期工作的开展与利用，对于其他工作开展具有参考意义，管理工作档案和社保档案可以为其他工作提供真实、有效的参考资料，将政府部门工作效率提高。此外，镇江档案中心档案管理的保密工作做的很好，例：工作人员需通过门禁卡进入库房，个人不好查阅本人及直系亲属的档案，但可复印经办业务所需材料，单位阅档必须通过介绍信才可以查阅单位员工的人事档案，查阅社保历史缴费记录必须由本人查询、或者单位持介绍信查询等。

1.3 实现档案数字化加工

社保中心历史档案未录入系统，传统手工翻查存在耗时长、准确率不高等问题，就业管理中心历史档案也存在录入信息有误等问题，目前镇江档案管理中心已经在做政府投资项目-档案管理及数字化加工，对在库历史档案进行整理及数字化，目前已完成就业管理中心历史档案整理装盒，正在开展社保历史档案的整理及数字化加工工作，对未进入系统的社保历史档案材料进行分类组卷，录入系统并进行扫描，方便调用，预计完工后会大大提高工作效率和准确率。

2 档案管理中心工作档案管理具备的特征

2.1 档案管理手段多样

档案管理中心传统档案管理工作耗时较长，容易受到外部因素的影响。传统管理工作任务量大，记录、分类及归档等工作需要人工参与，使管理准确性较差。而目前已经实现了在金保系统中查询，接下来会实现档案扫描信息化，更方便于档案的查阅。除此之外，档案能够通过多样的形式来保存，利于开展档案分类管理工作，将劳动强度和成本降低，也有着越来越丰富的管理手段[2]。

2.2 专库管理

目前档案管理工作中存在着海量信息这一状态，纸质档案占用空间也较大，有时会出现存放混乱、管理无序的情况，在查找相应档案时会花费较多的时间。为了良好的进行档案管理和保存，可通过专库来保存各类档案，每份档案都有档案号，这样能够有效整理档案储存空间，保证档案存放的有序性，有效进行档案分类，使管理更加专业，方便查阅，节约更多的时间。

3 加强档案管理的策略

3.1 提升管理人员综合素质

开展档案管理工作与管理人员不可分离，管理人员管理能力和专业水平对于档案管理合理开展具有重要意义，因此需要使用合理措施提高工作人员综合素质。随着科学技术和经济的不断发展，传统档案管理模式难以跟上社会快速发展的步伐，针对这一情况，应该激励工作人员，使其积极学习管理相关知识和技术，提升自身专业素养，创新管理方法，并具备一定的责任和法律意识。确保工作人员可以掌握工作档案管理的重要性，掌握更多新思想和技术，使用先进的管理技术以及方法，提升工作人员素质，最终提升档案管理效率。

3.2 加强档案管理信息化

随着计算机数的不断发展，纸质档案占空间、管理效率低、任务重以及查询调度较为繁琐等问题逐渐暴露出来，如果实现档案管理信息化，各个部门间会有更加高效的沟通，并且能够共享资源，在管理中投入的资金也会减少，从而可以高效的进行档案管理工作，能够解决原本保存和管理档案的方式中会产生的档案磨损和保存时间短的问题[3]。管理工作档案更加细化，可以促进管理工作进一步发展。

3.3 优化档案管理观念

档案管理中心为了有效开展工作档案管理工作，需要对管理观念进行优化，从而应转变原有思想观念，领导以及管理人员应该提升自身的管理意识，以此开展工作将会大幅提高管理工作质量，也会提升自身管理能力。除此之外，在管理工作中投入更多的财力、物力和人力，完善档案管理的基础设施，保证合理存放档案资料。管理工作档案的部门，需要主动协调工作，确保各部门间有更加协调的合作。部门需保证档案管理的系统性和规范性，以顺利开展档案管理工作。

结束语

在社会和经济发展中工作档案管理能够发挥重要作用，档案管理中心加强档案管理能够向人们提供更良好的服务，使档案资料的准确率更高，因此在档案管理中应该采取良好的策略，通过提升管理人员素质、制定完善管理制度、加强管理信息化等策略来顺利开展工作档案管理工作。

参考文献

[1]林清娇.浅谈人社工作档案管理的重要性分析及其管理策略[J].消费导刊，2019，（48）：190.

[2]吴蔓玲.人社工作档案管理的重要性分析及其管理策略研究[J].文渊（高中版），2019，（3）：541.

[3]鞠京红.人社工作档案管理的策略分析[J].环球市场，2019，（2）：258.