信息化环境下企业档案管理与服务模式创新分析

蒋利明

摘 要：由于我国社会经济的飞速发展，市场环境的不断变化，科技对国民的生产生活都产生了巨大的影响，大数据等信息化技术的前进使得企业管理改革和发展的过程中变得更加突出。对各种信息服务（例如大数据和云计算）的运用使我们能够更有效地将技术集成到业务运营和管理流程中，并实现企业效率的提升。使用新的信息技术工具和技术措施，可以通过资源分配优化作用更加突出来提高公司的相关工作效率，降低总体运营成本并进一步提高企业的整体管理效率。在新时代，公司文件档案的管理模式需要随着社会的变革进行完善的创新和改进。

关键词：信息化;企业档案管理;服务模式;创新;改革

【中图分类号】 G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0294-02

档案信息化的管理改革是当今时代企业面对全球信息化浪潮的必然选择。随着信息技术和产业革命的飞速进展，档案的管理模式势必要进行新的信息化塑造。在现今社会环境下，档案业务将同时带来新的机遇和挑战，以往传统的档案管理手段不适用于信息环境，因此如何进行改革和创新以积极应对新的挑战已成为档案等行政文职部门的重要研究课题。自2000年以来，以计算机，网络通信为基础的信息技术的迅猛发展使得信息资源的重要性越来越突出。档案文献等资料也同样是信息数据的重要组成部分，信息革命不仅改变了档案管理的工作方式，而且加深了档案数据的重要性，档案部门不再只是单纯的资料储存机构，更是信息资源的收集和交换中心。所以，要全面提升对档案的收集，管理和存储能力，相对应的，档案服务也需要进一步创新，相关的人才团队的质量需要进一步提高。在信息环境中，档案管理与其服务模式正面临越来越多的挑战。在这种情况下，传统的档案管理方法不适用于信息环境，如何进行改革和创新以积极应对新的挑战已成为相关机构的重要研究课题[1]。

1 信息化环境对社会产生的影响

信息产业的极大发展，对我国社会产生了深远的影响。信息技术的广泛应用，引发了一场全球化的产业革命，同时也是领导目前我国社会经济进步和世界一体化进程的核心因素之一，已成为判断一个国家或地区是否进入现代化水平的标志。目前，众多国家都在加速信息化步伐，抓住全球信息革命所带来的机遇，大力推行国民经济和社会信息化，是我国加快整体综合发展的首要选择。信息化环境是基于信息资源和大数据技术的信息社会过渡阶段，这项技术被广泛用于生产和生活。因此，信息环境不仅对特定行业，而且对于整个人类社会都有很大影响。

1.1 信息化环境使信息资源在国民生产和生活中起着越来越重要的作用。在信息化环境下，社会越来越重视信息数据作为主要的资源，而作为具有原始信息资源的重要组成部分，各种档案将越来越受到社会的持续发展和关注。

1.2 信息环境促进各项资源的有效整合，并改善整个社会各方面的效率。在信息时代中，人们对信息资源的需求日益迫切，并且呈现出个性化和多极化。传统的获取信息的方法已无法满足各行业中人们的需求，而信息技术的普及和应用，以及云计算和大数据时代的到来要求一个庞大的数据库来支撑，以加速资源整合，提高工作效率。

1.3 信息环境改变了人们的生活和工作方式，并极大促进了民众整体思想意识的变化。在信息化环境中，各种科技信息产品持续被广泛运用，并且电子产品更新速度加快，人们已经习惯了信息化所产生的便利性和高速生活。信息技术的普及和应用不仅改变了我们的工作方式，而且改善了生活质量和拓宽了获取信息资源的时间和空间范围[2]。

2 信息化时代企业档案管理的重要意义

信息化对企业中的档案管理工作有着很大的影响。在传统的手工管理模式下，公司档案多以纸质文件为主要介质，并具有一套长期有效的管理系统和管理方法。但是，随着当今社会信息化的飞速发展，企业将不可避免地会管理许多电子文件。此外，各种网络化办公管理系统的运用使公司在生产经营中能够通过形成众多可可视化图形，图像，文本，声音等其他多媒体信息，这些重要的电子档案成为信息化文件管理的主题，并逐渐替代传统纸质文件，扩大了公司文件资料的采集空间。

企业档案信息化是实现企业整体现代化管理的重要组成部分，而网络数字技术为档案信息的发展提供了必要的技术支持。通过将计算机技术应用于档案信息的管理，实现了档案信息资源的电子化和数字化，从而可以令档案资料做到集中化协调和管理，整体提高了全社会对档案信息资源的有效利用。

同时，由于信息技术的稳步发展和网络数字技术的全球化趋势，档案资料的信息化进程和利用成为机遇和挑战。当前，随着计算机网络信息技术的发展，档案资料的承载形式正在发生变化，档案信息也在积极拓展数字化。对于企业来说，其档案资料的数据和范围是空前的庞大的，档案资源数字化是当前企业现代化发展的必然选择，实现档案信息资源的开发利用的高效率是当前档案工作的主要任务。在中国经济体系不断完善的过程中，国内企业的数量和规模都在稳步增长，在业务發展过程中出现的档案资料数量也在不断增加。企业的基本管理，信息资源和无形资产都体现在档案中，在新的背景下，企业档案管理业务直接影响着企业的经营管理有效性，因此信息环境下的企业档案管理和服务模式创新可以保证运营和发展。企业档案部门必须抓住机遇进行企业信息化配置，并根据档案管理要求提出适合企业信息化发展和配置的档案管理要求。

帮助提高文件管理人员的整体素质。关于信息化，计算机硬件和软件的运用可以提高对企业文件管理人员的综合素质的要求，使其不仅要具有文件管理方面的专业知识，而且还要为文件的收集，存储和应用创造有利条件，因此对于员工的综合要求比较高。

3 企业档案管理过程中存在的问题及其不利影响分析

3.1 企业档案管理中存在的问题

管理系统无法正常运行。文档管理是一项相对复杂而精细的任务，在执行管理时需要高效的管理系统。但是，在实际运作当中，许多公司在执行文档管理任务时没有系统的制度来支撑，并且传统的操作方法效率低下，与数字信息化背景下的文档管理有很大差异。另外，在信息化的背景下，公司从生产和运营活动中会产生更多的信息资料，而传统的纸质文档造成管理效率低下，并且在存储和查找中面临许多挑战，这对现代化档案管理和服务创新非常不利，从管理体制来说，部分企业没有进行有效的机制改革，造成档案管理工作和相关人员缺乏工作积极性。

文档数据资源利用率低下。档案管理的概念对企业综合管理质量有很大的影响。自进入信息时代后，计算机网络技术已对所有阶层产生了重大影响，企业管理也必须及时遵循现代化的管理概念。然而，许多公司在执行文件管理任务时没有完全意识到这项工作的重要性，仅将文档管理视为记录信息，保存信息，无法充分利用文件资源，无法反映文件在企业发展中的效能，有些公司甚至没有专门的档案管理部门，仅由其他部门代管，因此在这种模式中，所谓的档案管理人员只能执行基本任务，而对创新体制考虑不多。在这种情况下，导致企业的相关员工在使用档案时会遇到很多问题，例如档案不完整，档案信息不全面，查找档案困难等，无法为企业的经营和发展提供数据和资料上的参考。

文件管理人员的职业素养有待提升。处于信息化背景下，公司文件管理的总体要求较高。但是，许多公司没有专业的文件管理人员，而且员工整体素养水平参差不齐，缺乏信息化培训，对于计算机的操作能力也十分有限。部分企业对于档案部门的重视程度不足，领导人员的管理意识欠缺，导致对其资金或其他资源的供给不足，在信息化时代的当下，设备的更新十分重要，由于资金缺乏造成设备陈旧，工作效率缓慢的问题时有发生。另外，一些企业档案管理部门独立性差，其领导人员权限低下，创新管理的条件不足[3]。

3.2 档案管理中的问题对企业所造成的不利影响

当前，部分公司没有完善的档案评估机制，没有妥当的服务反馈渠道，因此无法正确评档案管理的价值，及时对档案操作的有效性进行优化。这影响了公司对该项工作的认可，对于寻求高效率的公司而言，无法准确地评估档案管理工作的将不可避免地影响公司的整体规划和发展。

对于档案管理人员来说，实现价值主要是能够充分发挥个人能力并可以完善管理制度。但是，这一价值的实现必须取决于某些条件，其自身价值的实现是与环境因素不可分割的，就这项工作而言，档案文件的有效管理是影响其值实现的关键因素。目前来看，在企业中的档案管理员工的工作状态不甚乐观，即使档案工作人员有出色的能力，他们也不会像一线员工那样积极主动，造成档案工作者的工作热情受到严重打击，他们无法充分实现自己的价值。在经历了利益，稳定的薪酬和晋升渠道无法提供的事实之后，档案人员通常对现状和过去就会产生惰性想法，只满足档案工作中的基本要求，但做到职业发展规划是不可能的，这样不能推进档案工作的改革，特别是在信息环境中，这项基本工作必须做到与时俱进。

在信息环境中，企业应采取积极措施对纸质或其他实物性文件进行信息化手段处理，并有效保存电子文档，然后使用文件管理系统提供网络浏览和文件信息的接收。但是，建立信息化的根本目的不是强调建立记录信息资源管理系统，将相应档案资源数字化，而是低估了信息资源的开发利用程度，严重影响了档案信息化建立的实质目的和应用效率。

在当前信息化社会中，人们对咨询和数据资源的需求不断增加，获取信息的方法也在不断更新，信息的便利化程度在不断提高。在这种情况下，如果档案部门不改变服务模式，加强档案信息资源的开发能力，将无法满足各种用户的需求。档案数字化的主要目的是提供和使用，这在某种程度上超出了企业和档案部门的原有工作状态，导致无法进一步改善信息大数据进程。

4 提升信息化背景下企业档案管理与服务模式创新措施

在现代社会信息化进程的环境中，数字化文件管理模式已成为社会的必然发展趋势，为了更好地适应这种环境变化，必须认识到基于文件管理任务的文件管理的重要性，做好信息化创新。此外，基于档案管理的合理性，需要积极建立相应的档案管理系统，以便可以根据相关规范和依据来执行管理工作，并且可以及时分配相关责任人，在出现问题的情况下实施责任人体制。档案文件管理系统应从分层问责制的角度出发，以详细的方式处理任务，并为每个职位分配职责，系统的内容应包含使用文件，文件审阅，存储和传输，防止管理和使用期间因管理不当导致的风险问题，例如文件丢失或信息泄漏。此外，要定期进行人员培训，加强人员素质教育，不断提高整体管理人员的综合水平。对于档案管理员，专业能力是档案工作有效开展的关键。对文件管理人员的培训主要基于信息文件管理技术和服务的概念，以提高文件管理的综合工作水平。

在大多数企业中，档案管理的现状是只是作为单纯的信息存储，这样造成了一定的资源浪费，而另一方面是信息管理系统的重复建设。档案信息资源的质量直接影响档案管理和服务的效率。在高新技术时代，全球高效的信息资源共享和传输系统正在逐步实现，用户希望从档案部门获得各种信息服务。为了满足用户的需求，提高档案部门的服务效率，应利用信息技术来整合企业的信息资源，为用户节省信息搜索的时间和精力，提高利用率。集成的信息资源形成了一个庞大的数据库，更有助于整体信息资源的开发和预测，而预测正是是大数据概念的核心要素。

在全球化市场激烈竞争的环境中，网络技术水平十分重要，技术的支持可以及时建立理想的企业文件管理系统，并为管理员提供方便的文件管理支持。企业档案管理的信息化实施侧重于改善基础架构，尤其是加强企业信息网络的建立，它进一步增强了基于网络操作的文件管理的体系。

因此，管理人员需要进一步加强基础设施建设和升级网络硬件条件，相关部门必须注意相应设备和人力资源的引进，以及系统维护的重要性，并最大限度完善网络管理系统，避免出现信息丢失现象。确保在大数据背景下企业文件管理的连续和周期性发展。在信息时代，档案和数据管理将不可避免地朝着信息化的方向发展，此时，还将衍生出许多信息化档案。在这方面，将来有必要在檔案管理信息化中增加对资源的投资，增加对相关技术和设备的引进，保持与社会环境的同步发展。因此，档案管理的服务工作不仅涉及信息的管理和存储，还涉及处理和价值挖掘，提高服务终端的信息化水平，提高档案数据的信息化和分析能力。

5 结语

总之，信息环境中的企业档案管理和服务模型创新对企业的运营和发展具有重大影响，因此现代企业需要了解信息环境中文件管理和创新的重要性。从多方面入手，升级和优化文件管理和服务操作，然后充分实现现代化办公和大数据应用的真正作用。

参考文献

[1]王儒琳.浅谈信息化环境下的档案管理[J].科学技术创新，2011（17）：82-82.

[2]万艳燕.浅谈档案信息化建设的几点思考[J].世纪桥，2013，（1）：145.

[3]张蕾.信息化环境中事业单位档案管理的科学化路径[J].黑龙江科技息，2016（09）：181.